Ein Beitrag von Dr. Christian Wurditsch – Unternehmer, Investor, Business Angel
Alles, was Sie über Budgetierung und die Erstellung realistischer Budgetpläne wissen sollten
(oder was ein Budget bzw. ein Finanzplan mit einer Wanderkarte gemeinsam hat)
Faktenbox für eilige
- Budgets sind wichtig
- Budgetierung kann jeder
- Realismus ist ein Erfolgsschlüssel
- Software unterstützt immens
Was ist eine Budgetierung
Die Budgetierung (auch Budgetplanung, Finanzplanung) ist der betriebswirtschaftliche Planungsprozess bei Wirtschaftssubjekten zur Erstellung eines Budgets. Dabei definiert die Budgetierung bestimmte Sollvorgaben, welche innerhalb einer Planungsperiode (in Unternehmen meist 1 Jahr) erreicht werden sollen.
Das Ziel der Budgetierung ist somit die geplante Zukunft in Form von Zahlen abzubilden und im Budget festzuhalten.
Budgets werden für Privathaushalte (Haushaltsplan) und Unternehmen (Budget) aber auch für öffentliche Institutionen, von Gemeinden über Bundesländer bis hin zum Staat/Bund (Etat), erstellt und bilden die Grundlage für die Leistungsmessung und Erfolgskontrolle.
Welche Arten der Budgetierung gibt es?
Es gibt eine Vielzahl an Arten der Budgetierung. Hier einige exemplarisch genannt:
- Die operative Budgetierung
- Die strategische Budgetierung
- Die retrograde Budgetierung
- Die progressive Budgetierung
- Das Gegenstromverfahren
- Die bereichsbezogene Budgetplanung
- Die programmbezogene Budgetplanung
- Die Zero-Base Budgetierung
Außerdem gibt es fixe Budgets und flexible Budgets – aus Klassifikationsmerkmalen wie die Budgeteinheit, die Vorgabegröße, die Bezugsperiode, die Flexibilität sowie die Ermittlungsart ergeben sich noch weitere Varianten der Budgetplanung.
Sehen wir uns die Merkmale der erwähnten Arten der Finanzplanung kurz an.
Die operative Budgetierung
Zielsetzung der operativen Budgetplanung ist die Erstellung kurzfristiger Budgets, welche der Planung und Kontrolle der zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel für einen Zeitraum von i. d. R. bis zu einem Jahr dienen.
Die strategische Budgetierung
Im Gegensatz zur operativen Budgetplanung, die zur Erstellung kurzfristiger Budgets (monatlich, viertel- oder halbjährlich und jährlich) erfolgt, dient die strategische Budgetierung der Planung langfristiger Budgets. Die Ziele und Vorgaben werden für einen Zeitraum von bis zu 10 Jahren festgelegt.
Die retrograde Budgetierung (top-down)
Bei der zentralen retrograden Budgetierung beginnt die Erstellung des Budgets bei der Unternehmensführung und wird auf die jeweils kleineren Organisationseinheiten heruntergebrochen.
Die progressive Budgetierung (bottom-up)
Bei der dezentralen progressiven Budgetierung beginnt die Erstellung des Budgets in den kleinsten Organisationseinheiten in Form von Teilbudgets oder Teilplänen (Absatzplan, Umsatzplan, Personalplan, Investitionsplan, Liquiditätsplan, Materialplan, Marketingplan, etc.) und werden auf der obersten Ebene zu einem Gesamtbudget zusammengefasst (aggregiert).
Das Gegenstromverfahren
Beim Gegenstromverfahren werden die retrograde und die progressive Budgetierung, um die Vorteile beider Arten der Budgetplanung zu nutzen und Schwachstellen zu eliminieren.
Die bereichsbezogene Budgetplanung
Bei der bereichsbezogenen Budgetplanung wird i. d. R. von den vorhandenen Ressourcen ausgegangen. Man spricht in diesem Zusammenhang von der input-orientierten Budgetplanung, welche sich meist an den Erfahrungswerten der Vergangenheit orientiert.
