Liquiditätsplanung oder auch Cash Flow Management gehört zu den wichtigsten Aufgaben der Unternehmensführung. Die Herausforderungen und Herangehensweisen unterscheiden sich nach Wirtschaftsumfeld, Geschäftsmodell, Branche und Unternehmensgröße. Ein wesentlicher Aspekt ist auch, ob die Liquiditätsplanung kurz-, mittel- oder langfristig erfolgt. In diesem Beitrag geben wir einen Überblick, welche Mittel der Liquiditätsplanung kurz-, mittel- und langfristig zur Verfügung stehen und wie wichtig die Bedeutung aktueller Daten als Basis für die Liquiditätsplanung ist.
Kurzfristige Liquiditätsplanung: Zahlungsfreigaben und Cash Pooling
Die kurzfristige Liquiditätsplanung im Horizont weniger Tage kann in manchen Situationen eine wichtige Rolle einnehmen. Für Firmen mit schnellen Zahlungströmen (z.B. Online-Handel) oder auch für Unternehmen mit stark schwankenden Ausgaben kann die tägliche Überwachung von Zahlungsfreigaben zu bestimmten Zeiten wichtig werden.
Je knapper die täglich verfügbaren Mittel sind, desto wichtiger wird die kurzfristige Komponente der Liquiditätsplanung.
Hier kann das so genannte Cash Pooling unterstützen. Das Prinzip dieser kurzfristigen Maßnahme zum Liquiditätserhalt ist einfach: Wenn der Kontostand eines Unternehmens unter Null zu rutschen droht, wird der Saldo durch den positiven Geldbestand einer zum Unternehmen gehörenden Tochterfirma vorübergehend ausgeglichen. Cash Pooling wird im Wesentlichen innerhalb von Unternehmen und Konzernen betrieben, die auf verteilten Konten Geldbestände haben, die sich untereinander ausgleichen lassen. So können Überziehungszinsen oder Kontokorrentkredite vermieden werden.
Doch nicht nur Großkonzerne können von diesem Instrument der Liquiditätsplanung profitieren. Auch öffentliche Einrichtungen, Kommunen oder staatliche Versorgungsbetriebe können mit Cash Pooling intelligent kurzfristige Zahlungsschwierigkeiten vermeiden, indem freies Geld dort hinfließt, wo es gerade gebraucht wird.
Eine abgewandelte Form des Cash Poolings kann aber auch innerhalb eines Unternehmens auf Basis von Rücklagen Konten erfolgen (Internes Cash Pooling). Wenn genügende Liquidität operativ erwirtschaftet wurde, wird nicht unbedingt erforderliche Liquidität auf ein Rücklagen Konto überwiesen. Sollte wiederum Liquidität, z.B. aufgrund von größeren Lieferantenzahlungen oder Investitionen, benötigt werden, kann von dem Rücklagenkonto zurück auf das operative Konto überwiesen werden.
Im Immobilienbereich wird in diesem Zusammenhang auch gerne das sogenannte Waterfall Verfahren eingesetzt. Dabei werden die Hauptkomponenten Miete, Betriebskosten, Investitionen (so genannte Capex Konten) und Kapitaldienst auf verschiedenen Konten getrennt. Gehen die Mieten ein, werden diese auf die Konten Kapitaldienst, Capex und Betriebskosten überwiesen. Werden Investitionen benötigt, werden diese vom Capex Konto bezahlt.
Mittelfristige Liquiditätsplanung: Offene Posten (Forderungen und Verbindlichkeiten) prüfen
Mittelfristige Liquiditätsplanung betrachtet den Geldbestand oder auch die liquiden Mittel der nächsten Wochen bis zu wenigen Monaten. Dem Offene Posten Management kommt in diesem Bereich eine zentrale Bedeutung zu. Auf der Seite der Einzahlungen sollten vor allem die offenen Forderungen genau betrachtet werden:
- Welche Kunden haben noch nicht bezahlt? Welche Rechnungen sind aktuell offen? Hier verschafft eine Liste mit allen offenen Forderungen und den Zahlungszielen einen ersten Überblick.
- Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit des Rechnungsausfalls? Ein Forderungsspiegel mit Altersstruktur kann helfen, Ausfallrisiken zu schätzen und die realistisch zu erwartenden Einzahlungen besser zu prognostizieren.
- Welche Zahlungsziele und -modalitäten wurden mit aktuell den Kunden vereinbart? Durch das Gewähren von Skonto oder die Vereinbarung von Abschlags- und Teilzahlungen lassen sich Einzahlungen oft früher realisieren.
