Interview mit Alex Naumann über lexoffice und COMMITLY

lexoffice liquiditätsplanung commitly

Alexander Naumann ist ein umtriebiger Geschäftsmann und unter anderem Geschäftsführer von Pro.Tec Solutions – einer LegalTec Platform zur Durchsetzung von Unfallrentenansprüchen mit dem Ziel der professionellen Unterstützung des Kunden gegenüber fachlich qualifizierten Versicherungsmitarbeitern.

Alex verwendet COMMITLY,  um die Liquidität seines Unternehmens zu monitoren und zu planen. Gleichzeitig nutzt er lexoffice für seine Buchhaltung und dazugehörige Prozesse. 

Heute erzählt er im Interview mit Chris von seinen Erfahrungen nach der Verknüpfung beider Tools.  Wie funktioniert es, was bringt es, wie aufwendig ist es in der alltäglichen Verwendung, kann er es empfehlen? 

Seit wann verwendest du COMMITLY? 

Wir haben COMMITLY seit März 2021 im Einsatz. 

Seit wann hast du lexoffice mit COMMITLY verknüpft? 

Wir haben lexoffice gleich beim Start mit COMMITLY verknüpft.

Was war deine Motivation, COMMITLY einzusetzen? 

Mit ProTec Solutions haben wir ein sehr spezielles Geschäft, i.S.d. wir unseren Kunden die maximale Flexibilität bei der Bezahlung der Rechnungen bieten. D.h. wir bieten neben der klassischen Einmalzahlung auch unterschiedliche Ratenzahlungsmodelle an. Für unser Geschäftsmodell bedeutet dies, dass alles, was wir heute investieren, sich in vielen Fällen erst nach mehreren Jahren rentiert. Um die Kontrolle über dieses Modell zu behalten, brauche ich eine flexible und effiziente Liquiditätsplanung. 

Wir haben bald erkannt, dass wir mit Excel Tabellen nicht weit kommen, weil diese komplex, fehleranfällig und zeitintensiv sind, außerdem schlecht mit mehreren Leuten gemeinsam verwendet werden können und so gut wie keine Visualisierung der Liquiditätsszenarien automatisiert zur Verfügung stellen. 

Es war bald klar, dass wir dazu ein professionelles Tool benötigen. Diese Erkenntnis war der Startpunkt, uns am Markt umzusehen und einige Tools auszuprobieren.

Alex Naumann
Alexander Naumann ist ein umtriebiger Geschäftsmann und unter anderem Geschäftsführer von Pro.Tec Solutions.
 

Was hat am Ende den Ausschlag für COMMITLY gegeben? 

Dies waren vorwiegend 3 Gründe: Erstens: Usabilty.  Für mich war wichtig, dass ein Tool intuitiv verwendbar ist, Komplexität reduziert und den Zeitaufwand auf ein Minimum reduziert. All diese Punkte erfüllt COMMITLY für mich hervorragend. 

Zweitens der Preis.  COMMITLY bietet in meinen Augen ein unschlagbares Preis-Leistungsverhältnis im Vergleich zum Mitbewerb, noch dazu mit der vorhin erwähnten schönen User Experience. Die Preispakete haben gut zu unseren Anforderungen gepasst, sodass wir rasch das richtige Setup gefunden haben. 

Drittens der Kundensupport. Der vielleicht wichtigste Punkt bei der finalen Entscheidungsfindung war die Qualität des direkten Kundensupport. Ich möchte das ganz klar herausstellen, dieser Support war außergewöhnlich. Von Anfang hatten wir nie das Gefühl, als einer von vielen abgespeist zu werden. Auf jede Frage haben wir umgehend die richtige Lösung erhalten. Das haben wir so bei anderen Tools nicht erfahren, und damit war die Entscheidung für COMMITLY fast ein  “no-brainer” für mich. 

Und warum lexoffice, was macht es für dich zum Tool der Wahl für automatisierte online Buchhaltung? 

Wie bei allen Dingen, die ich mache, sehe ich mir unterschiedliche Lösungen am Markt an und prüfe, inwieweit es meinen Anforderungen entspricht. Bei lexoffice war es vor allem die Intuitivität des Tools in der Anwendung. Außerdem finde ich es beispiellos, wie lexoffice mit den Kategorien arbeitet, z.B. die einfache Zuordnung von Positionen zu Kategorien, aber auch der Überblick über alle Kategorien. Das gefällt mir sehr gut. Sehr hilfreich natürlich auch die gute Kombination mit der App. 

