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 5 Gründe, warum Sie Ihre Buchhaltung automatisieren sollten

 5 Gründe, warum Sie Ihre Buchhaltung automatisieren sollten

commitly fastbill integration

Buchhaltung ist ein unerlässlicher Teil des Unternehmensalltags. Aber nicht der beliebteste. Viele Unternehmer schimpfen über lange und komplizierte Prozesse, die viel Zeit und Geld kosten. Jeder dritte Selbständige verbringt mindestens 20 Prozent seiner Arbeitszeit mit Buchhaltung. Zeit, die besser in Projekte, Weiterentwicklungen oder Strategieanpassungen investiert wäre. Es lohnt sich also, dem Ganzen einmal entsprechend Zeit zu widmen, um seine Buchhaltung zu automatisieren.

Sie brauchen noch mehr Überzeugungsarbeit? Wir haben für Sie zusammengefasst, warum es sich lohnt, alle Prozesse Ihrer Buchhaltung zu automatisieren.

Zeit und Nerven sparen

Der offensichtlichste Vorteil: Die Zeitersparnis. Je weniger Zeit Sie dank Automatisierung für Ihre Buchhaltung aufbringen müssen, desto mehr Zeit können Sie an anderen Stellen investieren: Strategieentwicklung, Company Growth, Kundenakquise. Nicht nur Ihr Management oder Sie selbst, auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verschiedener Bereiche gewinnen mehr Zeit für Planung und Analyse, weil lästige Routineaufgaben für die Buchhaltung wegfallen.

Am meisten Zeit verwenden Buchhalter aktuell mit dem Einsammeln von Belegen. Deswegen sollten Sie versuchen, diesen Zeitfaktor so weit wie möglich zu reduzieren. Wir haben hier verschiedene Lösungen für Sie:

  • Scan-App: Scannen Sie Belege einfach mit Ihrem Smartphone und sie werden automatisch in FastBill hochgeladen.
  • Mail-Weiterleitung mit einem Klick: Belege, die Sie per Mail bekommen, können einfach direkt an Ihre FastBill Inbox weitergeleitet werden.
  • Verknüpfen Sie Ihre Kundenportale: Mit dem FastBill GetMyInvoices-Add-On können Sie über 1500 Kundenportale wie Amazon, Telekom oder LinkedIn an FastBill anbinden, sodass Ihre Rechnungen direkt übertragen werden.

Eine automatisierte Buchhaltung spart nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Mit einem automatisierten Mahnwesen müssen Sie zum Beispiel keinen überfälligen Rechnungen mehr hinterherlaufen, da Ihre Mahnungen von selbst versendet werden. 

Schneller und einfacher Überblick

Viele Unternehmen versuchen, sich mit einer Excel-Liste eine Übersicht über ihre Buchhaltung zu verschaffen. Dass das mühsam und fehleranfällig ist, werden die meisten bestätigen. Folgende Übersichten lassen sich mit einer guten Buchhaltungssoftware automatisch erstellen, damit Sie nie wieder im Tabellen-Chaos den Überblick verlieren:

a. Einnahmen und Ausgaben

Um einen ständigen Überblick über Ihre Einnahmen und Ausgaben zu haben, sollte der Bankabgleich automatisch passieren. Das erledigt Ihr Buchhaltungstool für Sie. So haben Sie alle Ihre Konten im Blick, sehen automatisch den Monatsüberschuss und an welchen Stellen Sie am meisten Ausgaben verzeichnen. Das ist wichtig, um Ihre Ausgaben immer wieder anpassen und optimieren zu können.

b. Offene-Posten-Liste (OPOS)

Eine OPOS-Liste händisch in Excel zu pflegen ist mühsam. Kann aber von jedem guten Buchhaltungstool automatisch erstellt werden. Wenn Sie Ihre Rechnungen über ein derartiges Tool verschicken, wird Ihnen immer angezeigt, welche dieser Rechnungen bereits bezahlt wurden und welche nicht. Auch das erledigt der automatische Bankabgleich für Sie. Bei Bedarf können Sie dann noch das Mahnwesen automatisieren, damit diese offenen Posten schnellstmöglich ausgeglichen werden.

