In diesem Beitrag finden Sie umfassende Informationen zum Thema Liquiditätsplanung: Definition, Notwendigkeit und Fallstricke. Sie erfahren alles über den Liquiditätsplan – Vorlage aus Excel oder lieber nicht? – wie man ihn erstellt und Sie sehen Beispiele aus der Praxis.

Seit 20 Jahren begleiten mich diese Themen nun schon durch alle Stufen meiner Karriere. Vom Assistenten im Finanzbereich bis zum Finanzvorstand und der Verantwortung, die Liquidität des Unternehmens sicherzustellen. Sollten Informationen fehlen oder Fragen unbeantwortet bleiben, lassen Sie es mich bitte direkt unter juergen@commitly.com wissen!

Warum Liquiditätsplanung?

Nichts ist mit der Bedeutung vergleichbar, die Liquidität für kleine und mittlere Unternehmen hat. Bei finanziellen Engpässen sind ihre Handlungsmöglichkeiten im Vergleich zu großen Betrieben stark eingeschränkt und leider wird der Handlungsbedarf oft erst sehr spät erkannt.

Wer kennt es nicht? Dringend vs. Wichtig!

Abbildung: Ungleichgewicht von dringenden vs. wichtigen Aufgaben im Bereich Liquidität

Abb.: Ungleichgewicht von dringenden vs. wichtigen Aufgaben im Bereich Liquidität

Um einen Liquiditätsengpass zu überwinden, beschränken sich die Möglichkeiten in der Regel auf drei Optionen:

• Externe Finanzierung durch die (Haus-)Bank
• Verzicht auf Entnahmen
• Finanzierung durch Eigentümer

Moment! Was ist mit der Ausnutzung von Zahlungszielen bei Lieferanten oder Anzahlungen durch Kunden? Wenn man darüber nachdenkt, ist es dringend notwendig, die grundsätzliche Zahlungsfähigkeit des Unternehmens zu prüfen. Aber dazu komme ich später noch.

Was ist ein Liquiditätsplan?

Ein Liquiditätsplan, auch Liquiditätsrechnung genannt, ermittelt die zukünftigen Zahlungsströme eines Unternehmens. Die erwarteten Einnahmen werden systematisch mit den tatsächlichen Ausgaben verglichen. Diese Darstellung erfolgt anhand einer Vorlage, die nach den spezifischen Anforderungen des Unternehmens variieren kann. Die erwarteten Cashflows, also Einnahmen und Ausgaben, können unterschiedlich definiert werden:

• Bereits erfolgte Transaktionen werden als Ein- bzw. Auszahlungen bezeichnet.
• Zusätzlich umfasst die Definition auch die „Offenen Posten“ – das sind bereits vorliegende, aber noch unbezahlte Rechnungen.
• In einer erweiterten, für die Planung verwendeten Definition, umfasst der Liquiditätsplan auch erwartete Einnahmen und Ausgaben über einen längeren Zeitraum, auch wenn diesen keine Rechnungen zugrunde liegen. Diese werden oft aus einem weiteren Finanzplan abgeleitet.

Einnahmen und Einzahlungen sowie Ausgaben und Auszahlungen werden häufig synonym verwendet. Es ist jedoch wichtig, einige wesentliche begriffliche Unterschiede zu kennen.

Was ist also eine Liquiditätsrechnung?

Die Liquiditätsrechnung ist ein Synonym für die Liquiditätsplanung und ermittelt die zukünftigen Zahlungsströme eines Unternehmens, um diese in einer systematischen Form gegenüberzustellen.

Zahlungsströme: Einzahlungen vs. Erlöse und Auszahlungen vs. Aufwendungen

Bei Zahlungsströmen kommt es oft zu einer Vermischung verschiedener Begriffe. Erlöse und Aufwendungen sind Begriffe aus der doppelten Buchhaltung, bei denen es irrelevant ist, ob bereits ein Zahlungseingang erfolgt ist.

Ein- und Auszahlungen sind hingegen Begriffe aus der Liquiditätsplanung und lassen sich einfach identifizieren: hat es eine Bewegung auf dem Konto gegeben? Wenn ja, dann sind sie eindeutig als solche zuzuordnen.

All diese Begriffe gehören zur Finanzbuchhaltung, unterscheiden sich jedoch im ermittelten Ergebnis. Selbst die Suche bei Google kann herausfordernd sein.

Wir haben eine gute Darstellung auf Rechnungswesen-info.de gefunden:

Abb: Begriffsdefinitionen in der Finanzbuchhaltung (und Kostenrechnung)

In dieser Tabelle werden auch die Begriffe Ausgaben und Einnahmen erwähnt. Diese sind weiter gefasste Fachbegriffe in der Liquiditätsplanung und beinhalten zusätzlich zu den tatsächlichen Transaktionen auch die offenen Posten, also Ausgaben bzw. Einnahmen, die noch keine Auszahlungen bzw. Einzahlungen sind.

Liquiditätsplan erstellen mit der richtigen Zielsetzung

Der Plan hat die Aufgabe, die künftigen verfügbaren liquiden Mittel eines Unternehmens darzustellen, also den Liquiditätsbestand an einem bestimmten Tag. Anders formuliert: wie viel Geld steht dem Unternehmen in 3 Wochen, 3 Monaten oder 12 Monaten zur Verfügung? Klassische Fragen, die mithilfe eines Liquiditätsplans beantwortet werden sollen, sind:

• Kann ich mir einen zusätzlichen Mitarbeiter leisten?
• Kann ich ein großes Projekt vorfinanzieren? (Habe ich den „Atem“ dazu?)
• Kann ich ein fälliges Darlehen am Tag X zurückzahlen oder muss ich refinanzieren?

