(Questo articolo è apparso per la prima volta su Quora Germania).

Avendo trascorso gli ultimi 20 anni occupandomi di finanza in aziende di ogni forma e dimensione e avendo commesso io stesso molti errori finanziari, cercherò di riassumere qui i punti più importanti. (Scusate se è un po' lungo)

Nessun supporto da parte di un consulente fiscale (per motivi di costo)

Scegliete un consulente fiscale fin dall'inizio e discutete con lui lo sviluppo pianificato dell'azienda. Non deve essere necessariamente costoso; soprattutto all'inizio, il supporto può essere fornito anche su base trimestrale.

Assenza di documentazione o documentazione imprecisa di documenti importanti

inizia con una buona archiviazione di tutti i documenti di costituzione, dei documenti dell'ufficio imposte, ecc. Questi documenti sono una parte importante dell'azienda e saranno necessari più volte in futuro (ad esempio per le richieste di finanziamento, per i round di finanziamento e per una successiva uscita). È meglio creare una cartella amministrativa su Box o Dropbox e archiviare lì i documenti con un sistema.

Caos con i voucher

Per quanto possa sembrare ridicolo, procuratevi un timbro di entrata e timbrate ogni ricevuta, controllatela e inviatela per il pagamento. Quindi annotate il pagamento sul timbro. Non c'è niente di più frustrante di una pila di fatture senza uno stato preciso. Fortunatamente, oggi ci sono molte aziende che forniscono un supporto in questo senso (ad esempio Fastbill, Billomat, Candis, Chillbill, ecc.). - Si risparmia anche il francobollo 🙂

Nessuna responsabilità chiara per la gestione finanziaria

Qualcuno deve essere responsabile delle finanze. Questo inizia con controlli regolari dei conti bancari, verifica delle fatture, chiarimenti con il consulente fiscale, ecc.

Liquidare le finanze come un argomento fastidioso

Considerate le finanze/i numeri come vostri amici. Sembra esoterico, ma non lo è. In fin dei conti, la verità è nel conto in banca. Le decisioni, dalla strategia alla tattica, si riflettono sul denaro. Quanto prima iniziate a capire e a pianificare, tanto più mirate e facili saranno le vostre decisioni aziendali.

Comprendere il piano finanziario come puro strumento per i soggetti esterni

Tomasz Tunguz ha detto che lo scopo del piano finanziario non è quello di essere preciso, ma piuttosto di mostrare la direzione dell'azienda. In questo senso, non è mai troppo presto per un piano finanziario. Anche se si tratta solo di 5 cifre. Scrivete i vostri obiettivi e poi sviluppate un piano su come raggiungerli. E iniziate con un piano dei flussi di cassa.

Trascurare le date di scadenza dei pagamenti (soprattutto di tasse e imposte).

Le fatture devono essere pagate alla data di scadenza. Punto. In caso contrario, contattate il fornitore, spiegate i vostri punti e concordate una nuova data di scadenza. Perché? Ne va della solvibilità dell'azienda e quindi della percezione esterna. Gli errori in questo settore richiedono molto tempo per essere corretti. E la situazione è ancora più brutale quando sono coinvolte le autorità. I ritardi di pagamento in questo settore portano molto rapidamente a una richiesta di insolvenza. Non è uno scherzo.

Considerare i dipendenti come partner finanziari

Per quanto importante sia il concetto di squadra, in questo contesto si applica un approccio diverso alle finanze. Ci sono dipendenti e consulenti esterni. Spesso si adotta il seguente approccio: lavoriamo tutti allo stesso grande progetto e in qualche modo gestiamo i pagamenti. L'attenzione si concentra sul "salario" disponibile, cioè sul guadagno netto. Questo porta rapidamente alla questione dell'evasione fiscale. Non c'è niente di più brutale di una verifica fiscale. Per questo motivo è necessario collaborare strettamente con il proprio consulente fiscale, soprattutto nel caso dei dipendenti. Uno dei miei argomenti preferiti è l'impiego di stagisti e "freelance" nelle start-up. Sono dell'idea che si tratti di una linea estremamente sottile. Ci sono regole precise che stabiliscono quando un dipendente è considerato un dipendente dell'azienda e che vengono applicate e attuate in modo molto rigoroso.

Questo mi porta rapidamente all'ultimo punto.

Le passività sono sottovalutate

In qualità di amministratore delegato, siete soggetti a precise norme di responsabilità. Anche in questo caso non c'è spazio di manovra. Le piccole imprese e le start-up in particolare amano minimizzare questo aspetto. Robin Dechant ha già citato alcuni esempi pratici qui. Un altro fattore di complicazione, soprattutto per le start-up, è rappresentato dalle forme organizzative talvolta "strane". Ci sono presidenti, angels, investitori con molta esperienza, CEO, COO, ecc. La responsabilità qui discussa si applica solo a coloro che sono iscritti nel registro delle imprese anche come amministratori delegati. Quindi, attenzione ai super consigli di presidenti, angeli, ecc. In fin dei conti, la decisione e la responsabilità spettano agli amministratori delegati iscritti nel registro.

Tutto sommato, sembra un po' intimidatorio. Ma non lo è. A mio avviso, si tratta di riconoscere il tema della finanza in quanto tale, di impostarlo e implementarlo correttamente e di ricorrere il meno possibile a specialisti esterni. Tutto sommato, non ci vuole molto tempo.

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