Was ist eine Offene-Posten-Liste?
Offene Posten haben einen großen Einfluss auf die finanzielle Gesundheit und Stabilität eines Unternehmens. Sie entstehen, wenn ein Austausch von Waren- oder Dienstleistungen stattfand, aber die finanzielle Abwicklung noch aussteht. Das Ergebnis sind unbezahlte Forderungen und Verbindlichkeiten, die bis zu ihrer endgültigen Begleichung als Offene-Posten-Liste (OP-Liste, OPOS-Liste oder auch Debitoren-Liste und Kreditoren-Liste) in den Büchern eines Unternehmens verbleiben.
OPs lassen sich in zwei Kategorien unterteilen: debitorische Posten, d. h. Beträge, die Kunden dem Unternehmen schulden und kreditorische Posten, d. h. Beträge, die das Unternehmen seinen Lieferanten schuldet.
Diese unbeglichenen Rechnungen werden in der Buchführung so lange als ausstehend geführt, bis die entsprechende Zahlung erfolgt ist. Obwohl jede Buchhaltung danach strebt, Transaktionen zeitnah und vollständig zu erfassen, weisen offene Posten auf eine bisher nicht abgeschlossene, finanzielle Interaktion hin. Sie zeigen an, dass eine Gegenleistung, sei es in Form einer Zahlung oder Lieferung, noch aussteht.
Demzufolge spielen die Daten der Offene-Posten-Liste auch in den Jahresabschlüssen eine wichtige Rolle, indem sie dazu betragen, ein genaues Bild der finanziellen Lage des Unternehmens zu vermitteln.
Warum ist ein gutes OP-Management so wichtig?
Die Verwaltung der Offene-Posten-Liste spielt bei dem finanziellen Wohlergehen und der Liquidität eines Unternehmens eine große Rolle. Ein umsichtiges Debitoren-Management beeinflusst die Höhe des Betriebskapitals, das einem Unternehmen zur Verfügung steht. Je schneller der Einzug von Forderungen stattfindet und Verbindlichkeiten beglichen werden, desto besser ist die Liquiditätslage. Stehen nur wenige Zahlungen aus, signalisiert dies, dass das Unternehmen effizient wirtschaftet und somit finanziell gesund ist. Liquiditätsengpässe zu vermeiden, ist einer der vielen Vorteile eines ausgeklügelten Managements offener Posten. Übermäßig verzögerte Zahlungen von Forderungen können die Liquidität und damit die Fähigkeit, kurzfristigen Verpflichtungen nachzukommen, erheblich beeinträchtigen.
Im Extremfall kann es sogar zur Insolvenz des Unternehmens führen, diesen Bereich zu vernachlässigen. Zudem ermöglicht ein gutes Offene-Posten-Management Zahlungsausfälle aktiv zu minimieren und den Cashflow zu verbessern. Ein weiterer Aspekt ist der Schutz der Unternehmensreputation. Verspätete Zahlungen an Lieferanten können langfristige Geschäftsbeziehungen schädigen und die Kreditwürdigkeit des Betriebs gefährden. Darüber hinaus stärkt ein zuverlässiges Forderungsmanagement das Vertrauen der Geschäftspartner. Dies ist besonders für den Erfolg des Unternehmens und die Aufrechterhaltung einer gesunden, wirtschaftlichen Beziehung maßgeblich.
