Budgetierung – realistische Budgetpläne erstellen

Ein Beitrag von Dr. Christian Wurditsch – Unternehmer, Investor, Business Angel

Budgeterstellung ist wichtig und leichter als gedacht

(oder was ein Budget- bzw. ein Finanzplan mit einer Wanderkarte gemeinsam hat)

Faktenbox für Eilige:

• Budgets sind wichtig
• Finanzen planen kann jeder
• Realismus ist ein Erfolgsschlüssel
• Software unterstützt immens

Was ist eine Budgetierung

Ist die Frage „Was bedeutet Budgetierung?“ wirklich so simpel zu beantworten? Wir sagen ja! Synonym wird sie auch Budget- oder Finanzplanung genannt und ist der betriebswirtschaftliche Planungsprozess bei Wirtschaftssubjekten zur Erstellung eines Budgets. Dabei ist die Budgetierung Definition bestimmter Sollvorgaben, die innerhalb einer Planungsperiode (in Unternehmen meist ein Jahr) erreicht werden sollen. Das Ziel ist somit, die geplante Zukunft in Form von Zahlen abzubilden und in einem Finanzrahmen festzuhalten. Diese werden für Privathaushalte (Haushaltsplan), Unternehmen (Budget) sowie für öffentliche Institutionen, von Gemeinden über Bundesländer hin zum Staat/Bund (Etat) erstellt und bilden die Grundlage für die Leistungsmessung und Erfolgskontrolle.

Welche Arten der Budgetierung gibt es?

Es gibt eine Vielzahl verschiedener Möglichkeiten, Finanzrahmen zu erstellen. Hier einige exemplarisch genannt:

• Operative Budgetierung
• Strategische Budgetierung
• Retrograde Budgetierung (Top-down)
• Bottom-up Budgetierung (progressiv)
• Gegenstromverfahren
• Bereichsbezogene Budgetplanung
• Programmbezogene Budgetplanung
• Zero-Base Budgetierung

Außerdem gibt es fixe und flexible Budgets. Aus Klassifikationsmerkmalen wie der Budgeteinheit, der Vorgabegröße, der Bezugsperiode, der Flexibilität sowie der Ermittlungsart ergeben sich noch weitere Varianten.

Sehen wir uns die Besonderheiten der Beispiele kurz an.

Die operative Budgetierung

Ziel des operativen Verfahrens ist die Erstellung kurzfristiger Budgets, die der Planung und Kontrolle der zur Verfügung stehenden Liquidität für einen Zeitraum von in der Regel bis zu einem Jahr dienen.

Die strategische Budgetierung

Im Gegensatz zur operativen Planung dient die strategische Budgetierung der Erstellung langfristiger Finanzpläne. Die Ziele und Vorgaben werden für einen Zeitraum von bis zu zehn Jahren festgelegt.

Die retrograde Budgetierung (top-down)

Bei der zentralen retrograden Top-down-Budgetierung beginnt die Erstellung des Budgets bei der Unternehmensführung und wird auf die jeweils kleineren Organisationseinheiten heruntergebrochen.

Die progressive Budgetplanung (bottom-up)

Bei dem dezentralen progressiven Finanzierungsrahmen beginnt die Erstellung des Budgets in den kleinsten Organisationseinheiten in Form von Teilbudgets oder Teilplänen (Absatz-, Umsatz-, Personal-, Investitions-, Liquiditäts-, Material-, Marketingplan etc.) und wird auf der obersten Ebene zu einem Gesamtbudget zusammengefasst (aggregiert).

Das Gegenstromverfahren

Beim Gegenstromverfahren werden der retrograde und progressive Prozess kombiniert, um die Vorteile beider Arten der Budgetplanung zu nutzen und Schwachstellen zu eliminieren.

Die bereichsbezogene Budgetplanung

Bei der bereichsbezogenen Budgetplanung wird in der Regel von den vorhandenen Ressourcen ausgegangen. Man spricht in diesem Zusammenhang von der input-orientierten Budgetplanung, die sich meist an den Erfahrungswerten der Vergangenheit orientiert.

