Stellen Sie die Zahlung aller Rechnungen sicher

Offene-Posten-Liste

Die genaue Erfassung und Überwachung der offenen Posten sind für die Finanzbuchhaltung, aber insbesondere auch für das Cashflow-Management, maßgeblich. Sie haben einen direkten Einfluss auf die Liquidität und damit auf die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens.

Offene-Posten-Liste verwalten – ganz einfach mit COMMITLY. Das Tool bietet eine intuitive Möglichkeit, offene Posten zu erfassen, zu verfolgen und nach Zahlung automatisch abzugleichen. So bleibt die Liste stets aktuell und erleichtert den Überblick – und damit auch die Finanzplanung und das Cashflow-Management im Alltag.

Alle Offenen Posten - übersichtlich an einem Ort

Ihr Unternehmen stellt besondere Anforderungen an die Verwaltung und Analyse offener Posten. Aus diesem Grund bieten wir Ihnen maximale Flexibilität bei der Erstellung und Verwaltung Ihrer Offene-Posten-Liste. Sie haben die Wahl zwischen verschiedenen Optionen, die genau auf Ihre Prozesse und Systeme abgestimmt sind: vom manuellen Erstellen einzelner Einträge über den einfachen CSV-Import bis hin zur nahtlosen Integration mit Ihrem bestehenden Rechnungstool oder ERP-System. Dieser umfassende Überblick vereinfacht die Verwaltung und Überwachung offener Posten und optimiert die Arbeitsabläufe innerhalb der OPOS-Buchhaltung.

Auf diese Weise wird das Risiko menschlicher Fehler auf ein Minimum reduziert und sichergestellt, dass keine überfälligen Posten übersehen werden. Durch proaktive Warnfunktionen können Unternehmen rechtzeitig auf Zahlungsverzögerungen reagieren und offene Rechnungen einfordern.

Hier geht es zu den Integrationen >

Offene Posten überwachen & OPOS-Liste richtig lesen

Offene Zahlungen werden in einer übersichtlichen Liste dargestellt.

Überfällige Rechnungen werden automatisch erkannt und rot gekennzeichnet.

Der Status der Rechnungen wird zusätzlich farblich dargestellt und kann flexibel gehandhabt werden. Ein Rechnung-bereits-bezahlt-Vermerk sorgt für eine Übersicht über erfolgreiche Transaktionen.

Offene-Posten-Liste als Basis des Cashflow-Plans

Sie haben bereits einen Liquiditätsplan? Durch die Erstellung der Offene-Posten-Liste bekommen Sie Sicherheit über Ihre Zielerreichung!

Sie haben noch keinen Cashflow-Plan? COMMITLY überführt die offenen Forderungen in eine Standard-Vorlage und erstellt dadurch automatisch den ersten Entwurf der Liquiditätsplanung für Sie!

Für Unternehmen ist der Einsatz einer Software mit integrierter Offene-Posten-Verwaltung ein wichtiger Schritt hin zur Professionalisierung der Finanzprozesse und der Automatisierung der Buchhaltung.

Offene Posten ausgleichen – OPOS-Buchhaltung leicht gemacht

Der Ausgleich offener Posten – also der Vermerk, ob eine Rechnung bereits bezahlt wurde – erfolgt durch direkte Integrationen nach der Zahlung über das verbundene System. Finanzverantwortliche erhalten ein realistisches Bild der zu erwartenden Mittel, indem die Offene-Posten-Liste laufend aktualisiert wird. Dadurch wird eine genauere Prognose des Cashflows für die strategische Planung und Entscheidungsfindung im Liquiditätsmanagement ermöglicht.

Mit COMMITLY können Sie offene Posten optional zuordnen und eine Zusammenfassung über bereits bezahlte Rechnungen erhalten.

ausgeglichene Offene Posten Cashflow Plan

AUF EINEN BLICK

Was ist eine Offene-Posten-Liste?

Offene Posten haben einen großen Einfluss auf die finanzielle Gesundheit und Stabilität eines Unternehmens. Sie entstehen, wenn ein Austausch von Waren- oder Dienstleistungen stattfand, aber die finanzielle Abwicklung noch aussteht. Das Ergebnis sind unbezahlte Forderungen und Verbindlichkeiten, die bis zu ihrer endgültigen Begleichung als Offene-Posten-Liste (OP-Liste, OPOS-Liste oder auch Debitoren-und Kreditoren-Liste) in den Büchern eines Unternehmens verbleiben.

OPs lassen sich in zwei Kategorien unterteilen: debitorische Posten, d. h. Beträge, die Kunden dem Unternehmen schulden und kreditorische Posten, also Beträge, die das Unternehmen seinen Lieferanten schuldet.

Offene Verbindlichkeiten werden in der Buchführung so lange als ausstehend geführt, bis die entsprechende Zahlung erfolgt ist. Obwohl jede Buchhaltung danach strebt, Transaktionen zeitnah und vollständig zu erfassen, weisen offene Posten auf eine bisher nicht abgeschlossene finanzielle Interaktion hin. Sie zeigen an, dass eine Gegenleistung, sei es in Form einer Zahlung oder Lieferung, noch aussteht.

Demzufolge spielen die Daten der Offene-Posten-Liste auch in den Jahresabschlüssen eine wichtige Rolle, indem sie dazu beitragen, ein genaues Bild der finanziellen Lage des Unternehmens zu vermitteln.

Warum ist ein gutes OP-Management so wichtig?

