Budgeting – creare piani di budget realistici

Un contributo del Dr. Christian Wurditsch – imprenditore, investitore, business angel

Creare un budget è importante ed è più facile di quanto si pensi

(ovvero: che cosa hanno in comune un budget o un piano finanziario e una cartina da escursione)

Scheda per chi ha fretta:

• I budget sono importanti
• Pianificare le finanze è alla portata di tutti
• Il realismo è una chiave del successo
• Il software aiuta moltissimo

Che cos’è il budgeting

Alla domanda «che cosa significa budgeting?» è davvero così semplice rispondere? Noi diciamo di sì! È chiamato anche pianificazione del budget o pianificazione finanziaria ed è il processo di pianificazione economico-aziendale con cui i soggetti economici elaborano un budget. Il budgeting è quindi la definizione di determinati obiettivi da raggiungere all’interno di un periodo di pianificazione (nelle aziende di norma un anno). L’obiettivo è quindi rappresentare in numeri il futuro pianificato e fissarlo in un quadro finanziario. Questi quadri vengono elaborati per le famiglie (bilancio domestico), per le aziende (budget) e per le istituzioni pubbliche, dai comuni alle regioni fino allo Stato (bilancio pubblico), e costituiscono la base per la misurazione delle prestazioni e il controllo dei risultati.

Quali tipi di budgeting esistono?

Esiste una gran varietà di modi per costruire un quadro finanziario. Eccone alcuni a titolo di esempio:

• Budgeting operativo
• Budgeting strategico
• Budgeting retrogrado (top-down)
• Budgeting progressivo (bottom-up)
• Procedura a flusso incrociato
• Pianificazione del budget per aree
• Pianificazione del budget per programmi
• Zero-base budgeting

Esistono inoltre budget fissi e flessibili. Da criteri di classificazione come l’unità di budget, la grandezza di riferimento, il periodo di riferimento, la flessibilità e il metodo di determinazione derivano ulteriori varianti.

Vediamo brevemente le particolarità degli esempi citati.

Il budgeting operativo

L’obiettivo della procedura operativa è l’elaborazione di budget di breve periodo, che servono a pianificare e controllare la liquidità disponibile per un arco di tempo di norma fino a un anno.

Il budgeting strategico

A differenza della pianificazione operativa, il budgeting strategico serve a elaborare piani finanziari di lungo periodo. Gli obiettivi e i traguardi vengono fissati per un arco di tempo fino a dieci anni.

Il budgeting retrogrado (top-down)

Nel budgeting centralizzato retrogrado top-down l’elaborazione del budget comincia dalla direzione aziendale e viene declinata via via sulle unità organizzative più piccole.

La pianificazione progressiva del budget (bottom-up)

Nel quadro finanziario decentrato e progressivo l’elaborazione del budget comincia nelle unità organizzative più piccole sotto forma di budget o piani parziali (piano delle vendite, dei ricavi, del personale, degli investimenti, della liquidità, dei materiali, del marketing ecc.) e viene riunita (aggregata) al livello più alto in un budget complessivo.

La procedura a flusso incrociato

Nella procedura a flusso incrociato si combinano il processo retrogrado e quello progressivo, per sfruttare i vantaggi di entrambi i tipi di pianificazione del budget ed eliminarne i punti deboli.

La pianificazione del budget per aree

Nella pianificazione del budget per aree si parte di norma dalle risorse disponibili. In questo contesto si parla di pianificazione del budget orientata all’input, che di solito si basa sui valori storici.

La pianificazione del budget per programmi

Nella pianificazione del budget per programmi ci si orienta di norma agli obiettivi da raggiungere. Si parla di pianificazione del budget orientata all’output, in cui le risorse necessarie per il pacchetto di misure che porta all’output vengono ricavate solo in un secondo momento.

Lo zero-base

Nello zero-base, ovvero nella pianificazione a base zero, il budget viene pianificato da zero, a differenza della consueta pianificazione che parte dal budget attualmente in essere. Ogni reparto definisce diverse misure per il periodo successivo e il budget complessivo viene ripartito sulle singole misure secondo un ordine di priorità. Grazie al continuo ripensamento delle misure si tratta di un metodo molto efficiente.

Dopo aver visto le basi, guardiamo che cosa dovresti sapere sullo svolgimento vero e proprio e sulla creazione di piani di budget realistici.