Die programmbezogene Budgetplanung

Bei der programmbezogenen Budgetplanung orientiert man sich in der Regel an den zu erreichenden Zielen. Man spricht von der output-orientierten Budgetplanung, bei der die benötigten Ressourcen für das Maßnahmenbündel zur Erreichung des Outputs erst abgeleitet werden.

Die Zero-Base

Bei der Zero-Base bzw. Nullbasis-Planung wird das Budget im Gegensatz zur üblichen Planung, die vom aktuell vorhandenen Budget ausgeht, von Grund auf neu geplant. Dabei definiert jede Abteilung verschiedene Maßnahmen für die kommende Periode und das Gesamtbudget wird nach Prioritäten geordnet auf die jeweiligen Maßnahmen aufgeteilt. Durch das ständige Neuüberdenken der Maßnahmen handelt es sich hierbei um eine sehr effiziente Methode.

Nachdem wir nun die Grundlagen besprochen haben, sehen wir uns an, was du über den eigentlichen Ablauf und die Erstellung realistischer Budgetpläne wissen solltest.

2 Fragen, die uns zum Prozess der Budgetierung oft gestellt werden:

1. Welche Schritte sind bei der effektiven Finanzplanung zu beachten?

Je nach Art der Planung sind nicht nur unterschiedlich viele, sondern auch verschiedene Schritte zur Erstellung eines Budgets notwendig. Für die traditionelle Budgetplanung sind zehn einzelne Schritte erforderlich:

1. Veränderungen feststellen:

• Überprüfung, ob es im Vergleich zum vorangegangenen Finanzplan signifikante Veränderungen im Unternehmen, bei den Unternehmenszielen, Ressourcen etc. gibt.

2. Prognose erstellen:

• Erstellung einer Prognose über budgetrelevante Faktoren auf Grundlage der Daten der abgelaufenen Periode.

3. Budgetziele festlegen:

• Festlegung der Budgetziele für das Unternehmen basierend auf den in den ersten beiden Schritten ermittelten Daten und Informationen.

4. Gesamtbudget vorschlagen:

• Vorschlag eines Gesamtbudgets durch die Unternehmensleitung (top-down).

5. Einzelbudgets planen:

• Planung von Einzelbudgets durch die dezentralen Planungsabteilungen (bottom-up).

6. Budgetanträge weitergeben:

• Weitergabe der Budgetanträge der dezentralen Planungsabteilungen an die nächsthöhere Instanz.

7. Überprüfung der Anträge:

• Überprüfung der Budgetanträge auf Vereinbarkeit mit den vorgegebenen Formalzielen.

8. Abgleich der Pläne:

• Abgleich der von der Unternehmensführung und den dezentralen Planungsstellen geplanten bzw. vorgeschlagenen Finanzrahmen bzw. Teilbudgets.

9. Gesamtbericht erstellen:

• Erstellung eines Gesamtberichts.

10. Prüfung und Bewilligung:

• Prüfung des Gesamtberichts durch die Unternehmensführung und gegebenenfalls Bewilligung des Gesamtbudgets.

2. Wie stelle ich sicher, dass meine Pläne, vor allem die so wichtigen Liquiditätspläne, so realistisch und nützlich wie möglich sind?

Nimm dir Zeit für die Planung – es ist eine lohnende Investition

Zunächst solltest du dir klarmachen, weshalb du einen Finanzrahmen erstellst. Die Antwort hat großen Einfluss auf deine Einstellung und damit auch auf die Aufmerksamkeit, die du dem Budgetierungsprozess widmest. Dieser ist für jeden Betrieb wichtig. Vor allem für Unternehmer ist die Liquiditätsplanung von essenzieller Bedeutung. Niemand begibt sich auf eine Wanderung in unbekannten Gegenden ohne eine Karte oder ein Navigationsgerät. Das Budget ist der Routenplan des Unternehmens durch das Jahr. Du legst Ziele fest und triffst Annahmen, um am Ende des Jahres dort anzukommen, wo du als Geschäftsinhaber ankommen möchtest.