Die übergeordnete Zielsetzung dabei ist, die jederzeitige Zahlungsfähigkeit sicherzustellen bzw. zu überwachen. Dies ist eine der wichtigsten Aufgaben eines Unternehmers, nicht delegierbar und bei Missachtung sogar mit strafrechtlichen Konsequenzen verbunden (Stichwörter: Fortbestandsprognose, Fahrlässigkeit, Insolvenzverschleppung).

Ich würde sogar soweit gehen: Ein Finanzplan ist die Kür, die Liquiditätsplanung aber Pflicht.

Finanzplan vs. Liquiditätsplan

Der Finanzplan eines Unternehmens stellt die erwarteten Erlöse den Aufwendungen in einer Periode gegenüber, um den Gewinn zu ermitteln. Das Herzstück ist die Plan-Gewinn- und Verlustrechnung (Plan GuV), in der Regel eines Geschäftsjahres. Diese wird oft von Nebenrechnungen und Detailplanungen wie der Umsatz-, der Finanzierungs- und einer Personalplanung sowie einer Investitionsrechnung begleitet.

In größeren Unternehmen wird der Finanzplan auch in Geschäftsbereiche bzw. Kostenstellen gegliedert. Mehr oder weniger komplex ausgeprägt kann es zudem eine Nebenrechnung für Ertragssteuern geben. Eigentlich gehört auch eine Planbilanz zur Finanzplanung, jedoch wird diese in der Praxis oft durch die erwähnten Nebenrechnungen ersetzt.

Das hat einen guten Grund: Der Finanzplan bildet die Buchhaltung einer Periode ab. Die Erstellung einer Planbilanz wäre gleichzusetzen mit der Abschlusserstellung eines Steuerberaters. Da die Buchhaltung ein geschlossener Kreislauf ist und viele Pläne in Excel gemacht werden, entsteht bei einer Planbilanz oft ein Zirkelbezug, der größte Feind des Excel-Planers.

Diese notwendige Detailgenauigkeit und Komplexität führen in der Praxis oft dazu, dass auf die Erstellung der Planbilanz verzichtet wird.

Der Finanzplan wird immer bei Gründung und dann zumindest jährlich aufgestellt. In größeren Unternehmen und Konzernen erfolgt die Planung mehrmals pro Jahr in Zyklen. Unsere Freunde von Billomat – die Buchhaltung lieben – haben einen kurzen, lesenswerten Beitrag zum Thema Finanzplan geschrieben.

Was sind jetzt die Unterschiede zwischen einem Finanzplan und der Liquiditätsplanung?

Businessplan vs. Finanzplan

Der Businessplan ist der umfassendste Begriff in diesem Bereich. Er wird meist bei der Gründung vollumfänglich erstellt und richtet sich an zwei Empfängerkreise:

• interne – das Gründungsteam
• externe – Förderstellen, Investoren

Er besteht aus einer Vielzahl qualitativer und quantitativer Elemente:

• Kurzzusammenfassung (Executive Summary)
• Persönliche Daten der Gründer
• Darstellung der Produkt- oder Serviceidee
• Kundenbeschreibung und Marketingplanung
• Beschreibung des Mitbewerbs
• Darstellung der Einkaufs- und Produktionsplanung
• Darstellung der Standort- und Rechtsformwahl
• Chancen und Risiken
• Finanzplanung
• Anhang
• etc.

Fuer-gruender.de hat diesbezüglich eine sehr umfangreiche Beschreibung in diesem Beitrag erstellt: Businessplan Einleitung

Eine großartige, einfache Methode, alle Komponenten gesamtheitlich zu definieren, liefert auch das Business Model Canvas:

Hier geht es zur offiziellen Website https://www.strategyzer.com/

Liquiditätsplan vs. Kapitalflussrechnung

Der Vollständigkeit halber sollte man diese Begriffe ebenfalls hinzufügen. Im Wesentlichen beschreiben alle drei Begriffe – Liquiditätsplan, Kapitalflussrechnung und Cashflow-Rechnung – das Gleiche, nämlich den Liquiditätsplan. Der Begriff Kapitalflussrechnung wird jedoch in der Regel eher in der Nachbetrachtung verwendet. Bei großen Unternehmen ist er Bestandteil des Jahres- bzw. Konzernabschlusses.

Ein weiterer Unterschied zum Liquiditätsplan ist, dass die Berechnung des Kapitalflusses üblicherweise die indirekte Methode zur Ermittlung der liquiden Mittel verwendet. Statt die Einnahmen direkt den Ausgaben gegenüberzustellen, wird die Höhe aus den Differenzen von Vermögen und Verbindlichkeiten ermittelt.

Als „Finanzer“ komme ich jetzt über die verschiedenen Definitionen der indirekten Ermittlung ins Schwärmen, das lasse ich aber besser an dieser Stelle sein. Dennoch ist dies die ideale Überleitung zum nächsten Thema, der Liquiditätsplanung.

