Geht es um den transparenten Einblick in sämtliche Forderungen und Verbindlichkeiten sowie die aktive Liquiditätssteuerung eines Unternehmens, spielen die OPOS eine zentrale Rolle. Sie sorgen dafür, dass offene Rechnungen jederzeit nachvollziehbar sind und keine Zahlung aus dem Blick gerät. Der folgende Beitrag erläutert die Bedeutung von OPOS, ihre Definition, erklärt ihre Funktionsweise und zeigt, warum sie für die finanzielle Stabilität eines Unternehmens unverzichtbar sind.

Das Wichtigste in Kürze:

• Definition: OPOS = Offene Posten – Übersicht aller noch offenen Forderungen (Debitoren) und Verbindlichkeiten (Kreditoren).
• Funktion: Transparente Übersicht über Zahlungen, Fälligkeiten und Mahnstatus.
• Bedeutung: OPOS zeigen frühzeitig, wann Geld eingeht bzw. ausgeht und wo Engpässe drohen und sind damit wichtig für Liquidität und Planung.
• Vorteile: Priorisierung überfälliger Posten, Übersichtlichkeit, verbesserte Finanzplanung, Skonto-Nutzung, strukturiertes Mahnwesen, weniger Ausfälle, planbarer Cashflow

Inhaltsverzeichnis:

1. Die Bedeutung der OPOS – Definition & Erklärung
2. Was ist eine OPOS-Liste?
3. Offene Posten-Buchhaltung: Beispiel mit Tabelle
4. OPOS als entscheidender Hebel für Ihr Unternehmen und die Liquidität
5. Tipps für die richtige Umsetzung von OPOS: So setzen Sie Ihre Liste effizient um
6. Die Bedeutung der OPOS in der Praxis: häufige Fehler, ihre Folgen und wie man sie vermeidet
7. OPOS treffen Planung: So wird Ihre Liquidität planbar
8. FAQs

Die Bedeutung der OPOS – Definition & Erklärung

Viele Unternehmer kennen es: Ein Blick ins Online-Banking zeigt, dass weniger Geld als erwartet auf dem Konto ist. In der Buchhaltung zeigt sich schnell, woran das liegt: Einige Kunden haben ihre offenen Rechnungen noch nicht bezahlt.

• OPOS = Offene Posten – noch nicht beglichene Rechnungen von Lieferanten oder Kunden.

In der Buchhaltung definiert man als offene Posten alle Rechnungen, die noch nicht vollständig bezahlt wurden. Das kann sowohl auf der Ausgabenseite der Fall sein, wenn ein Unternehmen noch offene Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten hat, als auch auf der Einnahmeseite, wenn Kundenrechnungen noch ausstehen. Im Kern handelt es sich also um sämtliche Ein- und Ausgangsrechnungen, bei denen der Zahlungsvorgang noch nicht abgeschlossen ist. Man kann sie sich als eine Art „Zwischenstopp“ im Finanzfluss vorstellen: Das Geld ist entweder schon unterwegs zum Empfänger oder wird noch erwartet, ist aber noch nicht endgültig angekommen. Offene Posten fungieren damit als Schnittstelle zwischen der klassischen, rückblickenden Buchführung und einer vorausschauenden Liquiditätsplanung.

Die OPOS bedeuten in der Praxis, dass Zahlungsströme nachvollziehbar und steuerbar werden. Deshalb sind sie sowohl bei kleinen als auch großen Unternehmen wichtig, wenn es um die Sicherung der Liquidität geht.

Was ist eine OPOS-Liste?

Hierbei handelt es sich um eine Übersicht, in der sämtliche noch offene Posten/Rechnungen detailliert aufgeführt sind. Sie unterstützt dabei, keine offenen Forderungen zu übersehen und Mahnungen sowie Zahlungsziele präzise zu managen.

Wichtig für die Bedeutung der OPOS: Die OPOS-Liste unterscheidet sich grundsätzlich von der allgemeinen Buchhaltung, da die Buchhaltung sämtliche Zahlen eines Unternehmens darstellt. Oder noch genauer gesagt: Sie ist innerhalb der Buchhaltung ein gesonderter Ausweis noch nicht ausgeglichener Buchungen und wird differenzierter geführt als die reine Summen-/Saldoübersicht.

