5 Gründe, warum du deine Buchhaltung automatisieren solltest

Buchhaltung ist ein unerlässlicher Teil des Unternehmensalltags. Aber nicht der beliebteste. Viele Unternehmer schimpfen über lange und komplizierte Prozesse, die viel Zeit und Geld kosten. Jeder dritte Selbständige verbringt mindestens 20 Prozent seiner Arbeitszeit mit Buchhaltung. Zeit, die besser in Projekte, Weiterentwicklungen oder Strategieanpassungen investiert wäre. Es lohnt sich also, dem Ganzen einmal entsprechend Zeit zu widmen, um seine Buchhaltung zu automatisieren.

Du brauchst noch mehr Überzeugungsarbeit? Wir haben für dich zusammengefasst, warum es sich lohnt, alle Prozesse deiner Buchhaltung zu automatisieren.

Zeit und Nerven sparen

Der offensichtlichste Vorteil: Die Zeitersparnis. Je weniger Zeit du dank Automatisierung für deine Buchhaltung aufbringen musst, desto mehr Zeit kannst du an anderen Stellen investieren: Strategieentwicklung, Company Growth, Kundenakquise. Nicht nur dein Management oder du selbst, auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verschiedener Bereiche gewinnen mehr Zeit für Planung und Analyse, weil lästige Routineaufgaben für die Buchhaltung wegfallen.

Am meisten Zeit verwenden Buchhalter aktuell mit dem Einsammeln von Belegen. Deswegen solltest du versuchen, diesen Zeitfaktor so weit wie möglich zu reduzieren. Wir haben hier verschiedene Lösungen für dich:

• Scan-App: Scanne Belege einfach mit deinem Smartphone und sie werden automatisch in FastBill hochgeladen.
• Mail-Weiterleitung mit einem Klick: Belege, die du per Mail bekommst, können einfach direkt an deine FastBill Inbox weitergeleitet werden.
• Verknüpfe deine Kundenportale: Mit dem FastBill GetMyInvoices-Add-On kannst du über 1500 Kundenportale wie Amazon, Telekom oder LinkedIn an FastBill anbinden, sodass deine Rechnungen direkt übertragen werden.

Eine automatisierte Buchhaltung spart nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Mit einem automatisierten Mahnwesen musst du zum Beispiel keinen überfälligen Rechnungen mehr hinterherlaufen, da deine Mahnungen von selbst versendet werden.

Schneller und einfacher Überblick

Viele Unternehmen versuchen, sich mit einer Excel-Liste eine Übersicht über ihre Buchhaltung zu verschaffen. Dass das mühsam und fehleranfällig ist, werden die meisten bestätigen. Folgende Übersichten lassen sich mit einer guten Buchhaltungssoftware automatisch erstellen, damit du nie wieder im Tabellen-Chaos den Überblick verlierst:

a. Einnahmen und Ausgaben

Um einen ständigen Überblick über deine Einnahmen und Ausgaben zu haben, sollte der Bankabgleich automatisch passieren. Das erledigt dein Buchhaltungstool für dich. So hast du alle deine Konten im Blick, siehst automatisch den Monatsüberschuss und an welchen Stellen du am meisten Ausgaben verzeichnest. Das ist wichtig, um deine Ausgaben immer wieder anpassen und optimieren zu können.

b. Offene-Posten-Liste (OPOS)

Eine OPOS-Liste händisch in Excel zu pflegen ist mühsam. Kann aber von jedem guten Buchhaltungstool automatisch erstellt werden. Wenn du deine Rechnungen über ein derartiges Tool verschickst, wird dir immer angezeigt, welche dieser Rechnungen bereits bezahlt wurden und welche nicht. Auch das erledigt der automatische Bankabgleich für dich. Bei Bedarf kannst du dann noch das Mahnwesen automatisieren, damit diese offenen Posten schnellstmöglich ausgeglichen werden.

c. Fehlende Belege

Eine der lästigsten Aufgaben für Buchhalter ist es, fehlende Belege herauszufinden und diese rechtzeitig einzusammeln. Diese Arbeit wird auch gerne in Excel erledigt. Dabei kann dir das entsprechende Tool auch hier die Arbeit abnehmen und automatisiert anzeigen lassen, bei welchen Ausgaben der entsprechende Beleg fehlt. Wird ein Beleg hochgeladen, wird dieser anhand von Belegnummer, Rechnungsbetrag etc. automatisch mit der entsprechenden Transaktion verknüpft. So kannst du dir sicher sein, dass dir kein fehlender Beleg mehr durch die Finger rutscht.

Auch die Kommunikation und Arbeit mit deinem Steuerberater wird erleichtert, zumal du jederzeit und automatisch den Überblick über deine Buchhaltung behältst und Reports schnell weiterleiten kannst.

Kosten reduzieren

Zeit ist Geld. Das gilt natürlich auch für deine Buchhaltung. Buchhaltungssoftware kostet natürlich auch Geld. Wenn du jedoch die Prozesse so weit wie möglich automatisierst, sparst du im Schnitt 40 bis 60 Prozent deiner aktuellen Buchhaltungskosten. Dieser Aspekt wird gerne übersehen und ist vielen nicht bewusst.

Angenommen du bist selbstständiger Unternehmer und verbringst einen Tag pro Woche mit deiner Buchhaltung. Das sind 32 Stunden im Monat. Nehmen wir an, du hast einen Stundenlohn von 80€. 32 Stunden mal 80€ ergibt 2560€.