Basis für einen Liquiditätsplan

Das ideale Template ist die Kapitalflussrechnung. Warum? Eine Vorlage für einen Liquiditätsplan sollte:

1. Alle Elemente einer Finanzplanung beinhalten.
2. Überleitbar zur Buchhaltung sein.
3. Eine Abstimmung mit dem Bankkonto ermöglichen.

Außerdem müssen die Anforderungen in Bezug auf zeitliche Auswertungen und Pflege der Daten berücksichtigt werden.

Wenn US-Investoren beispielsweise davon sprechen, dass die Liquiditätsplanung oder auch das Cash-Prognosemodell auf Basis der Gewinn-und-Verlust-Rechnung, erweitert um Bilanzpositionen, aufgebaut sein soll, sprechen sie genau von dieser Kapitalfluss- bzw. Cashflow-Rechnung.

Cashflow Schema (Kapitalflussrechnung)

Wir wissen, dass der Finanzplan eine Plan-GuV (Gewinn-und-Verlust-Rechnung) und Nebenrechnungen beinhaltet. Außerdem haben wir festgestellt, dass Liquiditätsplan und Kapitalflussrechnung eng miteinander verbunden sind. Daraus ergibt sich, dass sie die ideale Vorlage für einen Liquiditätsplan ist, konkret die Methode der direkten Ermittlung der Kapitalflussrechnung bzw. Cashflow-Rechnung. Das ist auch der Grund, warum COMMITLY diese Methode verwendet.

Lassen Sie uns diese Hypothese kurz überprüfen: Der Cashflow aus operativer Tätigkeit stellt die operativen Einnahmen und Ausgaben gegenüber, im Wesentlichen im Schema einer GuV. Im Bereich der Einnahmen fließen die Annahmen der Nebenrechnung Umsatzplanung ein, im Bereich der Ausgaben die Personalplanung. Der Cashflow aus Investition spiegelt die Investitionsplanung wider, der aus Finanzierungen die Finanzierungsplanung.

Da die Liquiditätsplanung alle Einzahlungen und Auszahlungen beinhaltet, müssen die liquiden Mittel am Ende einer Periode auch mit den Zahlen in der Buchhaltung übereinstimmen. Im Wesentlichen ergibt sich folgendes Schema:

Eine genauere Beschreibung des Schemas inkl. Kategorien ist hier ersichtlich.

Bleibt noch das Thema Anforderungen an die zeitliche Auswertung. Gerade in der Liquiditätsplanung wird diese oft auf Wochenbasis angefordert. Im Idealfall ist daher eine Auswahl zwischen verschiedenen Zeitschienen möglich.

Vorlagen hauptsächlich für die Einnahmenüberschussrechnung

In Österreich wird die Einnahmenüberschussrechnung als Einnahmen-Ausgaben-Rechnung bezeichnet. Wenn man nach „Liquiditätsplanung Vorlage“ sucht, erhält man über 69.000 Ergebnisse in nur 0,38 Sekunden. Das ist beeindruckend!

Allerdings stellt sich bei genauerer Betrachtung der Suchergebnisse heraus, dass es gar nicht so einfach ist, die passende Vorlage zu finden. Hier sind Links zu einigen kostenlosen Beispielen:

• https://www.ihk-schleswig-holstein.de/starthilfe/existenzgruendung/gruendungskonzept/liquiditaetsplan/1368412
• https://heenemann.de/downloads/
• https://www.constanze-elter.de › 2018/03 › Kap-5_Liquiditaetsplan2

Ein Template, das ich gerne hervorheben möchte, ist das der Kfw – Bank mit Verantwortung. Im Rahmen des Förderangebots für inländische Unternehmen gibt es eine Checkliste für den Liquiditätsplan. Dabei handelt es sich um ein bearbeitbares PDF.

Im Wesentlichen verwenden diese Beispiele immer ein Schema:

Der Nachteil dieser Betrachtung ist, dass Einnahmen und Ausgaben nicht in die Gruppen operativ, Investition und Finanzierung gegliedert werden. Diese Gliederung ist wichtig, da sie die unterschiedlichen Möglichkeiten der Beeinflussung widerspiegelt. Investitionen können oft „geschoben“ werden, das heißt, sie lassen sich zeitlich nach hinten verlagern. Finanzierungen, insbesondere Entnahmen, sind ebenfalls steuerbar.

Zusätzlich ermöglicht diese Darstellung keine Aussagen über die durchschnittlichen monatlichen Einnahmen bzw. Ausgaben, da diese in der Regel ohne Effekte wie Investitionen und Finanzierungen getroffen werden. Alle Vorlagen haben eines gemeinsam: sie richten sich an sehr kleine Unternehmer und vermischen wesentliche Komponenten.

Die oben besprochene Trennung in operative Ein- und Auszahlungen sowie die Bereiche Investition und Finanzierung hat große Vorteile. Durch sie ist eine klare Aussage über die regelmäßig wiederkehrenden Ein- und Auszahlungen sowie über Trends möglich. Üblicherweise deuten nämlich Sprünge in Ein- bzw. Auszahlungen auf Finanzierungs- und Investitionsaktivitäten hin.

Wir hören in unseren Gesprächen im Rahmen von Onboardings oft: die Höhe der Ausgänge in diesem Monat kann nicht stimmen!

Das ist fast immer ein Hinweis darauf, dass in diesem Monat eine Darlehensrückzahlung, eine Investition oder auch eine Entnahme erfolgt ist. Die Verwendung des Schemas der Kapitalflussrechnung leistet hier Abhilfe. Durch die Trennung in diese drei Bereiche erfolgt statistisch gesehen eine Normalisierung, die Voraussetzung, um überhaupt Trendaussagen treffen zu können.

