La pianificazione della liquidità o gestione dei flussi di cassa è uno dei compiti più importanti della gestione aziendale. Le sfide e gli approcci variano a seconda del contesto economico, del modello di business, del settore e delle dimensioni dell'azienda. Un altro aspetto fondamentale è se la pianificazione della liquidità viene effettuata a breve, medio o lungo termine. In questo articolo forniamo una panoramica dei mezzi disponibili per la pianificazione della liquidità a breve, medio e lungo termine e dell'importanza di dati aggiornati come base per la pianificazione della liquidità.
Pianificazione della liquidità a breve termine: sblocco dei pagamenti e cash pooling
La pianificazione della liquidità a breve termine, nell'arco di pochi giorni, può svolgere un ruolo importante in alcune situazioni. Per le aziende con flussi di pagamento rapidi (ad esempio, il trading online) o per le aziende con spese molto fluttuanti, può essere importante il monitoraggio quotidiano delle autorizzazioni di pagamento in determinati momenti.
Quanto più scarsi sono i fondi disponibili su base giornaliera, tanto più importante diventa la componente a breve termine della pianificazione della liquidità.
È qui che il cash pooling può essere d'aiuto. Il principio di questa misura a breve termine per mantenere la liquidità è semplice: se il saldo del conto di un'azienda rischia di scendere sotto lo zero, il saldo viene temporaneamente compensato dal saldo di cassa positivo di una filiale appartenente all'azienda. Il cash pooling viene utilizzato soprattutto all'interno di aziende e gruppi che hanno saldi di cassa in conti distribuiti che possono essere compensati tra loro. In questo modo si possono evitare gli interessi di mora o gli scoperti di conto.
Tuttavia, non sono solo le grandi aziende a poter beneficiare di questo strumento di pianificazione della liquidità. Anche le istituzioni pubbliche, le autorità locali e le aziende di servizi pubblici possono utilizzare il cash pooling per evitare in modo intelligente le difficoltà di pagamento a breve termine, incanalando la liquidità libera dove è necessaria.
Tuttavia, una forma modificata di cash pooling può avvenire anche all'interno di un'azienda sulla base di conti di riserva (cash pooling interno). Se è stata generata sufficiente liquidità a livello operativo, la liquidità non strettamente necessaria viene trasferita in un conto di riserva. Se la liquidità è nuovamente necessaria, ad esempio a causa di maggiori pagamenti ai fornitori o investimenti, può essere trasferita dal conto di riserva al conto operativo.
Nel settore immobiliare, in questo contesto viene spesso utilizzato il cosiddetto metodo a cascata. Le componenti principali degli affitti, dei costi operativi, degli investimenti (noti come conti capex) e del servizio del debito sono separate in conti diversi. Se si ricevono affitti, questi vengono trasferiti ai conti del servizio del debito, dei capex e dei costi operativi. Se sono necessari investimenti, questi vengono pagati dal conto Capex.
Pianificazione della liquidità a medio termine: verifica delle partite aperte (crediti e passività)
La pianificazione della liquidità a medio termine considera la posizione di cassa o i fondi liquidi per le prossime settimane o alcuni mesi. La gestione delle partite aperte è di fondamentale importanza in questo ambito. Per quanto riguarda i pagamenti in entrata, è necessario analizzare attentamente soprattutto i crediti in sospeso:
- Quali clienti non hanno ancora pagato? Quali fatture sono attualmente in sospeso? Un elenco di tutti i crediti in sospeso e dei termini di pagamento fornisce una prima panoramica.
- Qual è la probabilità di insolvenza delle fatture? Uno scadenziario dei crediti con una struttura per età può aiutare a stimare i rischi di insolvenza e a prevedere meglio i pagamenti realisticamente attesi.
- Quali termini e modalità di pagamento sono stati concordati con i clienti attuali? Concedendo sconti o concordando rate e pagamenti parziali, spesso i pagamenti possono essere effettuati prima.
Per quanto riguarda i pagamenti, è possibile ottimizzare la pianificazione della liquidità controllando tutte le fatture in sospeso. È possibile pagare fornitori, subappaltatori o liberi professionisti in un secondo momento? È possibile concordare pagamenti rateali in casi estremi? Se vi rivolgete attivamente ai vostri creditori, spesso potete ottenere vantaggi decisivi.