Unser Expertentipp: Wenn du Zeit in die Erstellung eines realistischen Budgets investierst, hilft es dir, die Prioritäten im operativen Betrieb gemäß deinen Vorgaben zu setzen. Mit anderen Worten: Du wirst bei Weggabelungen wissen, welchen Weg du nehmen willst. Darüber hinaus wird damit die Standortbestimmung auf dem Weg einfacher. In der klassischen Unternehmensführung nennt man dies Controlling.

Verwende die Vorjahreszahlen – aber nur zur Orientierung

In der Budgeterstellung wird zwischen zwei Vorgängen unterschieden. Das Top-Down-Verfahren beginnt mit der Planung von oben und wird auf alle Organisationseinheiten heruntergebrochen. Im Gegensatz dazu startet die Bottom-Up-Planung mit Teilbudgets wie Umsatz-, Absatz-, Vertriebs-, Produktions-, Personal-, Investitions- und Liquiditätsplan, ausgehend von den einzelnen Organisationseinheiten. Diese Teile werden dann auf oberster Ebene zu einem Gesamtbudget zusammengeführt. Meist wird mit dem Umsatzplan begonnen.

Im Gegensatz zum Null-Basis-Budgeting (Zero-Base) wird bei beiden Verfahren üblicherweise im ersten Schritt auf Vorjahreswerte zurückgegriffen. Diese sind oft ein guter erster Hinweis auf die voraussichtlichen Verkäufe und Kosten und ein Kennzeichen effizienter Kostenplanung. Dabei wird oft auch von einem Base-Plan, also dem Basisplan, gesprochen. Dies sollte die Ausgangsbasis für die Schwerpunkte im aktuellen Geschäftsjahr sein.

Unser Expertentipp: Berücksichtige auf dieser Basis deine Verkaufspläne, welche zusätzlichen Kosten du im Vergleich zum Vorjahr planst und welche Investitionen du gerne tätigen würdest. Dies hilft bei der Motivation und der Koordination deiner Entscheidungen.

Erstelle realistische Pläne – vieles wird damit leichter

Budgets dienen neben der operativen Verhaltenssteuerung vor allem der Problemerkennung und haben eine Frühwarnfunktion vor Engpässen. Daher ist es wichtig, dass du dich um einen realistischen Finanzplan bemühst. Niemand kann die Zukunft vorhersagen, doch man kann sich vorbereiten und besitzt meist zusätzliche Erfahrungswerte. Stelle sicher, dass dein Plan genügend Informationen enthält, um die wichtigsten Treiber deines Unternehmens wie Umsatz, Kosten und Betriebskapital leicht überwachen zu können.

Unser Expertentipp: Geh nach der 80/20-Regel vor. Investiere Zeit in deine wichtigsten Planungspositionen. Wenn du weniger Zeit für kleinere oder unwesentlichere Budgetpositionen verwendest, kannst du dich intensiver mit der Vertriebsoffensive und deren Auswirkungen auf die Zahlen beschäftigen. Beachte dabei immer Abhängigkeiten. Willst du mehr Umsatz machen, führt das in der Regel auch zu höheren Kosten, wie mehr Materialeinkauf, Zukauf von Fremdleistungen und mehr Personal. Diese Aspekte sollten sich im Businessplan widerspiegeln.

Beziehe die richtigen Leute ein – gemeinsam kommt man weiter

Oft herrscht in vielen Unternehmen das Vorurteil, Budgets seien vor allem etwas für detailverliebte Controller und lästig oder einschränkend beim Arbeiten. Unternehmer, Geschäftsführer, Führungskräfte und Mitarbeiter übersehen häufig, wie wichtig es ist, dass man mit einer abgestimmten „Wanderkarte“ durch das Unternehmensjahr marschiert. Dieses gemeinsame Bild ist entscheidend, um bei verschiedenen Herausforderungen wie Anstiegen, Weggabelungen oder Flussüberquerungen die Kräfte und Entscheidungen in die gleiche Richtung zu lenken.