Hier ein stark vereinfachtes Beispiel dieser Situation:

Sie wissen, dass Ihre Ausgaben pro Monat sich bei +/- 25 bewegen. In einer Grafik sehen Sie nun im vergangenen Juni einen Wert von 62. In der externen Betrachtung ohne weitere Informationen würde sich dadurch aber durchschnittliche Ausgaben in Höhe von 40 ergeben.

Die reine Summierung von Ausgaben kann daher einen verzerrenden Effekt haben. Splittet man nun die Ausgaben in die Gruppen operativ und Finanzierung ergibt sich folgendes Bild:

Es ist auf den ersten Blick erkennbar, dass sich die Ausgaben im Juni aufgrund der Rückzahlung eins Darlehens erhöht haben und sich die operativen Ausgaben in dem erwarteten Bereich bewegen.

Vorlagen im Rahmen einer Fortbestandsprognose

Ein besonderer Fall für eine Liquiditätsplanung liegt bei drohender Insolvenz vor. Wie bereits eingangs erwähnt, zählt die laufende Überwachung der Liquidität zu den wichtigsten Aufgaben des Unternehmers bzw. Geschäftsführers. Die Fortbestandsprognose wird im sogenannten IDW S 11 beschrieben bzw. geregelt. Der IDW S 11 selbst gibt jedoch keine konkrete Vorlage vor.

In solchen Fällen wird die Vorlage des Liquiditätsplans um Ausgleichs- bzw. Anpassungsmaßnahmen erweitert. Dadurch wird aufgezeigt, welche operativen, investitionstechnischen bzw. finanzierungstechnischen Maßnahmen der Unternehmer ergreift, um den Liquiditätsengpass zu beseitigen (rot umrandeter Bereich). Leider erfolgt dies oft in einer nicht klar gegliederten Form.

Quelle: Praxishandbuch Sanierung im Mittelstand – Kapitel: Die Unternehmenskrise: Arten, Ursachen, Stadien und Analyse, Springer

Um nochmals die Bedeutung des Cashflow-Schemas als Vorlage mit seiner Unterteilung in operativ, Investitionen und Finanzierung zu unterstreichen, habe ich bewusst etwas umständlich geschrieben.

Was ist eine Liquiditätsplanung?

Es ist so simpel und logisch, wie es klingt: Liquiditätsplanung bedeutet, einen Liquiditätsplan zu entwerfen. Es geht also darum, eine Planungsvorlage mit erwarteten Zahlungsströmen, als Ein- bzw. Auszahlungen zu füllen. Oft werden die Begriffe synonym verwendet.

IST-Zahlen als Basis

Die wichtigste Basis für jede Liquiditätsplanung ist der Stand der verfügbaren Mittel, also der Liquiditätsbestand. Verfügbare Mittel sind in der Regel das vorhandene Guthaben auf Bankkonten (Bankguthaben) und eine eventuell nicht ausgenutzte Kreditlinie. Das bedeutet, dass das Konto und die aktuellen Ist-Zahlen im Zentrum stehen und nicht die Buchhaltung.

Warum nicht die Buchhaltung? Die Hauptaufgabe der Buchhaltung ist die ordnungsgemäße Abbildung der Geschäftsvorgänge des Unternehmens in einer Periode, wobei die Verbuchung der Geschäftsvorfälle in der Regel relativ spät erfolgt. In vielen Fällen dient die Umsatzliste der Bank als Basis bzw. Kontrolle der Buchungen.

Erstellung der Liquiditätsplanung

Die Aktivität lässt sich zeitlich in zwei Phasen unterteilen:

• die erstmalige Erstellung
• die laufende Pflege, auch rollierende Liquiditätsplanung genannt

Wie oft macht man eine Liquiditätsplanung?

Liquidität ist eine Zeitpunktgröße und bedeutet, jederzeit, also jeden Tag, seinen Zahlungsverpflichtungen nachkommen zu können. Es geht um die Liquiditätsentwicklung. Die Erstellung ist also stark abhängig von der Höhe der liquiden Mittel (in der Regel Bankguthaben und Kassenbestände) im Verhältnis zu den erwarteten Abgängen eines Unternehmens. Grundsätzlich wird empfohlen, sie wöchentlich zu überarbeiten – schon alleine aus Haftungsgründen.

In diesem Zusammenhang gibt es einen sehr interessanten und kurzen Artikel zum Thema vom bekannten US-Venture-Investor Fred Wilson: „Cash Management (in Start-ups)“. Ich habe „Start-ups“ in Klammern gesetzt, da Fred Wilsons Definition sehr weit gefasst ist.

Warum ist die Liquiditätsplanung so wichtig?

Die ausreichende Verfügbarkeit von Liquidität und das Füllen der Liquiditätsbestände sind ureigene Aufgaben eines Unternehmers, die nicht delegiert werden sollten. Aufgabe des Eigentümers ist es, eine Person mit der Sicherung der Zahlungsfähigkeit, also der Prognose der Entwicklung, zu beauftragen – oder diese Kompetenz selbst zu übernehmen. Liquiditätsvorschau und -Überwachung können delegiert werden, die Verantwortung für den Fortbestand verbleibt jedoch beim Eigentümer.