Übrigens: Unterschied zwischen Debitoren-OPOS und Kreditoren-OPOS

Debitorische OPOS = Auf der einen Seite stehen die Posten auf Kreditoren- bzw. Lieferantenkonten. Sie zeigen unbezahlte Rechnungen von Lieferanten oder Dienstleistern. Sobald die Zahlung erfolgt und verbucht wird, verschwindet der Posten automatisch aus der Liste. Wie lange er dort steht, hängt von den vereinbarten Zahlungsbedingungen ab. Das können wenige Tage sein, manchmal aber auch Monate, etwa bei Sicherheitseinbehalten in Bau- oder Projektverträgen.

Kreditorische OPOS = Auf der anderen Seite gibt es die Posten auf Debitoren- bzw. Kundenkonten. Hier werden ausgestellte Rechnungen an Kunden erfasst, die noch nicht bezahlt wurden. Sobald das Geld eingeht und die Zahlung in der Buchhaltung verbucht wird, wird auch dieser Posten als erledigt markiert.

Offene Posten-Buchhaltung: Beispiel mit Tabelle

Um die Bedeutung von OPOS besser nachvollziehen zu können, hilft das folgende Beispiel. Es erklärt sämtliche wichtigen Felder und Begrifflichkeiten. Anschließend soll eine Tabelle das Ganze verdeutlichen.

OPOS-Liste: Erklärung aller Felder und Begrifflichkeiten

• Rechnung/Belegnummer: Zur klaren Übereinstimmung und Nachvollziehbarkeit
• Kundendaten: Firmen-/Kundenname, Adresse, ggf. Ansprechpartner
• Rechnungsdatum: Entscheidend für die Fristen
• Offener Betrag: (netto/brutto) für die Liquiditätswirkung
• Zahlungsziel: Fälligkeit zur Steuerung des Mahnzeitpunktes
• Status: (offen/teilbezahlt/beglichen)
• Alterung/Verzugstage: Risikoabschätzung & Priorisierung
• Mahnstufe: Zur Kontrolle der bisherigen Mahnungen
• Weitere Infos und Notizen: Für Transparenz innerhalb des Teams

Beispieltabelle:

Das folgende Beispiel zeigt, wie Sie die einzelnen Felder einer OPOS-Liste richtig lesen und verstehen. So wird Ihnen die Bedeutung der OPOS und vor allem ihre Wichtigkeit auch in der Praxis verdeutlicht.

Wie hier ersichtlich ist, werden in der Liste nicht nur bereits überfällige Zahlungen, sondern auch offene Forderungen aufgeführt, die noch innerhalb der Zahlungsfrist sind. Darüber hinaus ist es sinnvoll, je nach Typ (Debitor oder Kreditor) zwei verschiedene Listen zu führen.

Außerdem schafft es Klarheit, verhindert doppelte Einträge und hilft dabei, Prioritäten zu setzen. Noch effizienter geht es übrigens, wenn Sie COMMITLY nutzen. Denn hiermit werden sämtliche offenen Posten automatisch in Echtzeit dargestellt – inkl. Zahlungseingänge, Fälligkeiten und Liquiditätseinblick. Die wahre Bedeutung der OPOS erkennt man nämlich nicht nur, wenn ein plötzlicher Engpass besteht, sondern auch, wenn Liquidität proaktiv statt reaktiv gesteuert werden soll.

OPOS als entscheidender Hebel für Ihr Unternehmen und die Liquidität

OPOS schaffen Transparenz darüber, welche Zahlungen noch offen sind – sowohl bei Forderungen (Debitoren) als auch bei Verbindlichkeiten (Kreditoren). Dadurch lässt sich jederzeit nachvollziehen, wann Geld eingeht und wann Ausgaben fällig werden.

Und was hat das Ganze mit der Liquidität zu tun? Ganz einfach! Anhand von OPOS erkennen Sie frühzeitige Gaps (Abweichungen & Finanzlücken) und können entsprechend gegensteuern, wenn beispielsweise hohe Ausgänge vor hohen Eingängen bevorstehen.