Alle Funktionen sind wirklich schön gelöst. In meinem Fall noch ausschlaggebend waren die sehr attraktiven Startkonditionen von lexoffice. lexoffice hat mir damals 12 Monate kostenlos angeboten. Es war ein gutes Incentive und damit eine sehr bewusste Entscheidung. Und es war eine gute Entscheidung, denn ich bin nach wie vor absolut zufrieden mit lexoffice. 

Was war die Motivation, dein Lexoffice Account mit COMMITLY zu verbinden? 

Wir erledigen mit lexoffice u.a. unsere gesamte Rechnungsstellung. Dort sehe ich alle Einmal- sowie Ratenzahlungen unserer Kunden.  Durch die Verbindung und die entsprechende Export/Import Funktion kann ich alle diese Positionen automatisiert in meine COMMITLY Liquiditätsplanung übernehmen und muss nicht manuell den Status meiner Offenen Posten kontrollieren und einarbeiten. Das spart mir unheimlich viel Zeit. 

Durch die Abbildung meiner tatsächlichen Bank-Ein- und Ausgänge über die PSD2 Schnittstelle habe ich dadurch einen tagesaktuellen Überblick über meine tatsächliche Liquidität, wobei entsprechende Änderungen automatisiert in den Forecast eingearbeitet werden. Das funktioniert richtig gut. 

Wie hat das Verknüpfen von lexoffice mit COMMIITLY funktioniert, was war dazu notwendig und wie aufwendig war dies? 

Ehrlich gesagt, ich kann mich nur dunkel daran erinnern. Man muss ja nur in den COMMITLY Settings auf Integrationen gehen, dort einen Button für “lexoffice verbinden” klicken und sich wie üblich bei lexoffice anmelden. Das war’s auch schon. Und wie gesagt, zumal ich mich kaum mehr daran erinnern kann, muss es einwandfrei funktioniert haben (lacht). 

Wie kann man sich den Workflow zwischen den beiden Tools in der Praxis vorstellen? 

Auch für den laufenden Betrieb ist es für mich am wichtigsten, die Offenen Posten aktuell und überblicksmäßig zur Verfügung zu haben. Hierfür muss ich in COMMITLY auf “lexoffice Rechnungen laden” klicken, die Synchronisation läuft dann automatisch und problemlos durch.  

Besonders wichtig ist das bei uns, wenn Rückfragen von Kunden reinkommen oder wenn Investitionsentscheidungen anstehen. Hier ist es entscheidend, tagesaktuelle Zahlen zu haben. D.h. in diesem Fall, dass die Bankdaten sowie die Offenen Posten Liste synchronisiert sind. Dieser Workflow funktioniert wirklich gut und erfordert nur wenig Zeit. 

Gefällt dir etwas besonders bei COMMITLY?

Da wäre zum Beispiel die Kategorisierung. Was mir besonders gut gefällt bei COMMITLY ist das dazugehörige Standardtemplate. Es war nur sehr geringe manuelle Konfiguration notwendig, denn COMMITLY ein sehr gutes Fundament. Die optische Aufbereitung finde ich ausserdem klasse, da bin ich sehr zufrieden.

Was mir auch sehr gut gefällt sind die Liquiditätsszenarien, die einfache Erstellung solcher Szenarien und die Möglichkeit, unterschiedliche Szenarien durchzuspielen und im Dashboard visualisiert zu bekommen. Das ist wirklich gut umgesetzt finde ich.

Sehr hilfreich für mich ist, dass ich mehrere Unternehmen getrennt anlegen, diese aber auch mit der dazugehörigen lexoffice Buchhaltung und der Offenen Posten über COMMITLY automatisiert konsolidieren kann, sodass ich jederzeit einen tagesaktuellen Überblick habe. Das hilft mir bei der Steuerung der verschiedenen Unternehmen und zeigt mir gleichzeitig auf, wo wir in Summe stehen. Für mich sehr wichtig.

Sehr nützlich für meinen Bedarf in der Pro.Tec Solutions ist außerdem die Zugriffskontrolle, die sehr schön gelöst ist in COMMITLY. Ich kann dadurch unterschiedlichen Mitarbeitern individuell Rechte und Zugriff auf bestimmte Unternehmen bzw. damit verknüpfte Konten zuweisen. Das ermöglicht mir, die Transparenz der Liquididätsinformationen für verschiedene Gruppen spezifisch und mit unterschiedlicher Informationstiefe zur Verfügung zu stellen. Es soll ja nicht jeder immer alles sehen können. Das ist wirklich eine super Funktionalität und hilft mir in meinem Use-case ungemein. Ansonsten müsste ich aufwendig mit mehreren Accounts arbeiten, was mühsam wäre. 