Die Verwaltung der Offene-Posten-Liste spielt bei dem finanziellen Wohlergehen und der Liquidität eines Unternehmens eine große Rolle. Ein umsichtiges Debitoren-Management beeinflusst die Höhe des Betriebskapitals, das einem Unternehmen zur Verfügung steht. Je schneller der Einzug von Forderungen stattfindet und Verbindlichkeiten beglichen werden, desto besser ist die Liquiditätslage. Stehen nur wenige Zahlungen aus, signalisiert dies, dass das Unternehmen effizient wirtschaftet und somit finanziell gesund ist. Liquiditätsengpässe zu vermeiden, ist einer der vielen Vorteile eines ausgeklügelten Managements offener Posten. Übermäßig verzögerte Zahlungen von Forderungen können die Liquidität und damit die Fähigkeit, kurzfristigen Verpflichtungen nachzukommen, erheblich beeinträchtigen.

Im Extremfall kann es sogar zur Insolvenz des Unternehmens führen, diesen Bereich zu vernachlässigen. Zudem ermöglicht ein gutes Offene-Posten-Management Zahlungsausfälle aktiv zu minimieren und den Cashflow zu verbessern. Ein weiterer Aspekt ist der Schutz der Unternehmensreputation. Verspätete Zahlungen an Lieferanten können langfristige Geschäftsbeziehungen schädigen und die Kreditwürdigkeit des Betriebs gefährden. Darüber hinaus stärkt ein zuverlässiges Forderungsmanagement das Vertrauen der Geschäftspartner. Dies ist besonders für den Erfolg des Unternehmens und die Aufrechterhaltung einer gesunden, wirtschaftlichen Beziehung maßgeblich.

Offene-Posten-Liste, Liquiditätsplanung und Cashflow-Analyse: wie hängt das zusammen?

Eine präzise und regelmäßig gepflegte Offene-Posten-Liste ermöglicht eine effiziente Verwaltung der Finanzmittel. Sie trägt direkt zu einer Cashflow-Optimierung bei, indem sie Unternehmen ermöglicht, Forderungen und Verbindlichkeiten im Blick zu behalten, zeitgerecht einzutreiben und strategisch zu begleichen. Dies fördert eine für das Tagesgeschäft unerlässliche und stabile Liquiditätsreserve. Gleichzeitig können Sie Ihren Zahlungsverpflichtungen ohne unerwünschte Verzögerungen oder zusätzliche Kosten und Verzugszinsen durch ein systematisches Forderungsmanagement nachkommen.

Ein weiterer oftmals unterschätzter Aspekt ist die verbesserte Prognostizierbarkeit und Steuerung des Cashflows durch die Offene-Posten-Liste. Regelmäßige Analysen dieser Liste ermöglichen es, mögliche Liquiditätsengpässe frühzeitig zu identifizieren und rechtzeitig entsprechende Gegenmaßnahmen zu ergreifen, um die finanzielle Stabilität des Unternehmens sicherzustellen. So können etwa saisonale Schwankungen im Forderungsmanagement aufgefangen oder Rücklagen für anspruchsvolle Perioden gebildet werden. Eine vorausschauende Offene-Posten-Buchhaltung ist hierbei hilfreich, um Muster wie wiederkehrende Zahlungsverzögerungen bestimmter Kunden zu erkennen und darauf basierend präventiv zu handeln. Solche Einblicke sind besonders wertvoll, da sie konkrete Hinweise auf Liquiditätsrisiken, aber auch -potenziale geben, welche die Grundlage für eine belastbare und anpassungsfähige Finanzplanung bilden.

Offene Posten verwalten – nicht nur eine Frage der Buchhaltung

Die Verwaltung offener Posten betrifft weitaus mehr Abteilungen als nur die Buchhaltung – insbesondere der Vertrieb und der Kundenservice spielen eine wichtige Rolle in diesem Prozess. Durch eine enge Abstimmung und klare Kommunikationswege zwischen diesen Bereichen können potenzielle Zahlungsausfälle rechtzeitig erkannt und proaktiv angegangen werden. Beispielsweise kann die OPOS-Buchhaltung den Vertrieb über ausstehende Forderungen informieren, sodass das Vertriebsteam gezielte Gespräche mit Kunden führen kann, um Lösungen zu finden und Zahlungsmodalitäten anzupassen. Dies unterstützt nicht nur die Liquidität des Unternehmens, sondern fördert auch eine langfristige und stabile Beziehung zu den Kunden.

Eine transparente Kommunikation über offene Posten wirkt sich positiv auf die Kundenbindung aus. Unternehmen, die ihren Kunden regelmäßig Statusberichte zu offenen Rechnungen zukommen lassen und bei Bedarf alternative Zahlungspläne anbieten, zeigen ihre Bereitschaft zur Zusammenarbeit und schaffen Vertrauen. Kunden schätzen diese Offenheit und Flexibilität, insbesondere in herausfordernden finanziellen Situationen, was die Zufriedenheit und Loyalität langfristig stärkt.

Indem Vertrieb und Kundenservice in die Offene-Posten-Buchhaltung eingebunden werden, wird die Kommunikation über Zahlungsmodalitäten und Fristen zu einem festen Bestandteil der Kundenbetreuung. Eine gut gepflegte und übersichtliche OPOS-Liste ermöglicht den Kundenservice-Mitarbeitern, bei Anfragen schnell und verlässlich Auskunft zu geben, um den Service zu verbessern und die Kundenbindung zu intensivieren. Diese abteilungsübergreifende Zusammenarbeit macht die Verwaltung der Offene-Posten-Liste zu einem wertvollen Bestandteil des Kundenbeziehungsmanagements und sorgt dafür, dass ein offener Saldo nicht nur als buchhalterische Kennzahl, sondern als Bestandteil einer umfassenden Kundenstrategie betrachtet wird.

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COMMITLY ist Ihr Software Tool für besseres Liquiditäts- und Cash Flow Management – entwickelt von Finanzexperten und Unternehmern, die wissen, worauf es bei der Cashflow und Liquiditätsplanung ankommt.