Rechnungsfreigabe,
die zu deinem Unternehmen passt
die zu deinem Unternehmen passt
Ein Unternehmen, mehrere Freigabewege
Eine Regel für das ganze Unternehmen passt selten. Marketing gibt anders frei als die IT, die Geschäftsführung hat eigene Grenzen. In COMMITLY bestimmen deshalb zwei Dinge, wer zustimmen muss:
- Das Label am Beleg wählt die Richtlinie — etwa Marketing, IT oder Betrieb.
- Der Betrag wählt die Stufe innerhalb dieser Richtlinie.
- Was ein Label bedeutet, legst du selbst fest. Meist ist es die Abteilung.
So laufen so viele Freigabewege nebeneinander, wie dein Unternehmen Bereiche hat.
Wertgrenzen je Bereich — und wer ab wann zustimmt
Ein Beispiel für drei Bereiche:
- Marketing: bis 1.000 € die Marketingleitung, darüber zusätzlich die Finanzleitung
- IT: bis 500 € die Systemadministration, darüber die technische Leitung
- Betrieb: bis 200 € das Office Management, darüber die Geschäftsführung
Wer die Rechnung hochlädt, muss keine dieser Regeln kennen. Er setzt das Label — den Rest macht die Richtlinie. Fang mit drei bis fünf Richtlinien an, das deckt in den meisten Unternehmen den Großteil der Rechnungen ab.
Autorisierung
Wer darf was freigeben, ab welchem Betrag? Die Antwort steht in einer Richtlinie: Wertgrenzen, Personen oder Rollen, Zahl der nötigen Zustimmungen.
Sachprüfung
Stimmt die Rechnung, wurde die Leistung erbracht? Die zuständige Person prüft die vorbefüllten Felder und ergänzt, was fehlt. Erst dann geht es weiter.
Nachweis
Wer hat wann entschieden? Jeder Schritt wird mit Person und Zeitpunkt festgehalten — und beim Export hinter die Rechnung gehängt, in derselben Datei.
Aufgaben trennen — was das System macht, was du regelst
Eine kritische Zahlung sollte nicht eine Person allein anlegen, prüfen und freigeben. In COMMITLY sind das drei Schritte:
- Erfassen: hochladen oder per E-Mail ans Rechnungspostfach schicken
- Prüfen: die zuständige Person kontrolliert die Rechnung und leitet sie weiter
- Freigeben: nach der hinterlegten Richtlinie — ohne Zustimmung keine Zahlung
Ehrlich gesagt: Dass Einreicher und Freigeber verschiedene Personen sind, erzwingt COMMITLY nicht. Das regelst du über Rollen und Richtlinien. Und ohne aktive Richtlinie geht eine Rechnung direkt zur Zahlung. Mehr dazu im Beitrag zum Vier-Augen-Prinzip.
Einrichtung in drei Schritten
Beleg und Freigabeprotokoll in einer Datei
Zu jeder Rechnung führt COMMITLY eine Aktivitätenliste: wer hat wann was getan, bei Änderungen mit dem Wert vorher und nachher. Diese Einträge lassen sich nicht löschen. Beim Export wird daraus ein PDF je Rechnung:
- vorne der Originalbeleg
- dahinter Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Einreicher, Freigeber und die Richtlinie
- zum Schluss die vollständige Aktivitätenliste
Beleg und Nachweis lassen sich so nicht versehentlich trennen. Der Export an DATEV nimmt das Freigabeprotokoll mit. Was das nicht ist: ein revisionssicheres Archiv. Die aufbewahrungspflichtige Fassung liegt in deiner Buchhaltung — COMMITLY liefert die Stufe davor, von der Eingangsrechnungsverarbeitung bis zur Übergabe.
Was du neben der Software regelst
Software allein schafft keine Compliance. Diese Punkte legst du selbst fest — und schreibst sie auf, denn genau danach fragt ein Prüfer.
Benutzer und Rollen
Prozessdisziplin
Sonderfälle
Alles auf einmal — zum Weitergeben
Das Whitepaper fasst diese Seite als PDF zusammen: für dein Team, deine Buchhaltung oder den Steuerberater.
- Wertgrenzen und Freigabewege je Bereich, mit Beispielmatrix
- Aufgabentrennung — was das System macht, was du regelst
- Der Nachweis: Beleg und Freigabeprotokoll in einer Datei
- Die Checkliste zum Abhaken, als eigene Seite
Du bekommst den Download-Link per E-Mail.
Bereit für deine Cashflow-Plattform?
Fragen zur Rechnungsfreigabe
Die Rechnungsfreigabe ist der Schritt zwischen Eingang und Zahlung: Eine berechtigte Person bestätigt, dass die Leistung erbracht wurde und bezahlt werden darf. Meist hängen Wertgrenzen daran — je höher der Betrag, desto mehr Zustimmungen.