Wo hat COMMITLY deiner Erfahrung nach Verbesserungspotential? 

Was ich mir manchmal wünschen würde, ist, dass ich die Liquiditätsszenarien länger als 12 Monate erstellen kann, das würde uns sehr helfen.

Chris von COMMITLY: … Du kannst in den Einstellungen den Forecast selbst auf bis zu 5 Jahre verlängern

Alex- Ah, das wusste ich gar nicht, hab ich offenbar bisher übersehen, das ist natürlich sehr gut (lacht). 

Schön wäre, wenn ich Positionen in meiner Planung, wenn sie sich z.B. verzögern, einfach verschieben kann, ohne sie zu löschen und erneut eintragen zu müssen.

Chris … das kann in COMMITLY ganz einfach durchgeführt werden, indem man das entsprechende Budget bzw. die Postition per Klick einem neuen Datum zuordnet. Die Anpassung der Planung erfolgt dann automatisiert.

Alex- das habe ich noch gar nicht probiert, aber freut mich, weil es mir wieder sehr viel Arbeit und Zeit sparen wird (lacht wieder). 

Tja, dann bleibt eigentlich nur noch ein Wunsch  bzgl. Ratenzahlungen bei Offenen Rechnungen. Fallbeispiel: Ein Kunde entscheidet sich, einen unserer Dienstleistungen über EUR 10.000 zu kaufen. Außerdem verhandelt er eine Anzahlung über EUR 3.000 sowie eine Ratenzahlung des Restbetrages über 3 Jahre verteilt. Wenn ich lexoffice mit COMMITLY verbinde, dann sehe ich den Rechnungsbetrag. So weit so gut. Wenn ich diesen Betrag nun in meiner Szenarioplanung verwenden möchte, dann muss ich bisher die Verteilung des Restbetrages (also abzüglich der Anzahlung) noch manuell auf die Restperiode verteilen. Das ist zwar nicht aufwendig, weil ich den Teilbetrag nur einmal eingeben und dann die Wiederholungsfrequenz (z.B. monatlich) wählen muss.

Aber es wäre natürlich noch schöner, wenn die Information zur Ratenzahlung automatisiert übertragen und in der Liquiditätsplanung entsprechend verarbeitet werden könnte. Für mich kein must-have, aber sicherlich ein nice-to-have. (Hinweis vom COMMITLY Support Team: dieses Features wurde bereits öfter von Kunden angefragt, ist bereits auf der Roadmap und wird bald für alle Kunden verfügbar sein). 

Und vielleicht noch die Umsatzsteuer: Was nämlich cool wäre, wenn ich zu den Positionen den entsprechenden Umsatzsteuersatz eingeben könnte. Aktuell löse ich das in COMMITLY über eine Regel, die die Prozentsätze den Positionen zuordnet, und dann mit 1 Monat Verzug z.B. 19% Umsatzsteuer berücksichtigt. 

Würdest du die beiden Tools COMMITLY und lexoffice weiterempfehlen? 

Ja, absolut. Beide Tools sind essentiell für meine Unternehmensführung und Teil meiner wirtschaftlichen Entscheidungsfindung. Vor allem, wenn man sie miteinander verbindet. Man muss das selbst ausprobieren und eine Routine entwickeln. Dann kann man es sich nicht mehr aus dem unternehmerischen Alltag wegdenken. Und ich möchte nochmals hervorheben: der persönliche Support bei COMMITLY war und ist wirklich außergewöhnlich gut. 

Vielen Dank für deine Zeit! 

Credits: Photos by Pro:Tex Solutions

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COMMITLY Liquidität Dashboard

Eines der Hauptprobleme von Unternehmen ist ein unzureichender Cash Flow. Deswegen ist eine Liquiditätsplanung für Unternehmer so wichtig. Eigentlich egal, mit welchem Tool die Planung gemacht wird.

Wir empfehlen natürlich COMMITLY als Liquiditätsplanung Tool, aber da sind wir wahrscheinlich vorbelastet ? Kann man übrigens 14 Tage kostenlos testen!

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