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Buchhaltung für Gründer: Wichtige Fakten und Hilfsmittel

Buchhaltung für Gründer: Wichtige Fakten und Hilfsmittel

Abbildung 1: Start-ups haben am Anfang viel Arbeit, müssen an viele Dinge denken. Da geraten Sachen wie Rechnungen schreiben oder Buchführung, Zahlungseingänge überwachen oder pünktlich Steuererklärungen abgeben schnell in Vergessenheit. Mit den richtigen Tools wird es einfacher.

Jedes Jahr machen Menschen sich auf in die Selbstständigkeit und stellen sich den Herausforderungen, die damit einhergehen. Ein wichtiges Thema ist dabei die Buchhaltung. Sie ist Pflicht und für viele ein notwendiges Übel. Je nach Rechtsform unterliegen die jungen Unternehmen bestimmten Regelungen, die sich im Handelsgesetzbuch, dem GmgH-Gesetz, dem Aktiengesetz und auch im Bürgerlichen Gesetzbuch wiederfinden. Für Unternehmen, die beispielsweise dem HGB unterliegen, gilt die Buchführungspflicht. Für Einzelunternehmer gelten oftmals weniger strenge Regelungen. Die Buchhaltung sollte allerdings nicht nur lästige Pflicht und notwendiges Übel sein. Mithilfe der Zahlen aus der Buchhaltung ist es möglich, ein Unternehmen besser zu führen, beispielsweise wenn Kunden ihre Rechnungen nicht bezahlen oder um Liquiditätsengpässe zu vermeiden. Selbst in einem kleinen Betrieb ist Ordnung in den Büchern wichtig. Doch wie funktioniert die ordentliche Buchführung? Gibt es dafür elektronische Hilfsmittel? Wie können Selbstständige und Unternehmer den Überblick über ihre Finanzen behalten?

Rechnungen korrekt erstellen – das geht ganz einfach

Buchführung ist nicht nur wichtig für die Steuererklärung

Abbildung 2: Buchführung ist nicht nur wichtig für die Steuererklärung oder weil der Gesetzgeber sie vorschreibt. Unternehmer und Selbstständige gewinnen daraus wichtige Daten, die bei der weiteren Planung hilfreich sind.

Schon bei der Rechnungstellung an die Kunden beginnt die Buchhaltung. Die Rechnungen müssen bestimmte Bestandteile haben. Automatisiertes und effizientes Versenden der Rechnung spart dem Gründer eine Menge Zeit und Geld. Für Unternehmen ist auch ein juristisch einwandfreies Mahnwesen wichtig. Hier kann schon eine gut gestaltete Zahlungserinnerung die Kunden zum Begleichen der ausstehenden Rechnungen bewegen. Es muss nicht immer gleich die Mahnung oder ein Schreiben vom Anwalt sein. Gerade am Anfang haben Gründer meistens jedoch ganz andere Sorgen. Die Rechnungen korrekt zu erstellen oder das Mahnwesen zu planen, steht dabei ganz unten auf der Prioritätenliste. Doch korrekte Rechnungen sind wichtig, deshalb gibt es dafür Software, die Unternehmern diesen Teil der Arbeit rechtskonform abnimmt. Unter Vergleich.org finden Selbstständige und Unternehmer verschiedene Rechnungsprogramme im Vergleich, mit vielen Tipps und Hinweisen, was bei der Auswahl des passenden Programms relevant ist. Es ist wichtig, dass die Rechnungen pünktlich beim Kunden sind und dass die Kunden dann auch ihre Rechnungen bezahlen. Säumige Zahler können gerade kleine und mittelständische Unternehmen in massive Zahlungsschwierigkeiten bringen. Darunter leiden Cashflow und die eigene Bonität.

Tools für die Buchhaltung

Neben den Rechnungen haben Gründer noch ein weiteres Thema, das sehr unbebliebt ist. Selbst einfach zu bedienende Tools und Buchhaltungssoftware ändern daran nichts. Die Programme haben allerdings ein paar wesentliche Vorteile: Zeitaufwand und unnötige Fehler lassen sich damit deutlich reduzieren. Auch hier können Testberichte sehr hilfreich sein, um das passende Programm für die Bedürfnisse eines Start-ups zu finden.

Seit 2017 müssen bargeldintensive Unternehmen, beispielsweise in der Gastronomie, zwingend mit einer elektronischen Kasse arbeiten, die bestimmte Voraussetzungen erfüllen muss, heißt es unter aachen.ihk.de.

Das macht die Arbeit nicht einfacher. Allerdings hat ein elektronisches Kassenbuch auch Vorteile für die Gründer. Abläufe lassen sich damit beschleunigen und die Daten aus der Buchhaltung sind noch aussagekräftiger, weil sie mit zusätzlichen Daten untermauert sind.