2 domande che ci vengono poste spesso sul processo di budgeting:

1. Quali passaggi vanno rispettati in una pianificazione finanziaria efficace?

A seconda del tipo di pianificazione servono non solo passaggi in numero diverso, ma anche passaggi diversi per elaborare un budget. Per la pianificazione tradizionale del budget occorrono dieci singoli passaggi:

1. Rilevare i cambiamenti:

• Verificare se rispetto al piano finanziario precedente ci sono cambiamenti significativi nell’azienda, negli obiettivi aziendali, nelle risorse ecc.

2. Elaborare una previsione:

• Elaborare una previsione dei fattori rilevanti per il budget sulla base dei dati del periodo trascorso.

3. Fissare gli obiettivi di budget:

• Fissare gli obiettivi di budget dell’azienda sulla base dei dati e delle informazioni raccolti nei primi due passaggi.

4. Proporre il budget complessivo:

• Proposta di un budget complessivo da parte della direzione aziendale (top-down).

5. Pianificare i singoli budget:

• Pianificazione dei singoli budget da parte dei reparti di pianificazione decentrati (bottom-up).

6. Trasmettere le richieste di budget:

• Trasmissione delle richieste di budget dei reparti di pianificazione decentrati all’istanza superiore.

7. Verifica delle richieste:

• Verifica della compatibilità delle richieste di budget con gli obiettivi formali prefissati.

8. Confronto dei piani:

• Confronto dei quadri finanziari o dei budget parziali pianificati o proposti dalla direzione aziendale e dagli uffici di pianificazione decentrati.

9. Redigere il report complessivo:

• Redazione di un report complessivo.

10. Verifica e approvazione:

• Verifica del report complessivo da parte della direzione aziendale ed eventuale approvazione del budget complessivo.

2. Come faccio a essere sicuro che i miei piani, soprattutto quelli di liquidità che sono così importanti, siano il più realistici e utili possibile?

Prenditi tempo per la pianificazione – è un investimento che rende

Per prima cosa dovresti chiarirti perché stai costruendo un quadro finanziario. La risposta influenza molto il tuo atteggiamento e quindi anche l’attenzione che dedichi al processo di budgeting. Questo processo è importante per ogni impresa. Soprattutto per gli imprenditori la pianificazione della liquidità ha un’importanza essenziale. Nessuno parte per un’escursione in zone sconosciute senza una cartina o un navigatore. Il budget è il piano di viaggio dell’azienda attraverso l’anno. Fissi obiettivi e fai ipotesi per arrivare a fine anno là dove vuoi arrivare come titolare.

Il consiglio dei nostri esperti: se investi tempo nella costruzione di un budget realistico, ti aiuterà a fissare le priorità nell’operatività secondo i tuoi obiettivi. In altre parole: ai bivi saprai quale strada vuoi prendere. Inoltre diventa più semplice capire a che punto sei lungo il cammino. Nella gestione aziendale classica questo si chiama controlling.

Usa i numeri dell’anno precedente – ma solo come orientamento

Nella costruzione del budget si distinguono due procedimenti. Il metodo top-down comincia con la pianificazione dall’alto e la declina su tutte le unità organizzative. La pianificazione bottom-up parte invece dai budget parziali come il piano dei ricavi, delle vendite, commerciale, della produzione, del personale, degli investimenti e della liquidità, muovendo dalle singole unità organizzative. Queste parti vengono poi riunite al livello più alto in un budget complessivo. Di solito si comincia dal piano dei ricavi.

A differenza dello zero-base budgeting, in entrambi i procedimenti nel primo passaggio si ricorre di norma ai valori dell’anno precedente. Spesso sono una buona prima indicazione sulle vendite e sui costi previsti e un segno di una pianificazione efficiente dei costi. In questo contesto si parla spesso anche di base plan, cioè di piano di base. Dovrebbe essere il punto di partenza per definire le priorità dell’esercizio in corso.

Il consiglio dei nostri esperti: su questa base considera i tuoi piani di vendita, quali costi aggiuntivi prevedi rispetto all’anno precedente e quali investimenti vorresti fare. Aiuta a motivare e a coordinare le tue decisioni.

Costruisci piani realistici – molte cose diventano più semplici

Oltre a orientare i comportamenti operativi, i budget servono soprattutto a riconoscere i problemi e hanno una funzione di allerta precoce rispetto alle strozzature. Per questo è importante impegnarsi per un piano finanziario realistico. Nessuno può prevedere il futuro, ma ci si può preparare e di solito si dispone di valori empirici aggiuntivi. Assicurati che il tuo piano contenga informazioni sufficienti a monitorare facilmente i principali driver della tua azienda, come ricavi, costi e capitale di esercizio.