Warum ist das so? Weil Unternehmen ohne Liquidität, d. h. ohne liquide Mittel (Bankguthaben, Kassenbestände oder ausnutzbare Kreditlinien), scheitern. Im rechtlichen Sinne versteht man darunter die Insolvenz. Diese bezeichnet die Situation eines Schuldners, der seine Zahlungsverpflichtungen gegenüber Gläubigern nicht erfüllen kann. Um die Folgewirkungen einer Zahlungsunfähigkeit zu minimieren, gibt es Insolvenzordnungen.

Eine Verfehlung im insolvenzrechtlichen Sinne oder gar Fahrlässigkeit beim Controlling kann bis zu strafrechtlichen Konsequenzen führen.

Jetzt wird es praktisch: wie macht man eine Liquiditätsplanung?

Bei der Erstellung einer Liquiditätsplanung gibt es folgende mögliche Vorgehensweisen:

1. Zero Base: Man beginnt mit der Vorlage eines leeren Liquiditätsplans und trägt die zukünftigen Zahlungsströme, also die erwarteten Einnahmen und Ausgaben, ein.
2. Fortschreibung der Ist-Zahlen: Die Ist-Zahlen (Kontostand + vergangene Transaktionen) werden in einen Liquiditätsplan überführt und man unterstellt einen linearen Zusammenhang mit der Entwicklung der Vergangenheit.
3. Übernahme der Zahlen aus dem Finanzplan: Die Zahlen aus dem Finanzplan werden in den Liquiditätsplan übergeleitet.

In der Praxis werden die Vorgehensweisen 2 und 3 häufig in Kombination verwendet.

Vom Finanz- zum Liquiditätsplan

Bei der Überleitung der Zahlen aus dem Finanz- in den Liquiditätsplan sind folgende Dinge zu beachten:

• Unterschied zwischen Erlösen/Aufwendungen und Ein-/Auszahlungen: Berücksichtigt werden Erlöse und Aufwendungen, nicht Ein- und Auszahlungen. Daher sollten Sie die durchschnittlichen Zahlungsziele Ihrer Kunden und Ihr Zahlungsverhalten bei Lieferantenrechnungen berücksichtigen. Dies bezieht sich auf die Zeitspanne, bis eine Transaktion auf dem Konto erfolgt, auch bekannt als Cash-Conversion-Cycle.
• Netto- vs. Bruttowerte: Die Finanzplanung erfolgt netto, während die Liquiditätsplanung Bruttowerte verwendet, da die tatsächlichen Zahlungsflüsse auf den Konten prognostiziert werden sollen.
• Ausschluss „unbarer“ Positionen: In der Liquiditätsplanung sind „unbare“ Positionen, wie Abschreibungen, nicht zu berücksichtigen.
• Erweiterter Planungshorizont bei Plan GuV: Wenn im Rahmen der Finanzplanung nur eine Plan GuV erstellt wurde, ist der Planungshorizont unbedingt auch auf Investitionen und Devestitionen zu prüfen.
• Berücksichtigung von Finanzierungen: Achten Sie besonders auf Rückzahlungstermine von Darlehen.
• Dividenden und Haftung: Beachten Sie die Auszahlungstermine von Dividenden. Selbst eine von den Gesellschaftern beschlossene Dividende darf im Falle einer drohenden Zahlungsunfähigkeit nicht ausgeschüttet werden, auch auf schriftliche Weisung nicht. Im Extremfall kann dies zu einer persönlichen Haftung des Geschäftsführers führen.
• Unterschiedliche Betrachtungsperioden: Während die Erstellung eines Finanzplans für die Folgeperiode in der Regel am Ende eines Geschäftsjahres erfolgt, schaut der Liquiditätsplan immer mindestens 6–12 Monate in die Zukunft. In der zweiten Jahreshälfte kann es daher sein, dass keine Planzahlen aus dem Finanzplan zur Verfügung stehen.
• Aufsatzpunkt: Der Finanzplan benötigt keinen „Aufsatzpunkt“, während die Liquiditätsplanung von einem aktuellen Liquiditätsbestand (z. B. den Bankguthaben) ausgeht. Das liegt daran, dass das Ergebnis der Finanzplanung eine Zeitraumgröße (Gewinn einer Periode) ist, während das Ergebnis der Liquiditätsplanung eine Zeitpunktgröße (Liquidität zu einem Tag X) darstellt.

Was wird benötigt, wenn man eine Liquiditätsplanung erstellen möchte?

Sie ist, wie gezeigt, nicht nur die wichtigste, sondern auch die am einfachsten zu erstellende. Für die Erstellung benötigen Sie folgende Informationen:

• Den aktuellen Bestand an liquiden Mitteln (Liquiditätsbestand): Das ist in der Regel die Summe der Kontostände der Bankkonten (Bankguthaben) und der Kassenbestände. Achtung: vergessen Sie hier beispielsweise Paypal-Guthaben nicht!
• Annahmen über die zukünftigen Zahlungsströme: Diese Annahmen verändern den aktuellen Bestand an liquiden Mitteln:
  • Kurzfristiger Bereich: Offene Posten sind hier vor allem die Basis.
  • Mittelfristiger Bereich: Hinweise können ein Finanzplan oder die historischen Ist-Zahlen aus Vorperioden sein.
  • Langfristiger Bereich: Anhaltspunkte sind die unternehmerischen Zielsetzungen bzw. Prioritäten, wie angestrebtes Umsatzwachstum oder höhere Privatentnahmen.

