Con il software di elaborazione delle fatture in entrata Fatture COMMITLY potete gestire i debiti e le partite aperte in modo efficiente e sicuro, dalla ricezione al pagamento. Completamente integrato nella pianificazione della liquidità, con processi di approvazione, audit trail e funzionalità multi-entità. Per un maggiore controllo, un minore sforzo e la massima trasparenza nell'elaborazione digitale delle fatture in entrata.
L'elaborazione manuale delle fatture richiede tempo, è soggetta a errori e spesso è inefficiente, soprattutto nelle aziende in crescita o nelle strutture complesse con diversi reparti. Soprattutto quando si ricevono molte fatture al giorno, la mancanza di procedure di elaborazione delle fatture e la frammentazione delle responsabilità possono portare rapidamente a colli di bottiglia nel reparto contabilità. contabilitàpagamenti in ritardo o addirittura rischi di conformità.
L'elaborazione automatizzata e digitale delle fatture tramite il software di elaborazione delle fatture in entrata, noto anche come "automazione della contabilità fornitori", aiuta a superare queste sfide. Consente un flusso di lavoro chiaro e tracciabile, dalla ricezione della fattura al controllo, all'autorizzazione e al pagamento. Le fatture vengono registrate digitalmente, inoltrate in modo strutturato e possono essere approvate o esportate con la semplice pressione di un tasto. Ciò consente di risparmiare tempo, ridurre gli errori e aumentare la trasparenza.
Questo processo è particolarmente importante per le aziende con più sedi, società o team. Grazie a flussi di lavoro automatizzati e audit trail tracciabili, vengono creati processi affidabili e basati su regole, che non solo promuovono l'efficienza, ma anche la conformità e la sicurezza della pianificazione. Il software di elaborazione delle fatture in entrata di COMMITLY offre una soluzione compatta e integrata.
attraverso l'inserimento automatico dei documenti, i flussi di lavoro strutturati e l'eliminazione dell'inserimento manuale dei dati.
Meno lavoro manuale, meno sforzo di coordinamento
attraverso processi di autorizzazione digitale e accesso in tempo reale
attraverso il rilascio strutturato e la preparazione dei pagamenti
grazie a pagamenti puntuali e a una comunicazione chiara
Traccia di controllo completa e immagini di documenti annotati nell'esportazione
Trasferimento delle partite aperte alla pianificazione dei flussi di cassa grazie alla logica COMMITLY
L'automazione dell'elaborazione delle fatture non porta solo efficienza, ma anche maggiore sicurezza. COMMITLY Bills soddisfa i più elevati requisiti di protezione dei dati e di sicurezza informatica, dalla trasmissione crittografata all'archiviazione sicura di tutti i documenti nel cloud.
I diritti di accesso possono essere controllati in base ai ruoli e ogni azione nel sistema è completamente registrata nella traccia di controllo. Ciò significa che le aziende non solo soddisfano le linee guida interne, ma anche i requisiti esterni. Tutte le informazioni rilevanti sono rintracciabili e disponibili in modo sicuro in qualsiasi momento per l'audit interno, il controllo o la verifica.
Con il software di elaborazione delle fatture in entrata, ogni fase è progettata per la scalabilità, il lavoro di squadra e la sicurezza legale.
Nessuna ricerca, nessuna scansione, nessuna fattura cartacea: un unico canale di input centralizzato per tutte le ricevute.
Una base di dati pulita e strutturata per i processi di follow-up
Processo di approvazione sicuro e tracciabile senza interruzioni del sistema
Pagare in modo sicuro, senza cambiare sistema o inserire i dati due volte
Documentazione a prova di audit per scopi interni ed esterni
Elaborazione delle fatture in entrata per le PMI completamente integrata con il flusso di cassa
Un processo di approvazione digitale delle fatture è il controllo strutturato e documentato delle fatture in entrata tramite una soluzione software, ovvero il software di elaborazione delle fatture in entrata. A differenza delle approvazioni via e-mail o degli accordi verbali, questo flusso di lavoro digitale consente una chiara separazione delle responsabilità, la tracciabilità delle decisioni e la completa trasparenza: una componente essenziale di un'organizzazione finanziaria professionale.