c. Fehlende Belege

Eine der lästigsten Aufgaben für Buchhalter ist es, fehlende Belege herauszufinden und diese rechtzeitig einzusammeln. Diese Arbeit wird auch gerne in Excel erledigt. Dabei kann Ihnen das entsprechende Tool auch hier die Arbeit abnehmen und automatisiert anzeigen lassen, bei welchen Ausgaben der entsprechende Beleg fehlt. Wird ein Beleg hochgeladen, wird dieser anhand von Belegnummer, Rechnungsbetrag etc. automatisch mit der entsprechenden Transaktion verknüpft. So können Sie sich sicher sein, dass Ihnen kein fehlender Beleg mehr durch die Finger rutscht.

Auch die Kommunikation und Arbeit mit Ihrem Steuerberater wird erleichtert, zumal Sie jederzeit und automatisch den Überblick über Ihre Buchhaltung behalten und Reports schnell weiterleiten können.

Kosten reduzieren

Zeit ist Geld. Das gilt natürlich auch für Ihre Buchhaltung. Buchhaltungssoftware kostet natürlich auch Geld. Wenn Sie jedoch die Prozesse so weit wie möglich automatisieren, sparen Sie im Schnitt 40 bis 60 Prozent Ihrer aktuellen Buchhaltungskosten. Dieser Aspekt wird gerne übersehen und ist vielen nicht bewusst.

Angenommen Sie sind selbstständiger Unternehmer und verbringen einen Tag pro Woche mit Ihrer Buchhaltung. Das sind 32 Stunden im Monat. Nehmen wir an, Sie haben einen Stundenlohn von 80€. 32 Stunden mal 80€ ergibt 2560€.

Dem gegenüber stellen wir jetzt ein Buchhaltungstool wie FastBill, das diese Zeit und Kosten einspart. FastBill Premium startet bei knapp 60€ im Monat. Bezogen auf die Kosten von 2560€ im Monat, die ein selbstständiger Unternehmer für Buchhaltung ausgibt, sparen Sie anhand unseres Beispiels monatlich 2500€. Finden Sie eine Buchhaltungssoftware immer noch zu teuer?

Rechnen Sie doch mal für sich persönlich aus, wie viele Stunden Ihre Mitarbeiter und Sie aktuell für das Erstellen von Rechnungen, dem Sammeln und Erfassen von Belegen und der Erstellung monatlicher Finanzreports verbringen.

Wie schon zu Anfang erwähnt: Jeder dritte Selbständige verbringt mindestens 20 Prozent seiner Arbeitszeit mit diesem “Papierkram”. Gehören Sie dazu? 

Fehler vermeiden und Sicherheit erhöhen

Ein weiterer Vorteil, den das Automatisieren der Buchhaltung neben der Zeit- und Kostenersparnis bringt, ist das Vermeiden typischer Erfassungs- und Übertragungsfehler. Korrekturen sind meistens nicht mehr erforderlich.

Alleine bei der Rechnungsstellung bewegt man sich mit einem automatisierten Prozess und den entsprechenden Tools in einem sicheren Bereich. FastBill sorgt zum Beispiel dafür, …

… dass Ihre Rechnungen automatisch fortlaufende Rechnungsnummern enthalten,

… dass alle Ihre Rechnungen GoBD-konform sind,

… dass die Aufbewahrungspflicht erfüllt wird,

… dass alle Pflichtangaben vollständig sind.

Auch Deadlines sind mit einer automatisierten Buchhaltung und dem entsprechenden Tool kein Problem mehr. Sowohl für die Umsatzsteuervoranmeldung als auch für die Steuererklärung haben Sie alle Unterlagen zentral gesammelt und jederzeit griffbereit, wenn Sie sie benötigen. 

