Der Fokus der Mitterndorferstrasse GmbH liegt im Erkennen und Umsetzen der Entwicklungschancen von Projekten. Wir kaufen Grundstücke, entwickelt sie bis zu einem hohen Verwertungsgrad. Das Tätigkeitsfeld umfasst die Planung, den behördlichen Instanzenweg, schließt die Überprüfung der betriebswirtschaftlichen bzw. steuerlichen Hintergründe mit ein und zeichnet für die Bauleitung verantwortlich. Von der Errichtung von nachhaltigen Wohnanlagen über geförderten Wohnungsbau bis Industrie- und Gewerbebau. Von Neubau bis Altbausanierung.

Im Rahmen dieser Tätigkeiten fällt dem Controlling und damit der Liquiditätsplanung eine besondere Rolle zu. Als Schnittstelle zwischen den Kunden und den Banken stellen wir eine Umsetzung der Bauvorhaben innerhalb der abgestimmten Projektkalkulation sicher. Wesentlicher Bestandteil dabei ist das Erkennen von Abweichungen gegenüber dem ursprünglichen Plan und die rechtzeitige Information aller Beteiligten. Bei Bauprojekten kommt dieser aktiven Kommunikation eine besondere Bedeutung zu, da eine Planabweichung im schlimmsten Fall zu einer Überziehung des zur Verfügung gestellten Baukontorahmens führen kann und damit zur Unfähigkeit des Projektes, fällige Rechnungen zu bezahlen. Die Konsequenzen in diesem Fall können vom Verlust des Skontos bis hin zum Baustopp reichen.

Der alte Weg

Alle Kalkulationen werden bei uns mit Hilfe von Excel erstellt und abgestimmt. Die Kalkulation beinhaltet dabei auch immer einen groben Liquiditätsplan, also die Umlage von allen Positionen der Kalkulation auf die Zeitachse, um die maximale Höhe des notwendigen Baukredites zu bestimmen.

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In der Vergangenheit hatten wir Mitarbeiter mit unterschiedlichen Kenntnissen und Fähigkeiten mit Excel. Einer davon, Robert, hat uns ein geniales „Liquiplanungs-Excel“ entwickelt. Aus der Bank wurden alle Buchungen mittels csv exportiert, in das File importiert und dort mit Tags versehen. Diese Tags entsprechen den Positionen der Kalkulation. Damit ist eine Zuordnung auf die Zeitachse möglich.

Ganz ehrlich. Als ich SVERWEIS hörte, bin ich ausgestiegen.

Wir sind ein kleines Tiroler Unternehmen, unser Problem ist, dass wir dieses Know How nicht im Unternehmen halten konnten und die Nachfolger das File nicht richtig bedienen konnten. Zusätzlich tauchten über die Zeit kleinere Formelfehler auf. Da das File die Basis für das regelmäßige Reporting an die Bank, ist das natürlich problematisch.

Der Einsatz von Commitly

Wir zählen zu den ersten Kunden von Commitly und konnten auch bereits noch nicht veröffentlichte Funktionen vorab testen. Mit Commitly hat sich die Liquiditätsplanung und das Controlling wesentlich vereinfacht. Bei Beginn eines Projektes erstellen wir nach wie vor die Kalkulation in Excel. Unmittelbar nach Kreditgewährung verbinden wir uns aber jetzt mit dem Baukonto. Nur dadurch haben wir bereits die ersten Einsparungen erlebt.

Während wir in der Vergangenheit vom Kunden eine Zeichnungsberechtigung mit reinem Lesezugriff für sein Konto benötigten, um Zugriff auf die Kontotransaktionen zu erhalten, kann uns jetzt der Kunde einfach in Commitly als Administrator hinzufügen – innerhalb von 2 Minuten! In der Vergangenheit benötigten wir in der Regel 7 – 10 Tage um alle Unterschriften zu sammeln und der Bank die Unterlagen zukommen zu lassen. Und für unsere eigenen Projekte können wir auch noch unsere Sachbearbeiter hinzufügen. Nachdem Commitly einen reinen Lesezugriff auf die Konten hat, gibt es dadurch keine Sicherheitsprobleme.

Durch die Verbindung mit der Bank entfällt das mühsame, komplizierte und fehleranfällige importieren / exportieren von Buchungen. Alle Transaktionen werden mit nur einem Click synchronisiert und sind damit immer aktuell. Wir haben hier aber auch ein Problem. Nicht alle Banken liefern „saubere“ Daten, die richtige verarbeitet werden können. So liefert z.B. die Volksbank alle Transaktionsdaten (Empfänger, Absender, IBAN, Verwendungszweck) in einem Feld. Damit können die Transaktionen in diesem Fall nicht automatisch verarbeitet werden, die Zuordnung zu Kategorien muss manuell erfolgen. Interessanterweise stört uns die manuelle Bearbeitung hier aber nicht, da wir damit nochmal alle Buchungen überprüfen können.

