Jörg Krbetz

Jörg Krbetz

Finanz-Guru, Unternehmensberater

Jörg Krbetz

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Finanz-Guru, Unternehmensberater

Liquiditätsplanung in der Immobilienwirtschaft

Liquidität in der Immobilienwirtschaft

Für Eilige

 

  • Die Kunst ist, auftretende Cash-Lücken so kosteneffizient als möglich aufzufüllen
  • Liquiditätsmanagement funktioniert nur dann, wenn es vorausschauend betrieben wird
  • Tragfähige Informationen über Mittelzu- und -abflüssen sind wesentlich
  • Die Qualität der Datengrundlagen stellen eine große Herausforderung dar – Buchhaltung und Planung sind nicht aktuell
  • Grenzen von Excel sind bei der Vorschaurechnung schnell erreicht

 

 

Grundsätzliche Bedeutung

 

Für die Ertrag bringende Bewirtschaftung von Immobilien ist adäquates Liquiditätsmanagement unabdingbar. So wie in jeder anderen Branche ist es auch in der Immobilienwirtschaft erforderlich, durch effektives Liquiditätsmanagement die jeweils notwendige Menge an liquiden Mitteln zum jeweils richtigen Zeitpunkt bereitzustellen.

Die Kunst dabei ist, insbesondere auftretende Cash-Lücken so kosteneffizient als möglich aufzufüllen und die jeweils günstigsten Finanzierungsquellen heranzuziehen. Anzustreben ist dabei stets eine aggregierte Betrachtung, das heißt, die Aufrechnung vorhandener Bestände und Abdeckung von sich gegebenenfalls ergebenden Lücken durch Verwendung vorhandener Mittel und Mittelzufuhr aus externen Quellen zur Spitzenabdeckung.

Wesentlich dabei ist das Timing. Sich abzeichnende Lücken müssen frühzeitig erkannt werden, um das Management in die Lage zu versetzen, entsprechende Maßnahmen zeitgerecht einzuleiten. Effektives und effizientes Liquiditätsmanagement funktioniert ausschließlich nur dann, wenn es vorausschauend betrieben wird.

 

Herausforderung: Tragfähige Informationen

 

Dies setzt voraus, dass die Entscheidungsträger über tragfähige Informationen über

  • die vorhandenen Bankstände, das sind die liquiden Mittel, verfügbare Dispo-Rahmen und Bankschulden sowie
  • die künftigen erwarteten Mittelzu- und -abflüsse verfügen.

 

Zur Ermittlung der Bankstände wird in der Regel auf Buchhaltungsdaten zurückgegriffen, die Erwartungswerte der Mittelzu- und Abflüsse werden idealerweise aus Planungsrechnungen abgeleitet. Wesentlich ist dabei, dass die Buchhaltungsdaten tagfertig und vollständig und die Planungsrechnungen – also die zukunftsbezogenen Erwartungen – (noch) aktuell sind.

Diese beiden Anforderungen an die Qualität der Datengrundlagen stellen eine große Herausforderung dar. Tagaktuelle Information aus der Buchhaltung würde nämlich ein tägliches Buchen aller Belege im Unternehmen erfordern. Tatsächlich sind aber tagaktuelle Bankstände aus der Buchhaltung, insbesondere bei einer größeren Anzahl an Bankkonten bei unterschiedlichen Banken, nur selten verfügbar. Aufgrund der Aktualität und der üblichen Verarbeitungszyklen des Buchungsstoffes (Kontoauszüge) liegen auch aktuelle Planungsrechnungen, z.B. kurzfristige Forecasts, nicht oder nicht zeitnah vor.  

 

Wie wird diesen Herausforderungen in der Praxis begegnet?

 

Ist-Daten

 

Soweit es die Ist-Daten betrifft (Bankstände), wird häufig auf Telebanking-Reports zurückgegriffen, da mit diesen Reports die Bankstände jederzeit aktuell ausgewertet werden können.

Im nächsten Schritt werden die Daten aus den Telebanking-Reports in EXCEL-Tabellen überführt und in weiterer Folge konsolidiert. Bei einer geringen Anzahl an Bankkonten erscheint dies als gangbarer Weg. Die Grenzen dieser Vorgehensweise sind jedoch schnell erreicht.

Wie erwähnt, verfügen Immobiliengesellschaften häufig über eine größere Anzahl an Bankverbindungen und Konten, dementsprechend multiplizieren sich die zur Ist-Daten-Gewinnen erforderlichen Arbeitsschritte. Zu empfehlen sind daher IT-Anwendungen, die einen direkten Zugriff auf alle Bankdaten erlauben, sodass keine zeitraubenden Einzelabfragen vollzogen werden müssen.

 

Zukunftsbezogenen Daten

 

Vergleichsweise schwieriger gestaltet sich die Herleitung der für das Liquiditätsmanagement erforderlichen zukunftsbezogenen Daten, also der aktuell für einen bestimmten Betrachtungszeitraum erwarteten Mittelzu- und abflüsse.