Unser Expertentipp: Planung sollte immer eine Zusammenarbeit im Team sein. Gemeinsam entwickelte Pläne haben eine höhere Wahrscheinlichkeit, erreicht zu werden und führen automatisch zu einem höheren Commitment. Das Team versteht deine Prioritäten und du erhältst einen Einblick in das Denken deiner Mitarbeiter.

Gute operative und strategische Budgets sollten vor allem:

• klar festgelegte Verantwortlichkeiten widerspiegeln.
• messbar und flexibel sein.
• Handlungsspielraum für den jeweiligen Verantwortlichen bieten.
• realistisch und damit herausfordernd, sowie erreichbar sein.
• Teamefforts und keine Ergebnisse aus dem Elfenbeinturm sein.
• kein Selbstzweck, sondern Orientierungsrahmen bei wichtigen Entscheidungen sein.

Verwende ein Tool zur Unterstützung – der Mehrwert ist groß

Für die Planentwicklung und das Controlling ist es vorteilhaft, ein Software-Tool mit praktischen Funktionen zu verwenden. Oft wird hierfür das Buchhaltungssystem eingesetzt. Dies hat jedoch den Nachteil, dass es in der Regel die gesamte Komplexität der Buchhaltung abbildet und vor allem auf die Dokumentation der Vergangenheit ausgelegt ist. Unternehmenssteuerung auf dieser Basis ist wie eine Routenplanung beim Autofahren auf Grundlage von Autobahnmautbelegen oder Tankbelegen, statt auf Basis der Echtzeitdaten eines Navigationsgerätes.

Unser Expertentipp: Moderne Budgetierung sollte mit State-of-the-Art-Unterstützung erfolgen, wobei Excel nicht unbedingt dazu zählt. COMMITLY ist hier das flexible, unterstützende Online-Werkzeug. Es ist intuitiv zu bedienen, einfach zu integrieren und bietet zahlreiche Vorteile. Budgetierung, Aufgaben, Listen und Pläne erstellen, verwerfen, fixieren und laufend die Planerreichung überwachen – alles einfach auf Knopfdruck.

Falsche Mythen zur Budgetplanung – überlasse Vorurteile deinen Mitbewerbern

• Budgets sind out-of-date:
  • Betrachte Budgets als Navigationsgeräte oder Wanderkarten in digitaler Form. Sie werden mehr denn je verwendet.
• Der traditionelle Budgetierungsprozess ist zeitaufwendig und ineffizient:
  • Pragmatismus und moderne Software-Lösungen reduzieren den Aufwand auf ein Minimum und steigern die Erkenntnisse um ein Vielfaches.
• Steuern auf Basis von Budgets erfolgt einmalig im Jahr:
  • State-of-the-Art der Unternehmenssteuerung basiert auf Echtzeitdaten und ist Teil des täglichen Unternehmenserfolgs.
• Budgetvorgaben setzen falsche Anreize:
  • Die Erarbeitung von Finanzrahmen im Team schafft Verantwortung und Orientierung für Führungskräfte und Mitarbeiter.
• Budgets ersticken Innovationen im Keim:
  • Gelebte Budgets zeigen Potenziale auf und dienen als Frühindikatoren, um Dinge besser und anders zu machen.

Unser EXPERTEN-Fazit

Die Budgetierung ist ein wichtiger Prozess zur Sicherstellung der Vitalität eines Unternehmens und gemeinsam erstellte Budgets sind bei der operativen Steuerung von großem Wert. Eine moderne Finanzplanungs-Software wie COMMITLY erlaubt Aktualisierungen auf Knopfdruck, gemeinsames Erstellen und Bearbeiten von Plänen und unterstützt bei der Umsetzung von Budgets, beispielsweise in Form von Forecasts. Im Vergleich dazu ist Excel ein Relikt aus dem letzten Jahrzehnt.