Pianificazione della liquidità a lungo termine: ottimizzazione del flusso di cassa come parte della strategia finanziaria
Se volete gestire la vostra azienda con una liquidità elevata "high on cash" nel lungo periodo, dovete fare della pianificazione della liquidità una parte integrante della vostra strategia aziendale. Tutte le decisioni aziendali devono essere prese tenendo conto dell'impatto sulla liquidità e sugli equivalenti di liquidità. L'obiettivo dovrebbe essere quello di accelerare il ciclo di conversione della liquidità.
Come funziona?
Avete mai pensato a quanto tempo ci vuole perché un euro che avete sborsato per il personale, per l'acquisto di materiale o per altre spese vi torni indietro come deposito? La cifra chiave del ciclo di conversione del contante calcola proprio questo valore. Quanto più piccolo è, tanto migliore è la posizione della vostra azienda in termini di pianificazione della liquidità.
Per ridurre al massimo il ciclo di conversione del contante, la pianificazione della liquidità può iniziare da tre punti:
- Posticipare i tempi di pagamento
- Accorciare i tempi di stoccaggio - ridurre le dimensioni del magazzino
- Realizzare i depositi prima e con maggiore regolarità
Importante: pianificare con gli scenari
Gli scenari svolgono un ruolo importante nella pianificazione della liquidità. L'esperienza svolge naturalmente un ruolo importante in questo contesto, ma non deve sostituire, bensì integrare i calcoli. Le considerazioni "what-if" devono essere calcolate regolarmente, ma soprattutto discusse e dibattute. È necessario pensare in tutte le direzioni:
Cosa può causare colli di bottiglia nella liquidità e quando, e come reagire?
Per avere un margine di manovra sostenibile in tutte le direzioni quando si pianifica la liquidità, è opportuno prendere contatto con banche e potenziali finanziatori in una fase iniziale, che possano intervenire in caso di un improvviso vuoto di liquidità. Inoltre, è meglio negoziare le condizioni di tali misure ponte prima che si verifichi una vera e propria situazione di emergenza.
Come si può conservare la liquidità in eccesso o investirla nuovamente nell'azienda?
Ciò che si applica al caso peggiore dovrebbe essere pianificato anche per il caso migliore. La domanda da porsi per la pianificazione della liquidità è quindi: cosa fare se nel lungo periodo si accumula molta liquidità che non è necessaria per le operazioni aziendali in corso? In questo caso sono necessarie le giuste strategie di investimento e di investimento della liquidità. Nel caso di fondi a breve termine ad alta liquidità, una buona opzione è rappresentata dal pooling interno di liquidità in conti di riserva.
Prerequisito: dati aggiornati e strumenti adeguati
Indipendentemente dal modo in cui si vuole pianificare la liquidità a breve, medio o lungo termine: la base di ogni buona pianificazione è costituita da dati affidabili e, soprattutto, aggiornati.
Spesso i problemi sembrano molto grandi:
- Troppo pochi dipendenti nel reparto finanziario (o nessun reparto finanziario)
- La contabilità viene effettuata una volta al mese
- La valutazione del consulente fiscale (analisi della gestione aziendale, BWA) arriva non prima di 6 settimane dalla chiusura del mese.
- In molte aziende i crediti e le passività in sospeso sono monitorati in modo inadeguato.
Le ragioni di questi problemi sono l'elevata complessità delle finanze e gli strumenti talvolta obsoleti, soprattutto nelle PMI. Per questo motivo spesso si utilizza ancora Excel per la pianificazione della liquidità. Tuttavia, la compilazione dei fogli Excel richiede molto tempo ed è soggetta a errori. Purtroppo, anche la qualità delle previsioni create in Excel è inadeguata.
Una soluzione completa per il reparto finanziario è allettante, ma richiede troppo tempo. Occorre adattare i processi, definire le interfacce e formare i dipendenti. Il grande vantaggio della digitalizzazione è la possibilità di utilizzare strumenti specializzati dove sono necessari e poi collegarli. In questo modo è possibile creare il proprio "SAP personale" a una frazione del costo.
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