Die programmbezogene Budgetplanung
Bei der programmbezogenen Budgetplanung orientiert man sich i. d. R. an den zu erreichenden Zielen. Man spricht in diesem Zusammenhang von der output-orientierten Budgetplanung, bei der die benötigten Ressourcen für das Maßnahmenbündel zur Erreichung des Outputs erst abgeleitet werden.
Die Zero-Base Budgetierung
Bei der Zero-Base-Budgeting bzw. Nullbasisbudgetierung wird das Budget im Gegensatz zur üblichen Planung, die vom aktuell vorhandenen Budget ausgeht, von Grund auf neu geplant. Dabei definiert jede Abteilung verschiedene Maßnahmen für die kommende Periode und das Gesamtbudget wird nach Prioritäten geordnet auf die jeweiligen Maßnahmen aufgeteilt. Durch das ständige Neuüberdenken der Maßnahmen handelt es sich hierbei um eine sehr effiziente Form der Budgetierung.
Nachdem wir nun die Basics der Budgetplanung besprochen haben, sehen wir uns an, was Sie über Budgetierung und die Erstellung realistischer Budgetpläne wissen sollten.
2 Fragen, die uns zum Thema Budgetierung oft gestellt werden:
- Welche Schritte sind bei der effektiven Budgetierung zu beachten?
- Wie stelle ich sicher, dass meine Pläne, vor allem die so wichtigen Liquiditätspläne, so realistisch und nützlich wie möglich sind?
Hier sind unsere Gedanken dazu.
Welche Schritte sind bei der effektiven Budgetierung zu beachten?
Je nach Art der Budgetplanung sind unterschiedliche und unterschiedlich viele Schritte zur Erstellung eines Budgets notwendig. Für die traditionelle Budgetplanung sind zehn einzelne Schritte nötig.
- Es wird festgestellt, ob es im Vergleich zum vorangegangenen Finanzplan signifikante Veränderungen im Unternehmen, bei den Unternehmenszielen, Ressourcen, etc. gibt.
- Es wird eine Prognose über budgetrelevante Faktoren erstellt. Die Daten der abgelaufenen Periode dienen als Grundlage der Prognose.
- Budgetziele für das Unternehmen werden festgelegt. Als Basis dienen die in den Punkten 1 und 2 ermittelten Daten und Informationen.
- Es wird ein Gesamtbudget – i. d. R. von der Unternehmensleitung – vorgeschlagen (top-down).
- Es werden Einzelbudgets von den dezentralen Planungsabteilungen geplant (bottom-up).
- Die Budgetanträge der dezentralen Planungsabteilungen werden an die nächsthöhere Instanz weitergegeben.
- Es wird überprüft, ob die Budgetanträge mit den vorgegebenen Formalzielen vereinbar sind.
- Die von der Unternehmensführung und von den dezentralen Planungsstellen geplanten bzw. vorgeschlagenen Budgetierungen bzw. Teilbudgets werden miteinander abgeglichen.
- Ein Gesamtbericht wird erstellt.
- Der Gesamtbericht wird von der Unternehmensführung geprüft und das Gesamtbudget gegebenenfalls bewilligt.
Wie stelle ich sicher, dass meine Pläne, vor allem die so wichtigen Liquiditätspläne, so realistisch und nützlich wie möglich sind?
Nehmen Sie sich Zeit für die Planung – Es ist eine lohnende Investition
Zunächst sollten Sie sich klar machen, warum sie ein Budget machen. Die Antwort hat große Auswirkung auf Ihre Einstellung und damit auch auf die Aufmerksamkeit, die Sie für den Budgetprozess verwenden. Vorweg – eine Budget oder anders gesagt eine Finanzplanung ist für jedes Unternehmen wichtig. Vor allem für Unternehmer ist in diesem Zusammenhang aber die Liquiditätsplanung von essentieller Bedeutung. Niemand begibt sich auf eine Wanderung in unbekannten Gegenden ohne eine Karte bzw. ein Navigationsgerät mit sich zu führen. Das Budget ist der Routenplan des Unternehmens durch das Jahr. Sie legen Ziele fest und treffen Annahmen, um am Ende des Jahres dort anzukommen, wo Sie als Unternehmer hin wollen.