Laufende Wartung oder auch rollierende Liquiditätsplanung

Durch den Einsatz einer rollierenden Planung können Sie laufend Ihre ursprünglich gesetzten Ziele überwachen und diese auf Basis von Fakten gegebenenfalls überarbeiten. Was einfach klingt, ist in der Praxis oft mühsam zu erstellen, zu pflegen und aktuell zu halten.

Zwei Punkte sind dabei besonders zu beachten:

1. Aktualität: Die Planung muss immer aktuell gehalten werden. Dies erreicht man, indem man einen Mitarbeiter beauftragt, der regelmäßig die Bankkonten überwacht und die Daten in einem Planungs-Tool zusammenführt, sei es in Excel oder in einem ERP-System.
2. Vollständigkeit der Budgets: Es dürfen keine Budgets „vergessen“ werden. Alle relevanten Informationen müssen in die Planung einfließen.

Von einem Ansatz wie „das habe ich im Gefühl“, ist dringend abzuraten. Der wichtigste Punkt dagegen: Sollte doch etwas passieren, ist man als Geschäftsführer schnell in der „groben Fahrlässigkeit“ und damit bei einer Insolvenzverschleppung, was strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.

Und was ist mit „Budgets vergessen“ gemeint?

Nehmen wir an, dass Sie einen Umsatz von 10.000 in einem Monat geplant haben, es kommen aber nur 8.000. Der verantwortliche Mitarbeiter versichert ihnen, dass die 2.000 zu einem späteren Zeitpunkt „nachgeholt“ werden. Bei einem bloßen Soll-Ist-Vergleich ist diese Information ein Kommentar. Bei einer rollierenden Planung muss das zukünftige Budget um die nachzuholenden 2.000 angepasst werden. Das gilt nicht nur für Zahlungseingänge, sondern in besonderem Ausmaß für Zahlungsausgänge. Da eine Liquiditätsplanung immer eher konservativ gehalten sein sollte, sind im Zweifel positive Abweichungen bei Zahlungen auf die nächsten Monate vorzutragen, d. h. es wird unterstellt, dass diese in den Monaten „eingesparten“ Kosten zu einem späteren Zeitpunkt doch noch kommen. Im Idealfall entstehen diese Kosten doch nicht und sie haben eine Liquiditätsreserve oder auch „Rückstellung“ aufgebaut. Nichts ist angenehmer als einen kleinen Puffer zu haben!

Sonderthemen in der Liquiditätsplanung

Umsatzsteuer

Ziel ist die Abbildung der zukünftigen Zahlungsströme, also der Ein- und Auszahlungen. Grundsätzlich erfolgen diese immer brutto. Dabei schuldet der Leistungserbringer die Umsatzsteuer in der Regel gegenüber dem Finanzamt. Sie ist eine Jahressteuer mit monatlichen oder quartalsweisen Umsatzsteuervorauszahlungen. Das bedeutet, dass diese Vorauszahlungen liquiditätswirksam geplant werden müssen. Da der leistende Unternehmer die Steuer schuldet, darf der Leistung Empfangende die von ihm gezahlte Umsatzsteuer (Vorsteuer) bei der Berechnung der Umsatzsteuervorauszahlungen zum Abzug bringen. Für die Berechnungen sind die jeweils in den Ländern der EU geltenden Umsatzsteuersätze heranzuziehen.

Schon mal gewundert, warum bei manchen Rechnungen 0 % VAT Reverse-Charge steht?

Eine Ausnahme bildet das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren innerhalb der EU. Dies führt in definierten Fällen zu einer Umkehrung der Steuerschuldnerschaft. Haufe hat die Leistungen sehr übersichtlich dargestellt: Wechsel der Steuerschuldnerschaft

Das Reverse-Charge-Verfahren greift vor allem bei Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU und ist abhängig vom Ort der Leistungserstellung. De facto führt das beispielsweise bei digitalen Dienstleistungen wie Google Ads, COMMITLY etc. zu einem Ausweis von 0 % Umsatzsteuer und dem entsprechenden Vermerk: „Unterliegt dem Reverse-Charge-Verfahren.“

Die korrekte Abbildung der Umsatzsteuer kann dementsprechend von einfach hin zu sehr komplex alle Formen annehmen. Da Komplexität der Feind des Einfachen ist und die Liquiditätsplanung so simpel wie möglich gehalten werden sollte, hat sich in der Praxis ein pragmatischer Ansatz herausgebildet.

Es wird unterstellt, dass alle Ein- und Ausgänge Bruttowerte sind und die Umsatzsteuervorauszahlung wird planerisch auf Basis der Vergangenheit berücksichtigt. Grobe Veränderungen bzw. Schwankungen in der Umsatz- bzw. Kostenentwicklung werden in der Vorausschau abgeschätzt.

In der Planung gibt es einen Grundsatz: Da die Zukunft nicht vorhersehbar ist, sollte immer konservativer geplant werden, das heißt mit höheren Kosten. Dies ist eine perfekte Überleitung zu dem nächsten Thema.

