Approvazione fatture
su misura per la tua azienda
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Un'azienda, più percorsi di approvazione
Una regola sola per tutta l'azienda funziona di rado. Il marketing approva in modo diverso dall'IT, la direzione ha limiti propri. In COMMITLY decidono quindi due cose chi deve approvare:
- L'etichetta sulla fattura sceglie la policy — marketing, IT o operations, per esempio.
- L'importo sceglie il livello all'interno di quella policy.
- Che cosa significhi un'etichetta lo decidi tu. Di solito è il reparto.
Così convivono tanti percorsi di approvazione quante sono le aree della tua azienda.
Soglie per area — e chi approva a partire da quando
Un esempio per tre aree:
- Marketing: fino a 1.000 € il responsabile marketing, oltre anche il CFO
- IT: fino a 500 € l'amministratore di sistema, oltre il CTO
- Operations: fino a 200 € l'office management, oltre il COO
Chi carica la fattura non deve conoscere nessuna di queste regole. Imposta l'etichetta — al resto pensa la policy. Parti con tre-cinque policy: nella maggior parte delle aziende coprono la gran parte delle fatture.
Autorizzazione
Chi può approvare che cosa, da quale importo? La risposta sta in una policy: soglie, persone o ruoli, numero di approvazioni necessarie.
Verifica
La fattura è corretta, la prestazione è stata ricevuta? La persona competente controlla i campi precompilati e integra ciò che manca. Solo allora si prosegue.
Prova documentale
Chi ha deciso quando? Ogni passaggio viene registrato con persona e momento — e all'esportazione allegato dietro la fattura, nello stesso file.
Separare i compiti — che cosa fa il sistema, che cosa decidi tu
Un pagamento critico non dovrebbe essere creato, verificato e approvato da una sola persona. In COMMITLY sono tre passaggi:
- Registrare: caricare la fattura o inviarla alla casella dedicata
- Verificare: la persona competente controlla la fattura e la inoltra
- Approvare: secondo la policy attiva — senza approvazione nessun pagamento
Detto onestamente: COMMITLY non impone che chi inserisce e chi approva siano persone diverse. Lo decidi tu con ruoli e policy. E senza una policy attiva la fattura va direttamente al pagamento. Di più nell'articolo sul principio dei quattro occhi.
Configurazione in tre passi
Fattura e protocollo di approvazione in un unico file
Per ogni fattura COMMITLY tiene un elenco delle attività: chi ha fatto che cosa e quando, con il valore prima e dopo in caso di modifiche. Queste voci non si possono cancellare. All'esportazione ne nasce un PDF per fattura:
- davanti il documento originale
- poi fornitore, numero, importo, chi ha inserito, chi ha approvato e la policy
- in fondo l'elenco completo delle attività
Fattura e prova non si separano per sbaglio. L'esportazione verso DATEV porta con sé il protocollo di approvazione. Che cosa non è: un archivio a norma di revisione. La copia da conservare vive nella tua contabilità — COMMITLY fornisce lo stadio precedente, dalla gestione delle fatture passive fino al passaggio.
Che cosa regoli accanto al software
Il software da solo non crea conformità. Questi punti li fissi tu — e li metti per iscritto, perché è proprio questo che chiede un revisore.
Utenti e ruoli
Disciplina di processo
Casi particolari
Pronto per la tua piattaforma di cash flow?
Domande sull'approvazione delle fatture
L'approvazione è il passaggio tra arrivo e pagamento: una persona autorizzata conferma che la prestazione è stata ricevuta e si può pagare. Di solito vi sono collegate delle soglie: più alto l'importo, più approvazioni.