Finanzen kontrollieren

Um das Wachstum für Ihr Unternehmen weiter voranzutreiben, ist es unerlässlich, jederzeit einen Überblick über Ihre Finanzen zu haben.

Dazu gehören…

… Ihre Einnahmen und Ausgaben,

… Ihr Umsatz,

… Ihre offenen Posten (OPOS-Liste),

… eine Gesamt- und Einzelübersicht aller Geschäftskonten.

Mit jedem guten Buchhaltungstool (wie FastBill) sollte der Kontenabgleich automatisch passieren, sodass Sie für eine Übersicht nicht erst Belege und Überweisungen/Abbuchungen verknüpfen müssen. Aus diesem Kontenabgleich wird dann automatisch eine OPOS-Liste generiert, die eine Übersicht über fehlende Belege enthält. So haben Sie immer im Blick, welche Zahlungen ein- und ausgehen, oder fehlen.

Einen Überblick über alle Funktionen von FastBill gibt es auch auf fastbill.com. Weitere Tipps zur Buchhaltung und Automatisierung finden sich auf dem FastBill Blog.

Mit FastBill behalten Sie immer tagesaktuell und automatisch den Überblick über Ihre Finanzen. Mit diesen Zahlen geht es dann an die Liquiditätsplanung. Und hier kommt COMMITLY ins Spiel.

COMMITLY – einfach besseres Cashflow Management

Liquidität steht im Zentrum jeder wirtschaftlichen Handlung. Gerade in ökonomisch unsicheren Zeiten wie diesen ist das Wissen um die eigene Liquidität das mitunter wichtigste Element für unternehmerischen Erfolg. Dabei geht es nicht ausschließlich darum, den aktuellen Status der Liquidität des eigenen Unternehmens zu kennen (wie viel Cash habe ich?) sondern vielmehr darum, die Entwicklung der Liquidität vorauszuplanen (wieviel Cash werde ich in 3, 6 oder 12 Monaten haben?). Nur so können unternehmerische Entscheidungen sinnvoll getroffen, auf Liquiditätsengpässe reagiert oder die Finanzierung von Mittellücken zeitgerecht in die Wege geleitet werden.  

Klingt kompliziert? Ist es auch, wenn man versucht, Liquiditätsplanung ausschließlich über Excel-Tabellen zu betreiben, so wie die meisten Unternehmer. Für große Unternehmen gibt es komplexe und teure Tools wie SAP, Tipco etc.. Für Klein- und Mittelbetriebe (KMUs), die immerhin 99,2% aller Unternehmen in der EU darstellen, sind diese Tools zu teuer und aufwändig in der Implementierung.

Seit 2020 gibt jedoch gibt es COMMITLY, das beliebteste Liquiditätsplanungstool im deutschsprachigen Raum. Mit COMMITLY planen und überwachen Sie die Cashflows und Liquidität Ihres Unternehmens einfach und mühelos, kostengünstig und effizient.

  • Planung einfach gemacht: Einfach Liquiditätsplan erstellen, automatische Forecasts und Controlling, Reports auf Knopfdruck
  • Excel bye-bye: Schluss mit Formelfehlern, immer aktuell und in-Sync mit Ihren Bankkonten,  jederzeit einsatzbereit
  • Zeit sparen: Einfaches Template, leicht anwendbar, teamfähig, Best Practice garantiert.

Durch Kooperation mit FastBill können Sie beide Tools einfach verbinden und so z.B. Offene Posten automatisiert in Ihrer Liquiditätsplanung berücksichtigen.

Sie wollen diesen Prozess umsetzen?

Dann testen Sie FastBill und COMMITLY kostenlos für 14 Tage.

Mit dem Code COMMITLY15  sparen Sie außerdem 15% auf alle FastBill-Jahresverträge.

Den Code können Sie im Buchungsprozess Ihres FastBill-Testaccounts eingeben.

Viel Spaß beim Automatisieren!

 

Photo by Brooke Cagle on Unsplash