Den Arbeitsplatz teilen? Das Desksharing-Modell ist in anderen Ländern längst Normalität und findet auch zunehmend Anklang in deutschen Unternehmen. Zu Recht, denn die Vorteile überzeugen. Arbeitsplatzteilung bringt nicht nur eine verbesserte Liquidität, sondern wirkt neben wachsender Effizienz auch weitere Vorzüge.

Höhere Liquidität dank Arbeitsplätze-Teilung

In vielen Unternehmen gibt es häufig mehr Mitarbeitende als Arbeitsplätze. Der Umzug in größere Räumlichkeiten ist häufig der einzige kostenaufwendige Ausweg. Doch mit geschickter, innovativer Planung und neuer Arbeitsplatzverteilung muss das nicht sein.

Desksharing heißt der Effizienzgedanke, der viel Sparpotenzial beinhaltet und die Liquidität steigern kann. Unternehmen können flexible Arbeitsplätze und Arbeitszeitregelungen für ihre Mitarbeitenden anbieten und sparen damit viele Kosten.

Mit einer innovativen Desksharing-Software lässt sich der Arbeitsplatz ganz komfortabel von überall aus buchen. Wer beispielsweise nicht zu Hause, sondern im Büro arbeiten möchte, bucht sich kurzfristig einen Arbeitsplatz. Eine Win-win-Situation für Unternehmen und Mitarbeitenden. Das fixe Work-Modell entfällt, sodass Mitarbeitende selbst entscheiden können, wann sie im Büro arbeiten. Die neugewonnene Flexibilität stärkt den Zugehörigkeitsgedanken und macht viel zufriedener, denn Umfragen zeigen, dass das Arbeitsplatz-Wechselmodell immer beliebter wird.

Kostensenkung, ohne dabei Leistungen einsparen zu müssen

Unternehmen, welche auf das innovative Desksharing-Modell setzen, können ihre Kosten ohne Leistungsabbau senken. Immer häufiger sind Mitarbeitende im Home Office anzutreffen. Die Folge: Der eigentlich für sie im Unternehmen reservierte Arbeitsplatz bleibt ungenutzt und ist lediglich ein Kostenfaktor.

Viele Unternehmen würden gern Wachstumspotenzial ausschöpfen und mehr Mitarbeitende einstellen, doch es fehlt häufig der benötigte Arbeitsraum. Durch die flexible Schreibtischnutzung kann sich jeder vorab einen Arbeitsplatz buchen oder auf Wunsch im Home Office tätig sein. Bei gleichbleibender Raumgröße kann mehr Leistung der Mitarbeitenden abgerufen werden.

Mehr Effizienz durch Planungstools

Viele Räumlichkeiten sind nicht 24/7 belegt. Mitarbeitende haben beispielsweise (feste) Pausenzeiten. Während dieser Zeit bleiben die Arbeitsflächen ungenutzt und sind theoretisch totes Kapital. Durch die Implementierung eines Planungstools kann auch hier für mehr Effizienz gesorgt werden.

Häufig dauern Teambesprechungen oder Telefonkonferenzen gar nicht lang. Die dauerhafte Bereitstellung eines Raumes ist deshalb nicht notwendig. Mit der geschickten Nutzung der freien Räumlichkeiten lassen sich auch kleinste Timeslots effizient nutzen.

Smarte Sharing- und Arbeitsmodelle zieht motivierte Fachkräfte an

Geht es um die Zukunft des Unternehmens, ist nicht nur ausgiebige Liquiditätsplanung gefragt. Es geht auch um die Fachkräfte, die entscheidend für den künftigen Erfolg sind. Experten sind sich einig: Die Generationen X, Y und Z werden immer anspruchsvoller, was die Auswahl ihres künftigen Arbeitsplatzes betrifft. Für sie stehen, anders als für ihre Eltern und Großeltern häufig, die Flexibilität und Work-Life-Balance im Fokus.

Wer sich als Unternehmen mit dem Desksharing am Markt präsentiert, kann sich auf der Jagd um die Fachkräfte häufig durchsetzen. Sie bevorzugen flexible Arbeitszeitlösungen und wünschen sich den Wechsel zwischen den Arbeitsstätten. Mit einem innovativen Tool für die Desk-Verwaltung setzen Unternehmen genau dies um. Die Industrie 4.0 schreitet unaufhörlich voran und wer sich jetzt bereits dafür vorbereitet, schafft sich einen Experten-Vorsprung.

Sharing ist „in“

Sharing ist unlängst zu einer wahren Bewegung geworden, denn immer mehr wollen Dinge nicht besitzen, sondern lieber nutzen. Auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist das Teilen sinnvoll, denn teure Anschaffungskosten für weitere Schreibtische und Büroutensilien entfallen. Vor allem für junge Unternehmen eine echte Chance, schnell effizient zu wachsen.

Wie beliebt die Sharing-Angebote sind, zeigt die wachsende Nachfrage nach vernetzten Prozessen oder Cloud-Services. Dezentrales Arbeiten und Nutzung von autonom-innovativen Systemen sind längst am Vormarsch. Passend dazu die Dynamikvorteile des Desksharings, denn jeder Mitarbeitende kann selbst entscheiden, von wo aus er arbeiten möchte.

Was ist für erfolgreiches Desksharing notwendig?

Um die flexible Aufteilung der Arbeitsplätze erfolgreich umzusetzen, braucht es nicht nur die richtige Unternehmenskultur. Viel wichtiger sind die innovativen Organisations- und Planungstools. Wer keinen Überblick über die belegten oder noch freien Arbeitsplätze hat und Mitarbeitenden keinen flexiblen Zugang darauf gewähren kann, kann die Effizienzvorteile schwerlich nutzen.

Wichtig ist vor allem die Akzeptanz der Mitarbeitenden, denn nicht jeder möchte seinen Arbeitsplatz tatsächlich teilen. Noch immer wird er von vielen deutschen Arbeitnehmenden als individuelles Kleinod angesehen, das mit persönlichen Gegenständen (u. a. Fotos von Freunden und der Familie) eingerichtet wird. Die Vorstellung, einen persönlichen Arbeitsplatz mit einem anderen Mitarbeitenden zu teilen, fällt da häufig schwer. Diskussionsrunden können helfen, die Skepsis gegenüber dem neuen Arbeitsplatzkonzept abzubauen.

Nachteile beim Desksharing

Desksharing vereint viele Vorzüge, kann jedoch auch Nachteile bringen. So steigt beispielsweise die Konkurrenz unter den Mitarbeitenden, wenn sie um den bestmöglichen Arbeitsplatz kämpfen. Gleichwohl kann dies Unmut mit sich bringen, wenn beispielsweise keine Arbeitsplätze zum gewünschten Zeitpunkt mehr frei sind.

Einige Mitarbeitende können sich durch die flexible Arbeitsplatzzuteilung auch gestresst und kontrolliert fühlen. Schließlich lässt sich fortan im Plan sehen, welche Arbeitszeiten sie am Platz bestreiten. Ein weiterer Nachteil ist der fehlende Teamzusammenhalt. Durch die flexible Arbeitsplatzaufteilung sitzen sich immer wieder neue Mitarbeitende gegenüber. Feste Routinen und eine Teamstruktur sind damit nicht möglich. Andererseits wird durch den stetigen Wechsel die Kreativität gefordert, was vor allem in kreativen Berufsumfeldern zu deutlich mehr Produktivität führen kann.