Rückstellungen in der Liquiditätsplanung

Dabei handelt es sich im Rechnungswesen um Verbindlichkeiten, die in ihrem Bestehen oder in ihrer Höhe ungewiss sind, aber mit hinreichend großer Wahrscheinlichkeit erwartet werden. Explizite Rückstellungen im Sinne der Buchhaltung gibt es in einer solchen Planung nicht. Sie können jedoch implizit auf folgende Arten gebildet werden:

• Konservativ planen: Einnahmen eher niedrig ansetzen, während erwartete Ausgaben hoch eingeplant werden.
• Berücksichtigung des Kontosaldos innerhalb eines Monats: da die Entwicklung des Kontosaldos innerhalb eines Monats wichtig ist, sollten Einnahmen, deren Zahlungsdatum ungewiss ist, eher am Ende des Monats geplant werden und Ausgaben eher zum Monatsbeginn.
• Rollierende Liquiditätsplanung: Positive Abweichungen in einer Vorperiode können als Puffer in die zukünftigen Perioden übernommen werden.

Abschreibungen

Abschreibungen sind im Rechnungswesen die Erfassung und Verrechnung von Wertminderungen, die bei Vermögensgegenständen des Anlage- und Umlaufvermögens eintreten. Wertminderungen, die aufgrund der zeitlichen Nutzung eintreten, werden auch als Absetzung für Abnutzung bezeichnet. Hierbei handelt es sich um unbare Aufwendungen (bzw. Erlöse), die in der Planung nicht berücksichtigt werden.

Verrechnungen zwischen mehreren Konten bzw. Gesellschaften

Ein Sonderfall in der Finanzierung sind Umbuchungen zwischen Konten bzw. Verrechnungen zwischen Gesellschaften. Wir werden im Rahmen der Nutzung von COMMITLY oft nach der Behandlung dieses Themas gefragt. Technisch gesehen handelt es sich dabei um Finanzierungen zwischen zwei Unternehmen. Wir empfehlen, eine Kategorie „Verrechnungen“ im Bereich Cashflow aus Finanzierungen anzulegen. Wenn man exakt vorgehen will, könnten auch Bereiche für jedes Konto bzw. Unternehmen angelegt und die Transaktionen entsprechend kategorisiert werden.

Liquiditätsplanung und Kostenstellen

Wir bei COMMITLY kennen das Thema Kostenstellen aus dem Feedback unserer Nutzer. Aus diesem Grund möchte ich dieses hier auch ansprechen. Für uns ist dies der Unterschied zwischen einer Finanz- und Liquiditätsplanung und deren unterschiedlichen Zielen.

• Kostenstellen sind für die Steuerung eines Unternehmens ab einer gewissen Größe unerlässlich.
• Hat man Kostenstellen, ist die Finanzplanung auch auf dieser Ebene zu machen.
• Die saubere Abbildung erfordert viel Aufwand in der Buchhaltung (Kontierung, Verbuchung etc.).
• Primäres Ziel in der Finanzplanung ist die transparente Darstellung der finanziellen Gebarung der Kostenstellen, das ist aber primär vergangenheitsorientiert.
• Die Kapitalflussplanung ist zukunftsorientiert und soll die jederzeitige Zahlungsfähigkeit des Unternehmens sicherstellen sowie finanzielle Handlungserfordernisse (positive und negative) auf Unternehmensebene aufzeigen.

Eine Finanzplanung mit Kostenstellenstruktur würde unseres Erachtens absolut überschießend sein und würde zu viel Aufwand bedeuten. In größeren Unternehmen sind diese Bereiche daher auch immer getrennt.

Liquiditätsplanung für 13 Wochen?

Ein Zeitraum von 13 Wochen gilt im Rahmen der Prüfung der Zahlungsfähigkeit als wichtig, insbesondere im Zusammenhang mit der Fortbestandsprognose. Falls eine Zahlungsunfähigkeit vorliegt, muss der Geschäftsführer im 21-Tage-Plan überprüfen, ob die Liquidität in diesem Zeitraum höchstwahrscheinlich wiederhergestellt werden kann.

https://insoguide.de/zahlungsunfaehigkeit

Allerdings bietet ein 21-Tage-Plan keine ausreichende Aussage über die weitere Entwicklung der Unternehmensliquidität. Eine rollierende, detaillierte Planung über 13 Wochen hat sich als sinnvoller erwiesen. Dieser Zeitraum ist in der Regel aufgrund offener Posten gut planbar. Das Thema Fortbestandsprognose wird im sogenannten IDW S 11 definiert. IDW steht dabei für Institut der Wirtschaftsprüfer:

“Mit IDW S 11 veröffentlicht das IDW einen Standard zur Beurteilung der Zahlungsunfähigkeit, Überschuldung und drohenden Zahlungsunfähigkeit. Darin werden – unter Berücksichtigung der aktuellen höchstrichterlichen Rechtsprechung – auch im Schrifttum kontrovers diskutierte Zweifelsfragen aufgegriffen. Das IDW nimmt eine insgesamt eher konservative Sichtweise ein: Nach IDW S 11 ist ein Unternehmen zahlungsunfähig, wenn es eine auch nur geringfügige Liquiditätslücke von wenigen Prozent der zum Stichtag fälligen Verpflichtungen auf Dauer nicht vollständig schließen kann.”

IDW: Neuer Standard zur Beurteilung der Insolvenzreife

Wie beginnt man mit einer Liquiditätsplanung in COMMITLY?

