Più liquidità grazie al desk sharing intelligente

Condividere la postazione di lavoro? In altri Paesi il modello del desk sharing è ormai la normalità e trova consensi crescenti anche nelle aziende tedesche. A ragione, perché i vantaggi convincono. La condivisione delle postazioni non porta soltanto una liquidità migliore, ma produce anche altri benefici oltre a una crescente efficienza.

Più liquidità grazie alla condivisione delle postazioni

In molte aziende ci sono spesso più collaboratori che postazioni di lavoro. Il trasferimento in spazi più grandi è spesso l’unica via d’uscita, e costa cara. Con una pianificazione accorta e innovativa e una nuova distribuzione delle postazioni, però, non è detto che si debba arrivare a questo.

Desk sharing è il nome dell’idea di efficienza che racchiude un grande potenziale di risparmio e può aumentare la liquidità. Le aziende possono offrire ai propri collaboratori postazioni di lavoro e orari flessibili, risparmiando così molti costi.

Con un software innovativo per il desk sharing la postazione si prenota comodamente da qualsiasi luogo. Chi per esempio non vuole lavorare a casa ma in ufficio, prenota una postazione all’ultimo momento. Una situazione win-win per l’azienda e per chi ci lavora. Il modello di lavoro rigido viene meno, così i collaboratori possono decidere da soli quando lavorare in ufficio. La flessibilità appena conquistata rafforza il senso di appartenenza e rende molto più soddisfatti: i sondaggi mostrano infatti che il modello a rotazione delle postazioni diventa sempre più popolare.

Ridurre i costi senza dover rinunciare a prestazioni

Le aziende che puntano sull’innovativo modello del desk sharing possono ridurre i propri costi senza tagli alle prestazioni. Sempre più spesso i collaboratori si trovano in home office. La conseguenza: la postazione riservata a loro in azienda resta inutilizzata ed è soltanto un fattore di costo.

Molte aziende vorrebbero sfruttare il potenziale di crescita e assumere più collaboratori, ma spesso manca lo spazio di lavoro necessario. Grazie all’uso flessibile delle scrivanie ognuno può prenotarsi in anticipo una postazione oppure, se lo desidera, lavorare in home office. A parità di superficie si può ottenere una prestazione maggiore dai collaboratori.

Più efficienza grazie agli strumenti di pianificazione

Molti spazi non sono occupati 24 ore su 24, 7 giorni su 7. I collaboratori hanno per esempio pause (fisse). Durante questo tempo le superfici di lavoro restano inutilizzate e sono, in teoria, capitale morto. Con l’introduzione di uno strumento di pianificazione anche qui si può ottenere più efficienza.

Spesso le riunioni di team o le conference call non durano affatto a lungo. Mettere a disposizione una sala in modo permanente non è quindi necessario. Con un uso accorto degli spazi liberi si possono sfruttare in modo efficiente anche i time slot più brevi.

Modelli di condivisione e di lavoro smart attirano professionisti motivati

Quando si parla del futuro dell’azienda non serve soltanto un’ampia pianificazione della liquidità. Servono anche i professionisti, decisivi per il successo futuro. Gli esperti concordano: le generazioni X, Y e Z diventano sempre più esigenti quando si tratta di scegliere il proprio futuro posto di lavoro. Per loro, a differenza di quanto accadeva spesso per i genitori e i nonni, al centro ci sono la flessibilità e l’equilibrio tra vita e lavoro.

L’azienda che si presenta sul mercato con il desk sharing riesce spesso a spuntarla nella caccia ai professionisti. Loro preferiscono soluzioni di orario flessibili e desiderano poter alternare le sedi di lavoro. Con uno strumento innovativo per la gestione delle scrivanie le aziende realizzano esattamente questo. L’industria 4.0 avanza senza sosta e chi si prepara già oggi si costruisce un vantaggio da esperto.

La condivisione è «in»

La condivisione è diventata da tempo un vero movimento, perché sempre più persone non vogliono possedere le cose, ma piuttosto usarle. Anche dal punto di vista economico-aziendale condividere ha senso, perché vengono meno i costosi acquisti di ulteriori scrivanie e materiali per l’ufficio. Soprattutto per le aziende giovani è una vera occasione per crescere in fretta e in modo efficiente.

Quanto siano apprezzate le offerte di sharing lo mostra la domanda crescente di processi connessi in rete o di servizi cloud. Il lavoro decentrato e l’uso di sistemi autonomi e innovativi sono ormai in netto avanzamento. In linea con tutto questo ci sono i vantaggi di dinamicità del desk sharing, perché ogni collaboratore può decidere da solo da dove vuole lavorare.

Che cosa serve per un desk sharing di successo?

Per realizzare con successo la ripartizione flessibile delle postazioni non serve soltanto la cultura aziendale giusta. Molto più importanti sono gli strumenti innovativi di organizzazione e pianificazione. Chi non ha una visione d’insieme delle postazioni occupate o ancora libere e non può garantire ai collaboratori un accesso flessibile a queste informazioni, difficilmente potrà sfruttare i vantaggi di efficienza.

Importante è soprattutto l’accettazione da parte dei collaboratori, perché non tutti vogliono davvero condividere la propria postazione. Ancora oggi molti lavoratori tedeschi la considerano un piccolo gioiello personale, che viene allestito con oggetti privati (tra l’altro foto di amici e familiari). L’idea di condividere una postazione personale con un altro collaboratore risulta quindi spesso difficile. Momenti di discussione possono aiutare a ridurre lo scetticismo verso il nuovo concetto di postazione di lavoro.

Svantaggi del desk sharing

Il desk sharing unisce molti pregi, ma può portare anche svantaggi. Cresce per esempio la concorrenza tra i collaboratori, quando lottano per la postazione migliore possibile. Allo stesso modo questo può generare malcontento, quando per esempio nel momento desiderato non ci sono più postazioni libere.

Alcuni collaboratori possono anche sentirsi stressati e controllati dall’assegnazione flessibile delle postazioni. Nel piano si vede infatti d’ora in poi in quali orari sono presenti alla postazione. Un ulteriore svantaggio è la mancanza di coesione del team. Con la ripartizione flessibile delle postazioni ci si trova continuamente davanti collaboratori diversi. Routine consolidate e una struttura di team non sono quindi possibili. D’altra parte il cambiamento continuo stimola la creatività, il che soprattutto in ambienti professionali creativi può portare a una produttività nettamente maggiore.

Preparare un ambiente di lavoro che cambia di continuo può costare tempo prezioso

Ogni volta che i collaboratori arrivano alla loro nuova postazione devono prima sistemarsi. Nel peggiore dei casi questo significa: tirare fuori il laptop e collegarlo, organizzare la scrivania e regolare la sedia. Questo tempo sottrae tempo di lavoro prezioso e può diventare costoso.

Qui servono soluzioni organizzative intelligenti. Se per esempio le scrivanie sono dotate di semplici connettori a innesto che consentono un plug-and-play con laptop e simili, la partenza è molto più rapida. Alcune aziende puntano su cassettiere mobili, in cui i collaboratori possono chiudere a chiave oggetti personali e altri materiali e spostarli comodamente a ogni nuova postazione.

Anche i sistemi di scaffalature con scomparti chiudibili possono essere un buon complemento alla postazione flessibile. Qui i collaboratori possono riporre in sicurezza gli oggetti personali e non devono conservarli e sorvegliarli alla postazione.

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