Hierzu ein EXPERTENTIPP: Wenn Sie Zeit in die Erstellung eines realistischen Budgets investieren, hilft es Ihnen, im operativen Betrieb die Prioritäten gemäß Ihren Vorgaben zu setzen. In anderen Worten Sie werden bei den Weggabelungen wissen, welchen Weg sie nehmen wollen. Auch wird damit die Standortbestimmung am Weg einfacher. In der klassischen Unternehmensführung wird hierzu Controlling gesagt.
Verwenden Sie die Vorjahreszahlen – aber nur zur Orientierung
In der Budgetierung werden zwei Verfahren unterschieden. Das Top-Down-Verfahren beginnt mit der Planung von oben und die Planung wird auf alle Organisationseinheiten herunter gebrochen. Im Gegensatz dazu startet die Bottom-Up-Planung mit Teilbudgets wie Umsatzplan, Absatzplan bzw. Vertriebsplan, Produktionsplan, Personalplan, Investitionsplan, Liquiditätsplan von den Organisationseinheiten ausgehend. Diese Teilbudgets werden dann auf obersten Ebene zu einem Gesamtbudget zusammengeführt. Meist wird mit dem Umsatzplan begonnen. Bei beiden Verfahren der Budgetierung wird üblicherweise in einem ersten Schritt im Gegensatz zum Null-Basis-Budgetierung (Zero-Base-Budgeting) auf Vorjahreswerte zurückgegriffen. Diese Vorjahreswerte sind oft ein erster guter Hinweis auf die voraussichtlichen Verkäufe und Kosten und ein Kennzeichen von effizienten Budgetieren. Dabei wird oft auch von einem Base Plan, also dem Basisplan gesprochen. Das sollte dann die Ausgangsbasis für die Schwerpunkte im aktuellen Geschäftsjahr sein.
Hierzu ein EXPERTENTIPP: Berücksichtigen Sie auf dieser Basis Ihre Verkaufspläne, welche Kosten Sie zusätzlich im Vergleich zum Vorjahr planen und welche Investitionen sie gerne tätigen würden. Das hilft bei der Motivation und auch bei der Koordination Ihrer Entscheidungen.
Erstellen Sie realistische Pläne – vieles wird damit leichter
Budgets dienen neben der operativen Verhaltenssteuerung vor allem auch zur Problemerkennung und haben eine Frühwarnfunktion. Hierzu ist es wichtig, dass Sie sich um ein realistisches Budget bemühen. Keiner kann die Zukunft vorhersagen, doch man kann sich vorbereiten und man besitzt meistens Erfahrungswerte. Daher stellen Sie sicher, dass Ihr Plan genügend Informationen enthält, um die wichtigsten Treiber Ihres Unternehmens wie Umsatz, Kosten und Betriebskapital leicht überwachen zu können.
Hierzu ein EXPERTENTIPP: Gehen Sie nach der 80 / 20 Regel vor. Investieren Sie Zeit in Ihre wichtigsten Planungspositionen. Wenn Sie nicht so viel Zeit für kleinere bzw. unwesentlichere Budgetpositionen verwenden, können Sie sich mehr Gedanken über die Vertriebsoffensive und deren Auswirkung auf die Zahlen machen. Beachten Sie dabei auch immer Abhängigkeiten. Wollen Sie mehr Umsatz machen, führt das in der Regel auch zu höheren Kosten, wie z.B. mehr Materialeinkauf, Zukauf von Fremdleistungen und mehr Personal und das sollte sich in der Unternehmensplanung wiederfinden.
Beziehen Sie die richtigen Leute ein – Gemeinsam kommt man weiter
Oft herrscht in vielen Unternehmen das Vorurteil, Budgets sind vor allem etwas für Controller mit Detailverliebtheit, lästig bzw. einschränkend beim Arbeiten. Unternehmer, Geschäftsführer, Führungskräfte und Mitarbeiter übersehen hier meistens, wie wichtig es ist, dass man mit einer abgestimmten „Wanderkarte“ durch das Unternehmensjahr marschiert. Dieses gemeinsame Bild ist wichtig, um bei den verschiedenen Herausforderungen wie Anstiegen, Weggabelungen oder Flussüberquerungen, die Kräfte und Entscheidungen in die gleichen Ausrichtung zu bringen.