Tipp:
Aus den Daten im Kassenbuch lassen sich zusätzliche Daten ablesen:

  • Kundenfrequenz
  • Shopauslastung
  • Spitzenzeiten
  • wann und wo entstehen welche Umsätze?

Ordnung ist das halbe Leben

Steuererklärungen pünktlich

Abbildung 3: Es ist sehr wichtig, Steuererklärungen immer pünktlich einzureichen. Sind alle Unterlagen bereits vorsortiert, ist es einfach die notwendigen Belege zu finden und die Steuererklärung auszufüllen.

Das gilt nicht nur zuhause, sondern ganz besonders in Unternehmen. Viele Selbstständige arbeiten heute noch mit althergebrachten Methoden, obwohl es durch die Digitalisierung viel einfacher gehen könnte. Geschäftspost und Rechnungen wandern nach dem Öffnen auf einen Stapel Papiere. Sobald wichtige Termine anstehen, wie die Jahresmeldung der Mitarbeiter oder die Steuererklärung, fängt die hektische Sucherei an. In welchem Stapel sind die Belege für die Gehaltszahlungen? Wo liegen die ganzen wichtigen Rechnungen für die Umsatzsteuerjahreserklärung? Diese Methode kostet viel Zeit und kann teuer werden, wenn das Finanzamt Ordnungsgelder verhängt, weil Steuererklärungen nicht pünktlich eingereicht werden (vgl. vlh.de).

Tipp:
Dokumente schon beim Eingang organisieren – Ein- und Ausgänge können monats- oder quartalsweise gesammelt werden, um sie dann in der Folgeperiode ordentlich abzuheften. Hilfreich sind beispielsweise folgende Ablagefächer:

  • Zahlungsausgänge (zum Beispiel eingehende Rechnungen oder Gebührenbescheide)
  • Zahlungseingänge (Rechnungen an die Kunden)
  • Mitarbeiter
  • Sonstiges (beispielsweise behördliche Schreiben, Genehmigungen oder Ähnliches)

Ordnungssystem verringert Suchzeiten

Alle Kaufleute haben per Gesetz die Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung. Ziel dabei ist es, alle Geschäftsvorfälle übersichtlich darzustellen und nachprüfbar zu machen. Doch auch Unternehmer, die dieser Pflicht nicht unterliegen, sollten gewisse Grundregeln einhalten. Die Erfassung aller Vorgänge ist dabei immer das Ziel. Dazu ist ein geeignetes System notwendig. Die Ordnung im Dokumenteneingang ist dabei nur ein erster Schritt. Ein gutes Ordnungssystem ist sehr individuell und muss auf die Bedürfnisse des Unternehmens passen. Dabei gibt es ein paar grundlegende Differenzierungen:

  • Einnahmen
  • Ausgaben
    • Lieferantenrechnungen
    • Betriebsausstattung
    • Miete/Pacht
    • Versicherungen
    • Kommunikation/IT
    • Werbung und Marketing
  • Finanzamt
    • Steuervoranmeldungen
    • Steuerbescheide
    • Steuerberater
    • Korrespondenz Finanzamt
  • Mitarbeiter
  • Sonstiges

Wichtig:
Die Ablage für alles, was das laufende Geschäftsjahr betrifft oder was steuerrechtlich noch in Bearbeitung ist, ist wichtig. Doch genauso wichtig ist ein Ordnungssystem für alle Unterlagen, die Unternehmer über Jahre aufbewahren müssen. Auch darüber sollten Gründer sich früh Gedanken machen.

Fazit

Buchhaltung, Rechnungswesen und unternehmerisches Denken hängen eng zusammen. Nur Unternehmer, die klare, kurz-, mittel- und langfristige Unternehmensziele haben, sind am Ende erfolgreich. Die Daten aus der Buchführung sind die Basis für Planungen und unternehmerische Entscheidungen. Mit einer guten Liquiditätsplanung und einer Rentabilitätsvorschau lässt sich die Zukunft des Unternehmens besser planen. Mit einem fundierten Finanzplan ist es beispielsweise einfacher, bei einer Bank einen Kredit zu bekommen. Am Anfang muss das noch gar nicht so umfangreich sein. Unternehmen, die nicht der Buchführungspflicht unterliegen, können mit einer einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung beginnen, bei der die Einnahmen den Ausgaben gegenübergestellt werden, um den unternehmerischen Erfolg zu berechnen.

Credits:
Abbildung 1: Pixabay © alexas_fotos (CC0 Public Domain)
Abbildung 2: Pixabay © stevepb (CC0 Public Domain)
Abbildung 3: Pixabay © webandi (CC0 Public Domain)