Questo processo è indispensabile, soprattutto nelle aziende con più livelli decisionali o con rigidi requisiti di conformità. Le regole di approvazione possono essere definite individualmente, ad esempio in base all'importo della fattura, al fornitore o al reparto, e garantiscono che ogni fattura passi attraverso l'audit trail previsto. Le marcature temporali, i registri di stato e le assegnazioni degli utenti assicurano una traccia di controllo continua, valida sia all'interno che all'esterno.
Nel software di elaborazione delle fatture in entrata COMMITLY Bills, il processo di approvazione può essere configurato in modo flessibile e si integra perfettamente nella soluzione complessiva, senza interruzioni del sistema o dei supporti. In questo modo, sicurezza, tracciabilità ed efficienza sono combinate in uno strumento standardizzato.
Molte aziende pianificano la loro liquidità sulla base del fatturato, dei crediti in essere e dei saldi bancari, trascurando un punto cruciale: le passività in essere. Le fatture in arrivo, in particolare, che sono ancora in arrivo o in fase di approvazione, hanno spesso un'influenza significativa sul flusso futuro dei pagamenti.
È possibile ottenere un quadro realistico della liquidità solo se nella previsione dei flussi di cassa sono incluse anche le fatture scadute, pianificate e autorizzate. È proprio in questo caso che il software di elaborazione delle fatture in entrata COMMITLY Bills entra in gioco: Non appena una fattura viene inserita e approvata, viene automaticamente inclusa nella pianificazione della liquidità. pianificazione della liquidità con la data di scadenza e l'importo del pagamento. Le aziende riconoscono tempestivamente i picchi di carico e possono adottare contromisure mirate.
Particolarmente efficace è l'integrazione nella logica logica di previsione di COMMITLYTutti i pagamenti in sospeso, come ad esempio le fatture in entrata, sono presi in considerazione nel modello di previsione per competenza.. Questi pagamenti vengono sempre confrontati con i budget previsti. Se necessario, COMMITLY adegua automaticamente le previsioni attuali. In questo modo si ottengono valori pianificati realistici e aggiornati automaticamente, in linea con gli obblighi effettivi.
Soprattutto nelle organizzazioni in crescita in cui diversi team Questo collegamento tra l'elaborazione automatica delle fatture e la pianificazione finanziaria strategica comporta enormi vantaggi. Rafforza la base decisionale e trasforma il processo di fatturazione in uno strumento di gestione attiva della salute finanziaria dell'organizzazione. Non avete ancora un software per l'elaborazione delle fatture? Allora è arrivato il momento.
Gestire le fatture in entrata: allocazione per azienda e pianificazione separata
Basato sull'utente: Registratore, verificatore, approvatore
Regole individuali, mappatura delle linee guida per l'autorizzazione, conformità sicura
Ogni azione documentata, le ricevute e i metadati (audit trail) possono essere esportati.
File XML per pagamenti individuali o collettivi, attivazione di pagamenti individuali diretti
Tutte le fatture vengono trasferite direttamente alla funzione partite aperte e confluiscono direttamente nel piano di liquidità.
Un moderno software per l'elaborazione delle fatture in entrata sfrutta appieno il suo potenziale solo quando può essere integrato senza problemi nel panorama dei sistemi esistenti. COMMITLY Bills è progettato per adattarsi in modo flessibile alla vostra infrastruttura IT, indipendentemente dal fatto che lavoriate con sistemi ERP, software di contabilità o soluzioni cloud. Le interfacce di esportazione standardizzate, come SEPA-XML o PDF-ZIP con metadati, consentono di trasferire facilmente tutti i dati rilevanti a consulenti fiscali, sistemi finanziari o strumenti di archiviazione. Per DATEV & Co. questo significa meno trasferimenti manuali, meno fonti di errore e una transizione senza problemi verso il bilancio mensile o annuale.
Anche i processi personalizzati possono essere facilmente mappati. COMMITLY Bills supporta API aperte e consente quindi di collegarsi a strumenti esistenti o a strutture di dati interne. Ciò riduce le discontinuità del sistema, aumenta la qualità dei dati e consente una catena di processi digitali end-to-end, dall'acquisizione dei documenti all'autorizzazione al pagamento. Ciò significa che il software di elaborazione delle fatture in entrata non è solo uno strumento aggiuntivo, ma una parte integrante dei vostri processi finanziari digitali.