Auch hier dienen EXCEL-basierte Rechenwerke häufig als Datengrundlage. Die prinzipiell volatile Natur der Immobilien-bewirtschaftung (Zu- und Abgänge im Immobilienbestand, Änderungen der Mieteinnahmen durch Mieterhöhungen, Neuverträge und Vertragskündigungen, Instandhaltungsmaßnahmen, Mehr- oder Minderkosten im Zusammenhang mit Sanierungs- oder Baumaßnahmen etc.) erschwert die Herstellung dieser Rechenwerke zusätzlich.

Für die Planung dienlich ist die Differenzierung zwischen

  • gleichbleibenden, also regelmäßigen Zu- und Abflüssen und
  • jenen, die nicht regelmäßig eintreten.

 

In Bezug auf die Höhe und den Zeitpunkt des Anfalls gleichbleibende Zu- und Abflüsse aus der Bewirtschaftung und dem Immobilienbestand betreffen beispielsweise

  • Teile der laufenden Betriebskosten (Ver- und Entsorgungskosten, Grundsteuern), sowohl
  • Ausgaben- wie auch Einnahmenseitig(an Mieter verrechnete Betriebskosten bzw. laufend zu leistende Betriebskostenvorauszahlungen oder
  • Darlehenstilgungen und Zinsendienst.

 

Sowohl für die Daten aus der Mieten- und Betriebskostenverrechnung als auch Daten der Darlehensgebarung liegen üblicherweise geeignete Quellen vor, das sind die Hauseigentümerabrechnungen der Hausverwaltung(en) und die Kreditverträge. Spezifische unregelmäßige Mittelbedarfe (Abflüsse) sind auf der Grundlage der für einen Betrachtungszeitraum geplanten Maßnahmen zu ermitteln und durch Erfahrungswerte (z.B. ungeplanten Instandhaltungen, Faktorkostensteigerungen) zu ergänzen.

Neben den sich aus der Immobilienbewirtschaftung ergebenden Zu- und Abflüssen sind selbstverständlich auch die laufenden Personal- und Sachkosten in die Liquiditätsplanung aufzunehmen. Hier dienen ebenfalls Buchhaltungsdaten als Planungsgrundlage, ergänzt um erwartete Mehr- oder Minderkosten aufgrund veränderter Ressourcenbedarfe und absehbarer Kostensteigerungen und -einsparungen.

 

Grenzen von Excel

 

Für die Erstellung von kurz-, mittel und langfristigen Planungsrechnungen empfiehlt sich die Verwendung spezifischen Softwareanwendungen, die über Strukturierungs-, Verteilungs-, Aggregations- und Simulationsfunktionen verfügen und es erlauben, unterschiedliche Szenarien und Planversionen auf unterschiedlichen Aggregationsebenen über der Zeitachse abzubilden. Die Grenzen von Excel sind mE auch im Bereich der Vorschaurechnung schnell erreicht.

Durch Verbindung der Ist-Daten (Bestandsgrößen als Aufsatzpunkt) mit den Erwartungswerten aus der Planungsrechnung (Stromgrößen) ergeben sich die Mittelbedarfe über der Zeitachse und damit die Entscheidungsgrundlage für das zukunftsbezogene Liquiditätsmanagement.

 

Es bleibt die Verantwortung des Managements

 

Zusammenfassend ist festzustellen, dass effizientes und effektives Liquiditätsmanagement nur dann gelingt, wenn es auf der Basis geeigneter Datengrundlagen, laufend und vorausschauend betrieben wird. Zur Herstellung der Entscheidungsgrundlagen empfehlen sich Softwareanwendungen, die eine Verbindung der Bestandsdaten (Bankstände) mit den Plandaten (Zu- und Abflüsse) erlauben. Integrierten oder integrierbaren technischen Lösungen ist dabei wie immer der Vorzug zu geben, da hiermit die Übersicht gewahrt bleibt sowie Fehler und Redundanzen vermieden werden.

Letztlich liegt es – wie immer – in der Verantwortung des Managements, die Ressourcen für die Liquiditätssteuerung bereitzustellen, effektiv zu nutzen und zeitgerecht die richtigen Entscheidungen zu treffen.

 

Über Jörg Krbetz

 

Jörg Krbetz ist Unternehmensberater mit langjähriger Erfahrung in diversen Führungspositionen im Finanzbereich. Er hat unter anderem in einem börsennotierten Immobilienunternehmen den Finanzbereich und das Controlling restrukturiert sowie verschiedene IT Tools eingeführt, von SAP bis hin zu Hausverwaltungsprogrammen. Mit dem COMMITLY Team verbindet ihn eine langjährige Freundschaft.

 

Credits: Photo by riccardo oliva on Unsplash

 

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