Auf der Seite der Auszahlungen lassen sich Optimierungen in der Liquiditätsplanung durch Überprüfen aller offenen Rechnungen realisieren. Können Sie Lieferanten, Subunternehmer oder freie Mitarbeiter eventuell später bezahlen? Können im Extremfall Ratenzahlungen vereinbart werden? Wer hier aktiv auf seine Gläubiger zugeht, kann sich hier oft entscheidende Vorteile verschaffen.
Langfristige Liquiditätsplanung: Cashflow-Optimierung als Teil der Finanzstrategie
Wer sein Unternehmen langfristig mit hoher Liquidität „High on Cash“ steuern will, der sollte die Liquiditätsplanung als wesentlichen Bestandteil der Unternehmensstrategie verankern. Alle unternehmerischen Entscheidungen sollten unter dem Gesichtspunkt der Auswirkungen auf die liquide Mittel getroffen werden. Ziel sollte es sein, den so genannten Cash Conversion Cycle zu beschleunigen.
Wie das geht?
Haben Sie schon einmal überlegt, wie lange es dauert, bis ein Euro, den Sie für Personal, Materialeinkauf oder sonstige Ausgaben ausgezahlt haben, wieder als Einzahlung zu Ihnen zurückkehrt? Die Kennzahl des Cash Conversion Cycles berechnet genau diesen Wert. Je kleiner er ist, umso besser ist Ihr Unternehmen in Punkto Liquiditätsplanung aufgestellt.
Um den Cash Conversion Cycle so kurz wie möglich zu halten, kann Ihre Liquiditätsplanung an drei Stellen ansetzen:
- Zeitpunkt von Auszahlungen nach hinten verschieben
- Lagerzeiten verkürzen – Lager verkleinern
- Einzahlungen früher und regelmäßiger realisieren
Wichtig: Planen Sie mit Szenarien
In der Liquiditätsplanung spielen Szenarien eine wichtige Rolle. Erfahrung spielt in diesem Zusammenhang natürlich eine wichtige Rolle, sollte aber nicht das durchrechnen ersetzen, sondern ergänzen. Was-Wäre-Wenn-Betrachtungen sollten regelmäßig berechnet aber vor allem auch besprochen und diskutiert werden. Dabei sollten Sie in alle Richtungen denken:
Wodurch können wann Liquiditätsengpässe entstehen und und wie reagieren Sie?
Um sich bei der Liquiditätsplanung nachhaltige Handlungsspielräume in alle Richtungen zu erschließen, sollten Sie frühzeitig Kontakt zu Banken und potenziellen Geldgebern suchen, die im Falle einer plötzlichen Liquiditätslücke einspringen können. Auch die Konditionen für solche Überbrückungen handelt man bestenfalls bereits aus, wenn noch keine echte Notlage eingetreten ist.
Wie können Sie überschüssige Liquidität erhalten oder zurück ins Unternehmen investieren?
Was für den Worst Case gilt, sollte man auch für den Best Case planen. Die Frage für die Liquiditätsplanung lautet dann: Was tun, wenn sich langfristig viel Geldbestand ansammelt, der nicht für den laufenden Geschäftsbetrieb benötigt wird? Hier sind die richtigen Investitions- und Geldanlagestrategien gefragt. Bei kurzfristigen hohen liquiden Mittel bietet sich wie besprochen das interne Cash Pooling auf Rücklagen Konten an.
Voraussetzung: Aktuelle Daten und die richtigen Instrumente
Egal, wie Sie die Liquidität kurz, mittel- oder langfristig planen wollen: die Basis für jede gute Planung sind verlässliche und vor allem aktuelle Daten.
Die Probleme scheinen oft sehr groß:
- Zu wenig Mitarbeiter im Finanzbereich (oder gar kein Finanzbereich)
- Die Buchhaltung wird einmal im Monat gemacht
- Die Auswertung des Steuerberates (Betriebswirtschaftliche Auswertung, BWA) kommt frühestens 6 Wochen nach Monatsabschluß
- Offene Forderungen und Verbindlichkeiten werden in vielen Unternehmen nur unzureichend überwacht.
Die Ursachen für diese Probleme sind die hohe Komplexität von Finanzen und zum Teil veraltete Instrumente – gerade im Mittelstand. Daher kommt für die Liquiditätsplanung oft noch Excel zum Einsatz. Doch Excel-Tabellen zu befüllen ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Auch die Qualität der aus Excel erstellten Prognosen ist leider unzureichend.
Eine Gesamtlösung für den Finanzbereich ist verlockend, aber viel zu aufwendig. Es müssen Prozesse angepasst, Schnittstellen definiert und Mitarbeiter geschult werden. Der große Vorteil der Digitalisierung ist die Möglichkeit, spezialisierte Tools dort einzusetzen, wo sie benötigt werden und diese dann zu verknüpfen. Damit schaffen Sie sich Ihr “ganz persönliches SAP” zu einem Bruchteil der Kosten.
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