Dem gegenüber stellen wir jetzt ein Buchhaltungstool wie FastBill, das diese Zeit und Kosten einspart. FastBill Premium startet bei knapp 60€ im Monat. Bezogen auf die Kosten von 2560€ im Monat, die ein selbstständiger Unternehmer für Buchhaltung ausgibt, sparst du anhand unseres Beispiels monatlich 2500€. Findest du eine Buchhaltungssoftware immer noch zu teuer?

Rechne doch mal für dich persönlich aus, wie viele Stunden deine Mitarbeiter und du aktuell für das Erstellen von Rechnungen, dem Sammeln und Erfassen von Belegen und der Erstellung monatlicher Finanzreports verbringt.

Wie schon zu Anfang erwähnt: Jeder dritte Selbständige verbringt mindestens 20 Prozent seiner Arbeitszeit mit diesem “Papierkram”. Gehörst du dazu?

Fehler vermeiden und Sicherheit erhöhen

Ein weiterer Vorteil, den das Automatisieren der Buchhaltung neben der Zeit- und Kostenersparnis bringt, ist das Vermeiden typischer Erfassungs- und Übertragungsfehler. Korrekturen sind meistens nicht mehr erforderlich.

Alleine bei der Rechnungsstellung bewegt man sich mit einem automatisierten Prozess und den entsprechenden Tools in einem sicheren Bereich. FastBill sorgt zum Beispiel dafür, …

… dass deine Rechnungen automatisch fortlaufende Rechnungsnummern enthalten,

… dass alle deine Rechnungen GoBD-konform sind,

… dass die Aufbewahrungspflicht erfüllt wird,

… dass alle Pflichtangaben vollständig sind.

Auch Deadlines sind mit einer automatisierten Buchhaltung und dem entsprechenden Tool kein Problem mehr. Sowohl für die Umsatzsteuervoranmeldung als auch für die Steuererklärung hast du alle Unterlagen zentral gesammelt und jederzeit griffbereit, wenn du sie benötigst.

Finanzen kontrollieren

Um das Wachstum für dein Unternehmen weiter voranzutreiben, ist es unerlässlich, jederzeit einen Überblick über deine Finanzen zu haben.

Dazu gehören…

… deine Einnahmen und Ausgaben,

… dein Umsatz,

… deine offenen Posten (OPOS-Liste),

… eine Gesamt- und Einzelübersicht aller Geschäftskonten.

Mit jedem guten Buchhaltungstool (wie FastBill) sollte der Kontenabgleich automatisch passieren, sodass du für eine Übersicht nicht erst Belege und Überweisungen/Abbuchungen verknüpfen musst. Aus diesem Kontenabgleich wird dann automatisch eine OPOS-Liste generiert, die eine Übersicht über fehlende Belege enthält. So hast du immer im Blick, welche Zahlungen ein- und ausgehen, oder fehlen.

Einen Überblick über alle Funktionen von FastBill gibt es auch auf fastbill.com. Weitere Tipps zur Buchhaltung und Automatisierung finden sich auf dem FastBill Blog.

Mit FastBill behältst du immer tagesaktuell und automatisch den Überblick über deine Finanzen. Mit diesen Zahlen geht es dann an die Liquiditätsplanung. Und hier kommt COMMITLY ins Spiel.

COMMITLY – einfach besseres Cashflow Management

Liquidität steht im Zentrum jeder wirtschaftlichen Handlung. Gerade in ökonomisch unsicheren Zeiten wie diesen ist das Wissen um die eigene Liquidität das mitunter wichtigste Element für unternehmerischen Erfolg. Dabei geht es nicht ausschließlich darum, den aktuellen Status der Liquidität des eigenen Unternehmens zu kennen (wie viel Cash habe ich?) sondern vielmehr darum, die Entwicklung der Liquidität vorauszuplanen (wieviel Cash werde ich in 3, 6 oder 12 Monaten haben?). Nur so können unternehmerische Entscheidungen sinnvoll getroffen, auf Liquiditätsengpässe reagiert oder die Finanzierung von Mittellücken zeitgerecht in die Wege geleitet werden.

Klingt kompliziert? Ist es auch, wenn man versucht, Liquiditätsplanung ausschließlich über Excel-Tabellen zu betreiben, so wie die meisten Unternehmer. Für große Unternehmen gibt es komplexe und teure Tools wie SAP, Tipco etc.. Für Klein- und Mittelbetriebe (KMUs), die immerhin 99,2% aller Unternehmen in der EU darstellen, sind diese Tools zu teuer und aufwändig in der Implementierung.

Seit 2020 gibt jedoch gibt es COMMITLY, das beliebteste Liquiditätsplanungstool im deutschsprachigen Raum. Mit COMMITLY planst und überwachst du die Cashflows und Liquidität deines Unternehmens einfach und mühelos, kostengünstig und effizient.

• Planung einfach gemacht: Einfach Liquiditätsplan erstellen, automatische Forecasts und Controlling, Reports auf Knopfdruck
• Excel bye-bye: Schluss mit Formelfehlern, immer aktuell und in-Sync mit deinen Bankkonten, jederzeit einsatzbereit
• Zeit sparen: Einfaches Template, leicht anwendbar, teamfähig, Best Practice garantiert.

Durch Kooperation mit FastBill kannst du beide Tools einfach verbinden und so z.B. Offene Posten automatisiert in deiner Liquiditätsplanung berücksichtigen.

Du willst diesen Prozess umsetzen?

Dann teste FastBill und COMMITLY kostenlos für 14 Tage.

Mit dem Code COMMITLY15 sparst du außerdem 15% auf alle FastBill-Jahresverträge.

Den Code kannst du im Buchungsprozess deines FastBill-Testaccounts eingeben.

Viel Spaß beim Automatisieren!

Photo by Brooke Cagle on Unsplash