Die von Commitly standardmäßig zur Verfügung gestellten Kategorien sind für unseren Bereich nicht 100% anwendbar. Daher haben wir die Kategorien an die Projektkalkulation angepasst. Das hat für uns auch den Vorteil, dass damit eine eindeutige Zuordnung und Nachvollziehbarkeit gegenüber der ursprünglichen Kalkulation erreicht wird. Und für die Bank ist das Reporting aus Commitly damit einfach zu lesen und zu überprüfen.

Was uns sehr überrascht hat und was inzwischen zur täglichen Routine gehört, ist die Suche nach Buchungen in Commitly. Es kommen immer wieder Fragen wie, „wurde diese Rechnung schon gezahlt?“ oder „wieviele Rechnungen haben wir an X schon gezahlt“. In der Vergangenheit ist das immer eine einfache Abfrage im Online Banking gewesen.

Durch das schnellere Login in Commitly und die einfache Suchfunktion in den Transaktionen ist der Zugriff aus das Bankkonto für uns nicht mehr effizient. Ausserdem können wir die Aufgabe jetzt auch an einen Sachbearbeiter delegieren. Ich bin schon neugierig, welche Vorteile die globale Suchfunktion von Commitly später bringen wird.

Um die Planung abzubilden, haben wir einen Plan angelegt und die grobe Liquiditätsplanung aus dem ersten Excel in Commitly eingetragen. Das dauerte ca. 30 Minuten. Wobei ein Gutteil der Zeit dem neuerlichen Hinterfragen der Annahmen geschuldet war. Commitly macht es einfach, Pläne zu erstellen, zu benennen und auch zu fixieren – bzw. wie es in Commitly heisst – zu committen. Das ist insbesondere wichtig, da es einen mit der Bank abgestimmten Plan gibt.

Das Committen zu einem Plan öffnet die vielleicht wichtigste Funktion für uns: den Forecast. Einfach gesprochen besteht der Forecast aus den Istzahlen bis zum aktuellen Zeitpunkt plus dem committeten Plan für die zukünftigen Perioden. Damit sehen wir, was passieren würde, wenn ab jetzt alles nach Plan laufen würde. Klingt einfach, ist aber super wichtig, das diese Betrachtung die Abweichung, die wir aktuell haben, mit einbezieht und wir damit zum Beispiel sofort sehen, ob wir eine Problem mit dem Kontorahmen bekommen werden.

Zusätzlich ermöglich der Forecast die Controllingfunktion. Am Monatsende werden die Istzahlen dem Plan gegenübergestellt. Commitly zeigt die Abweichungen anhand von Benachrichtigungen an. Diese Funktion wurde in den letzten Monaten die Basis für unsere Monatsdurchsprachen. Wir gehen die einzelnen Positionen durch und analysieren die Abweichung. Commitly gibt uns verschiedene Möglichkeiten, die Abweichung zu behandeln. Wir können sie bestätigen und damit festhalten, dass wir über oder unter Plan sind und das sich auch auf das Gesamtergebnis auswirken wird. Oder wir können die Abweichung auf die nächsten Monate vortragen. Vor allem diese Funktion ist für uns super wichtig, da es im Baubereich oftmals zu zeitlichen Verzögerungen kommt und Abweichungen daraus resultieren.

Unsere Sorge war anfangs, dass wir durch die Planmethodik von Commitly die Flexibilität von Excel verlieren. Besonders bei neuen Sachverhalten, die eine Änderung des Plans erfordern. Commitly hat dafür aber ein interessantes Vorgehen entwickelt. Man kann einen neuen Plan auf Basis eines Forecasts erstellen. Das geht ruck zuck. Damit werden die im Controlling getroffenen Entscheidungen in einen neuen Plan übertragen, dieser kann dann wieder mit der Bank abgestimmt werden. Der Vorteil dieses Vorgehens ist, dass wir damit quasi „revisionssicher“ sind. Alle Änderungen sind nachvollziehbar. Diskussionen auf Basis unterschiedlicher Planstände gehören damit der Vergangenheit an.

Womit wir in der Aussendarstellung am meisten gewonnen haben ist die Reporting Funktion. Unsere alten Excel Reports waren für uns ok, aber wir sind auch keine Designer sondern Baumenschen. Durch die von Commitly erstellten Reports können wir die Professionalität mit der wir unsere Projekte abwickeln jetzt auch im Reporting gegenüber Kunden und Banken darstellen.