Hierzu ein EXPERTENTIPP: Planung sollte immer auch eine Team Anstrengung sein. Gemeinsam entwickelte Pläne haben eine höhere Wahrscheinlichkeit erreicht zu werden und führen automatisch zu einem höheren Commitment. Das Team versteht Ihre Prioritäten und Sie erhalten einen Einblick in das Denken Ihrer Mitarbeiter.
Kennzeichen von guten operativen und strategischen Budgets
- Budgets müssen sich auf klar festgelegte Verantwortlichkeiten widerspiegeln
- Budgets müssen messbar und flexibel sein
- Budgets müssen Handlungsspielraum für den jeweiligen Verantwortlichen haben
- Budgets müssen realistisch sein – damit herausfordernd und erreichbar
- Budgets sind Teamefforts und keine Ergebnisse aus dem Elfenbeintum
- Budgets sind kein Selbstzweck sondern stellen bei wichtigen Entscheidungen Orientierungsrahmen dar
Verwenden Sie ein Tool zur Unterstützung – Der Mehrwert ist groß
Sie sollten für die Planentwicklung und in weiterer Folge für das Controlling ein Software Tool verwenden. Oft wird hier das Buchhaltungssystem eingesetzt. Dies hat aber den Nachteil, dass darin in der Regel die gesamte Komplexität der Buchhaltung abgebildet wird und die Buchhaltung vor allem auf die Dokumentation der Vergangenheit ausgelegt ist. Unternehmenssteuerung auf Basis der Buchhaltung ist wie eine Routenplanung beim Autofahren auf Basis von Autobahnmautbelegen oder Tankbelegen und nicht auf Basis der Echtzeitdaten eines Navigationsgerätes.
Hierzu unser EXPERTENTIPP: In 2019 sollte die Budgetierung mit State-of-the-Art Unterstützung erfolgen, wobei Excel nicht unbedingt dazuzählt. COMMITLY ist hier das flexible, unterstützende online Werkzeug. COMMITLY macht es Ihnen einfach, online Pläne zu erstellen, zu verwerfen, zu fixieren und laufend die Planerreichung zu überwachen.
Falsche Mythen zur Budgetierung – überlassen Sie Vorurteile Ihren Mitbewerben
- Budgets sind out-of-date – sehen Sie Budgets als Navigationsgeräte bzw. Wanderkarten in digitaler Form. Sie werden mehr denn je verwendet.
- Traditionelle Budgetierungsprozesse sind zeitaufwendig und ineffizient – Pragmatismus und moderne Software Tools reduzieren den Aufwand auf ein Minimum und steigern die Erkenntnisse um ein Vielfaches
- Steuern auf Basis von Budgets erfolgt einmalig im Jahr – State-of-the-Art Unternehmenssteuerung passiert auf Echtzeitdaten und ist Teil des täglichen Unternehmenserfolgs
- Budgetvorgaben setzen falsche Anreize – In Teams erstellte Budgets schaffen Verantwortung und Orientierung für Führungskräfte und Mitarbeiter
- Budgets ersticken Innovationen im Keim – Gelebte Budget zeigen Potentiale auf und dienen als Frühindikatoren es besser und anders zu machen
Unser EXPERTEN-Fazit
Die Budgetierung ist ein wichtiger Prozess für die Absicherung der Vitalität eines Unternehmens. Gemeinsam erstellte Budgets sind bei der operativen Steuerung von Unternehmen sehr viel wert. Moderne Online Software Tools erlauben Aktualisierung auf Knopfdruck, gemeinsames Erstellen und Bearbeiten von Plänen und unterstützen bei der Umsetzung von Budgets beispielsweise in Form von Forecasts. Excel ist hier im Vergleich, ein Relikt aus dem letzten Jahrzehnt.