Il consiglio dei nostri esperti: procedi secondo la regola 80/20. Investi tempo nelle voci di pianificazione più importanti. Se dedichi meno tempo alle voci di budget minori o meno rilevanti, potrai occuparti più a fondo dell’offensiva commerciale e dei suoi effetti sui numeri. Tieni sempre conto delle interdipendenze. Se vuoi fare più fatturato, di norma questo comporta anche costi più alti, come maggiori acquisti di materiale, servizi acquistati da terzi e più personale. Questi aspetti dovrebbero riflettersi nel business plan.

Coinvolgi le persone giuste – insieme si va più lontano

In molte aziende domina spesso il pregiudizio che i budget siano soprattutto una cosa per controller innamorati dei dettagli e che siano fastidiosi o limitanti nel lavoro. Imprenditori, amministratori, dirigenti e collaboratori trascurano spesso quanto sia importante attraversare l’anno aziendale con una «cartina da escursione» condivisa. Questa immagine comune è decisiva per orientare nella stessa direzione le forze e le decisioni di fronte a sfide diverse come salite, bivi o guadi.

Il consiglio dei nostri esperti: la pianificazione dovrebbe essere sempre un lavoro di squadra. I piani sviluppati insieme hanno una probabilità maggiore di essere raggiunti e portano automaticamente a un impegno più forte. Il team capisce le tue priorità e tu ottieni uno sguardo sul modo di ragionare dei tuoi collaboratori.

Buoni budget operativi e strategici dovrebbero soprattutto:

• riflettere responsabilità chiaramente definite.
• essere misurabili e flessibili.
• offrire margine di manovra al rispettivo responsabile.
• essere realistici e quindi sfidanti, ma raggiungibili.
• essere frutto del lavoro di squadra e non risultati calati dalla torre d’avorio.
• non essere fine a se stessi, ma un quadro di orientamento nelle decisioni importanti.

Usa uno strumento di supporto – il valore aggiunto è grande

Per lo sviluppo dei piani e per il controlling è utile ricorrere a uno strumento software con funzioni pratiche. Spesso a questo scopo si usa il sistema contabile. Questo ha però lo svantaggio che di norma riproduce l’intera complessità della contabilità ed è pensato soprattutto per documentare il passato. Guidare un’azienda su questa base è come pianificare il percorso in auto sulla base delle ricevute del pedaggio autostradale o degli scontrini del carburante, invece che sui dati in tempo reale di un navigatore.

Il consiglio dei nostri esperti: il budgeting moderno dovrebbe avvenire con un supporto allo stato dell’arte, e Excel non rientra necessariamente in questa categoria. COMMITLY è lo strumento online flessibile e di supporto per questo. È intuitivo da usare, semplice da integrare e offre numerosi vantaggi. Budgeting, creazione di attività, elenchi e piani, revisione, congelamento e monitoraggio continuo del raggiungimento del piano: tutto semplicemente con un clic.

Falsi miti sulla pianificazione del budget – lascia i pregiudizi ai tuoi concorrenti

• I budget sono superati:
  • Considera i budget come navigatori o cartine da escursione in forma digitale. Si usano più che mai.
• Il processo tradizionale di budgeting richiede tempo ed è inefficiente:
  • Il pragmatismo e le moderne soluzioni software riducono al minimo l’impegno e moltiplicano le informazioni ricavate.
• Guidare l’azienda sulla base dei budget si fa una volta all’anno:
  • Lo stato dell’arte della gestione aziendale si basa su dati in tempo reale ed è parte del successo quotidiano dell’impresa.
• Gli obiettivi di budget creano incentivi sbagliati:
  • Elaborare il quadro finanziario in squadra crea responsabilità e orientamento per dirigenti e collaboratori.
• I budget soffocano l’innovazione sul nascere:
  • I budget vissuti davvero mostrano i potenziali e servono da indicatori anticipatori per fare le cose meglio e in modo diverso.

La conclusione dei nostri ESPERTI

Il budgeting è un processo importante per garantire la vitalità di un’azienda e i budget elaborati insieme hanno grande valore nella gestione operativa. Un moderno software di pianificazione finanziaria come COMMITLY permette di aggiornare con un clic, di creare e modificare i piani insieme e supporta l’attuazione dei budget, per esempio sotto forma di forecast. Al confronto Excel è un reperto del decennio scorso.