Wir haben im Rahmen eines Onboardings folgende konkrete Situation geschildert bekommen:

1. Erfassung von Bestellungen:
   • „Wir verwenden eine Excel-Liste, in der alle Bestellungen erfasst werden. (Erwartete offene Posten oder auch OPOS)“
   • Details in der Liste: Nummer, Lieferant, Bruttobetrag, erwartetes Zahlungsdatum.
2. Wöchentlicher OPOS-Abgleich:
   • „1x pro Woche Montags erhalten wir eine Liste aus der Buchhaltung.“
   • Diese wird zur erwarteten OPOS-Liste hinzugefügt.
3. Abgleich der OPOS-Listen:
   • Es erfolgt ein Abgleich der erwarteten OPOS-Liste mit den tatsächlichen OPOS, wobei die Einträge der erwarteten OPOS manuell gelöscht werden, sodass nur die tatsächlichen Posten verbleiben.
   • „Ursprünglich erfolgte das Löschen manuell, unser Excel Experte hat uns dann aber ein Makro dazu entwickelt.“
4. Gleiche Vorgehensweise haben wir auch für Ausgangsrechnungen
5. Monatliche Aktualisierung des Kontostands:
   • Der Kontostand wird 1x im Monat aktualisiert und dann alles entsprechend angepasst
6. Herausforderung:
   • „Wir könnten den Prozess noch weiter in Excel automatisieren, wollen hier aber nicht Komplexität und Abhängigkeit von unseren Excel Spezialisten aufbauen.“

Ein Start in COMMITLY wäre vor diesem Hintergrund folgendermaßen sinnvoll:

Basis Setup

• Aufsetzen des Unternehmens: Name des Betriebs und Geschäftsjahresende eintragen (Achtung: Diese Daten können nachträglich nicht geändert werden).
• Verknüpfung der Bankkonten: Verbinden Sie Ihre Bankkonten mit COMMITLY, um eine automatische Übernahme der Transaktionen zu ermöglichen.
• Anpassung der Kategorien an die Erfordernisse des Unternehmens. Hilfe erhalten Sie dafür unter Kategorien anlegen.
• Kategorisierung der Transaktionen: bitte beachten Sie hierbei die Profi-Tipps im Hilfebereich
• Profi-Tipp: Achten Sie auf die Dreiteilung der Cashflow-Ermittlung in operativ, aus Investitionen und aus Finanzierung.

Ergebnis nach dem Basis Setup

• Alle Ist-Zahlen, die von der Bank übermittelt werden, sind kategorisiert. Am Planungsbildschirm können Sie die Cashflow-Planung einsehen (Dropdown: Ist-Zahlen). Das Chart zeigt die taggenaue Entwicklung an.
• Unter dem Menüpunkt Berichte können Sie einen ersten Bericht erstellen lassen. Nutzen Sie hierfür den Hilfebereich COMMITLY – Berichte erstellen.

Überführung Ihrer OPOS Vorgehensweise in COMMITLY

Generell inkludiert unser Verständnis von OPOS auch „erwartete OPOS“. Weitere Informationen dazu finden Sie unter: Was sind Offene Posten?

Import der erwarteten OPOS:

• Positive und negative Beträge: Bitte beachten Sie, dass erwartete Eingänge positive und erwartete Ausgänge negative Beträge sind.
• Spaltenüberschriften: Wählen Sie die Spaltenüberschriften, wie im Hilfebeitrag erwähnt.
• Excel-Liste: Achten Sie darauf, dass die Excel-Liste keine Leerzeilen und keine Formeln enthält und nur ein Tabellenblatt umfasst. Unterstützung finden Sie dafür unter: Offene Posten hinzufügen.
• Nach dem Import können Sie die einzelnen Einträge Kategorien zuordnen.

Abgleich mit den „tatsächlichen“ OPOS:

Den Abgleich mit den „tatsächlichen“ OPOS würde ich manuell vornehmen, indem der Status des Eintrags verändert wird. Wie Sie Einträge ändern, erfahren Sie unter: Offene Posten bearbeiten. Die Durchführung dieser Schritte habe ich auch in einem 7-Minuten-Video auf unserem YouTube-Kanal erklärt: Demo Offene Posten.

Ergebnis nach Überführung

• In der OPOS-Summary sehen Sie die Höhe der Forderungen und Verbindlichkeiten sowie den zeitlichen Anfall grafisch dargestellt.
• Unter „Forecast“ im Dropdown-Menü (Standardauswahl) sehen Sie die Entwicklung des Cashflows über die kommenden Monate in Tabellenform. Die Grafik zeigt die taggenaue Entwicklung.

Nächste Schritte

• Ein- und Ausgänge ergänzen:
  • Ergänzen Sie die Cashflow-Tabelle Forecast am Planungsbildschirm um Ein- bzw. Ausgänge, die nicht über die OPOS übernommen werden (z. B. Miete, Versicherungen, Buchhaltung, Steuerberatung etc.).
  • Tipp: Die Planung ist einfach, indem Sie auf die gewünschte Zelle (Kategorie und Monat) klicken und einen Betrag eintragen. Weitere Details finden Sie im Hilfebereich COMMITLY – Forecast erstellen.
• Synchronisieren:
  • Durch einen Klick auf den Synchronisation-Button wird die Bankverbindung aktualisiert. Neue Transaktionen (sofern vorhanden) werden geladen und der Kontostand wird aktualisiert.
  • Die neuen Transaktionen müssen kategorisiert werden. Im Hintergrund lernt Ihr neuer Assistent Wolff mit und macht bereits die ersten Vorschläge. Das wird mit der Zeit immer besser.