Die Bedeutung von OPOS in Bezug auf Sicherung & Optimierung der Liquidität:

• Priorisierung von Posten: Die größten und ältesten Forderungen werden ganz nach vorn gestellt. Zudem werden Kreditoren so geplant, um Skonti zu nutzen und Engpässe zu vermeiden.
• Zahlungsziele managen: Realistische Kundenzahlungen & vorteilhafte Lieferantenzahlungen ideal abpassen und verhandeln.
• Professionelles Mahnwesen: Überblick über sämtliche Stufen und Fristen – sorgt für Ordnung und schnellere Cash-ins.
• Zeitkategorien: Anhand von Buckets in Tagen wird ersichtlich, wo das Risiko steigt und wo gezielt gehandelt werden sollte:
  • 0 – 30 Tage: Noch im Rahmen, Erinnerung vorbereiten
  • 31 – 60 Tage: Leicht überfällig, freundlich mahnen und Verhandlung anbieten
  • 61 – 90 Tage: Deutlich überfällig, weitere Mahnstufen bis Eskalation
  • über 90 Tage: Kritisch, Inkasso & rechtliche Schritte
• Nutzen & Dringlichkeit: Reduzierung von Streuverlusten und Stärkung von Handlungsfähigkeit.

Unser Tipp: Bevor die Liquidität sinkt und das Cash knapp wird, lieber regelmäßig OPOS prüfen, ihre Bedeutung für die Zahlungsfähigkeit einschätzen und entsprechend handeln. Mit COMMITLY stellen Sie dabei sicher, dass sämtliche Informationen automatisiert ablaufen. Dadurch sind Engpässe früh sichtbar und Sie ergreifen rechtzeitig die passenden Maßnahmen.

Tipps für die richtige Umsetzung von OPOS: So setzen Sie Ihre Liste effizient um

Fakt ist: Eine OPOS-Liste ist nur so gut wie ihre Pflege selbst. Was in eine solche Liste gehört und welche Bedeutung die einzelnen OPOS-Begriffe haben, wissen wir bereits. Jetzt schauen wir uns an, wie die Listenführung zuverlässig und effizient erfolgt. Denn nur wer die OPOS regelmäßig und strukturiert führt, behält die Kontrolle und sichert seine Liquidität. Nachfolgend erhalten Sie einige Tipps für die Umsetzung und ihre Bedeutung in Bezug auf OPOS:

• Kontrollintervall: Je nach Umfang der Liste und Größe des Unternehmens z. B. mind. 1x pro Woche prüfen, um den Cashflow und Mahnläufe aktiv zu halten.
• Automatische Zuordnung: Eingehende oder ausgehende Zahlungen werden automatisch den Belegen im System zugeordnet. Das spart Zeit und Fehler.
• Zuständigkeiten regeln: Wer verfolgt die Forderungen regelmäßig und gibt Zahlungen frei?
• Priorisieren: Die größten und ältesten Posten zuerst bearbeiten.
• Strukturiertes Mahnwesen: Vorlagen für alle Stufen anlegen und feste Intervalle und Tonalität definieren.
• Dokumentation: Bei mehreren Mitarbeitern an einer OPOS-Liste sämtliche Notizen, Telefonate und Mahnstufen direkt in der Übersicht festhalten.

Die Bedeutung der OPOS in der Praxis: häufige Fehler, ihre Folgen und wie man sie vermeidet

Auf den ersten Blick wirkt die Offene-Posten-Liste eher nüchtern. Doch wird sie vernachlässigt oder falsch geführt, kann das schwerwiegende finanzielle Folgen haben. Deshalb zeigen wir Ihnen hier häufige Fehler, Stolpersteine und Tipps, wie sie vermieden werden:

• Fehlerhafte Stammdaten: Zahlungen kommen nicht voran oder zurück. Deshalb: Stammdaten regelmäßig pflegen und kontrollieren.
• Kein geplanter Rhythmus: Mahnungen werden zu spät verschickt, Zahlungseingänge verspäten sich. Hier hilft eine regelmäßige Routine wie z. B. 1x wöchentlich Überprüfung.
• Schlechter/manueller Zahlungsabgleich: Posten bleiben offen, obwohl bereits bezahlt, Reports sind ungenau und lückenhaft. Lieber einen regelmäßigen Abgleich mit der Bank durchführen, am besten automatisiert.
• Skonto wird ignoriert: Dadurch steigen die Kosten unnötig. Hilfreich ist in diesem Falle ein Fälligkeitskalender und eine Priorisierung vom Cash-Out.
• Falsche Zuständigkeiten im Team: Keine fest eingeplanten Mitarbeiter für das Kontroll- und Mahnwesen. Deshalb ist eine genaue Rollenzuweisung erforderlich.
• Häufige Rückspiegel-Sicht: Wer bei den OPOS nur auf vergangene Rechnungen schaut, bemerkt Engpässe oft zu spät. Besser ist es also, auch zukünftige, fällige Posten einzuplanen.

Merke: Nur wer die Bedeutung der OPOS ernst nimmt, reduziert Konflikte und schützt seinen Cashflow. Das macht sich langfristig positiv bemerkbar.

OPOS treffen Planung: So wird Ihre Liquidität planbar

Ohne genauen Blick auf die offenen Posten wird der Cashflow schnell zur Bauchentscheidung. Mit einer sauber geführten OPOS-Liste machen Sie offene Beträge und Zeitpunkte sichtbar und erfahren durch vorausschauende Liquiditätsplanung, was in den kommenden 3, 6 oder 9 Monaten passieren kann. Bei COMMITLY ist die Wichtigkeit und Bedeutung der OPOS klar. Ab sofort ändern Sie offene Posten in handfeste Entscheidungen.

• Einfaches & professionelles Cashflow-Management
• Realtime-Integrationen & direkte APIs
• Planung & Monitoring in einem Tool
• Entwickelt von Profis (25+ Jahre)
• Faire, transparente Preise

FAQs

• Was bedeutet OPOS in der Buchhaltung?
  OPOS steht für Offene Posten – also alle noch nicht beglichenen Rechnungen eines Unternehmens. Dazu gehören sowohl offene Forderungen gegenüber Kunden (Debitoren) als auch offene Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten (Kreditoren).
• Was bedeutet ausziffern?
  Ausziffern heißt, eine offene Rechnung mit der entsprechenden Zahlung zu verrechnen. Erst wenn dieser Abgleich erfolgt, wird der Posten als erledigt markiert und aus der Offene-Posten-Liste entfernt. Dieser Prozess ist wichtig, um jederzeit einen aktuellen Überblick über Forderungen und Verbindlichkeiten zu haben.
• Wofür wird eine Offene Posten-Liste benötigt?
  Die OPOS-Liste gibt einen transparenten Überblick über alle unbezahlten Rechnungen, Fälligkeiten und Mahnstufen. Sie hilft, offene Beträge im Blick zu behalten und Zahlungseingänge sowie -ausgänge aktiv zu steuern.
• Welche Bedeutung haben OPOS für die Liquidität?
  Offene Posten zeigen frühzeitig, wann Geld eingeht oder ausgeht und wo Engpässe drohen. So lassen sich Liquiditätslücken erkennen, Skonti nutzen und Prioritäten bei Zahlungen richtig setzen.
• Was ist der Unterschied zwischen Debitoren- und Kreditoren-OPOS?
  Debitoren-OPOS: Offene Forderungen von Kunden, die noch nicht bezahlt haben.
  Kreditoren-OPOS: Offene Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten, die noch zu begleichen sind.
  Beide Listen zusammen ergeben das vollständige Bild über die Zahlungsströme eines Unternehmens.

Welche Bedeutung haben OPOS in der allgemeinen Buchhaltung? Wie unterscheiden sie sich?
Die Buchhaltung bildet sämtliche Geschäftsvorfälle ab, während offene Posten ausschließlich die noch offenen – also nicht ausgeglichenen – Posten darstellen. Damit sind sie ein spezielles Kontrollinstrument für den Zahlungsstatus.