Pianificazione della liquidità nel settore immobiliare

Un contributo di Jörg Krbetz – guru della finanza, consulente aziendale

Per chi ha fretta

L’arte sta nel colmare le lacune di cassa che si presentano nel modo più efficiente possibile in termini di costi
La gestione della liquidità funziona solo se viene condotta in modo previsionale
Informazioni solide su afflussi e deflussi di mezzi sono essenziali
La qualità delle basi di dati rappresenta una grande sfida: contabilità e pianificazione non sono aggiornate
I limiti di Excel si raggiungono in fretta anche nel calcolo previsionale

Importanza di fondo

Per una gestione redditizia degli immobili una gestione adeguata della liquidità è indispensabile. Come in qualsiasi altro settore, anche nel comparto immobiliare è necessario mettere a disposizione, attraverso una gestione efficace della liquidità, la quantità di mezzi liquidi di volta in volta necessaria nel momento giusto.

L’arte sta in particolare nel colmare le lacune di cassa che si presentano nel modo più efficiente possibile in termini di costi, ricorrendo alle fonti di finanziamento di volta in volta più convenienti. L’obiettivo da perseguire è sempre una visione aggregata, vale a dire la compensazione delle disponibilità esistenti e la copertura di eventuali lacune mediante l’impiego dei mezzi disponibili e l’apporto di mezzi da fonti esterne per coprire i picchi.

Determinante è il timing. Le lacune che si profilano devono essere riconosciute per tempo, per mettere il management nelle condizioni di avviare tempestivamente le misure adeguate. Una gestione della liquidità efficace ed efficiente funziona esclusivamente se viene condotta in modo previsionale.

La sfida: informazioni solide

Questo presuppone che chi decide disponga di informazioni solide su

i saldi bancari esistenti, cioè i mezzi liquidi, le linee di scoperto disponibili e i debiti bancari, nonché
i futuri afflussi e deflussi di mezzi attesi.

Per determinare i saldi bancari si ricorre di norma ai dati contabili, mentre i valori attesi di afflussi e deflussi vengono idealmente derivati dai calcoli di pianificazione. È essenziale che i dati contabili siano aggiornati al giorno e completi e che i calcoli di pianificazione – cioè le aspettative riferite al futuro – siano (ancora) attuali.

Questi due requisiti sulla qualità delle basi di dati rappresentano una grande sfida. Un’informazione aggiornata al giorno dalla contabilità richiederebbe infatti la registrazione quotidiana di tutti i documenti dell’azienda. In realtà, però, saldi bancari aggiornati al giorno provenienti dalla contabilità sono disponibili solo di rado, soprattutto in presenza di un numero elevato di conti bancari presso banche diverse. A causa dell’attualità e dei consueti cicli di elaborazione del materiale da registrare (estratti conto), anche calcoli di pianificazione aggiornati, per esempio forecast a breve termine, non sono disponibili o non lo sono in tempi utili.

Come si affrontano queste sfide nella pratica?

Dati consuntivi

Per quanto riguarda i dati consuntivi (saldi bancari), si ricorre spesso ai report di telebanking, poiché con questi report i saldi bancari possono essere valutati in qualsiasi momento in modo aggiornato.

Nella fase successiva i dati dei report di telebanking vengono trasferiti in tabelle EXCEL e quindi consolidati. Con un numero ridotto di conti bancari questa appare una strada percorribile. I limiti di questo modo di procedere si raggiungono però in fretta.

Come accennato, le società immobiliari dispongono spesso di un numero elevato di rapporti bancari e di conti; di conseguenza si moltiplicano i passaggi di lavoro necessari per ottenere i dati consuntivi. Sono quindi da consigliare applicazioni informatiche che consentano un accesso diretto a tutti i dati bancari, così da non dover eseguire interrogazioni singole che rubano tempo.

Dati riferiti al futuro

Comparativamente più difficile risulta la derivazione dei dati riferiti al futuro necessari alla gestione della liquidità, cioè gli afflussi e deflussi di mezzi attualmente attesi per un determinato periodo di osservazione.

Anche in questo caso i prospetti basati su EXCEL fungono spesso da base di dati. La natura per principio volatile della gestione immobiliare (entrate e uscite dal patrimonio immobiliare, variazioni dei canoni di locazione per aumenti di affitto, nuovi contratti e disdette, interventi di manutenzione, maggiori o minori costi in relazione a interventi di risanamento o costruzione ecc.) rende ancora più difficile la realizzazione di questi prospetti.

Utile ai fini della pianificazione è la distinzione tra

afflussi e deflussi costanti, cioè regolari, e
quelli che non si verificano con regolarità.

Afflussi e deflussi costanti per importo e momento in cui si manifestano, derivanti dalla gestione e dal patrimonio immobiliare, riguardano per esempio

parte dei costi di esercizio correnti (costi di fornitura e smaltimento, imposte fondiarie), sia
sul lato delle uscite sia su quello delle entrate (costi di esercizio addebitati agli inquilini o acconti sui costi di esercizio da versare periodicamente), oppure
rimborsi di finanziamenti e servizio degli interessi.

Sia per i dati derivanti dal conteggio di affitti e costi di esercizio sia per i dati relativi alla gestione dei finanziamenti esistono di norma fonti adeguate: si tratta dei rendiconti ai proprietari predisposti dalle amministrazioni condominiali e dei contratti di credito. I fabbisogni di mezzi specifici e irregolari (deflussi) vanno determinati sulla base degli interventi pianificati per un periodo di osservazione e integrati con valori empirici (per esempio manutenzioni non pianificate, aumenti dei costi dei fattori).

Oltre agli afflussi e deflussi derivanti dalla gestione immobiliare, nella pianificazione della liquidità vanno naturalmente inseriti anche i costi correnti del personale e i costi per beni e servizi. Anche in questo caso i dati contabili fungono da base di pianificazione, integrati con i maggiori o minori costi attesi dovuti a mutati fabbisogni di risorse e a prevedibili aumenti o risparmi di costo.

I limiti di Excel

Per la predisposizione di calcoli di pianificazione a breve, medio e lungo termine si consiglia l’impiego di specifiche applicazioni software che dispongano di funzioni di strutturazione, distribuzione, aggregazione e simulazione e che consentano di rappresentare scenari e versioni di piano diversi su diversi livelli di aggregazione lungo l’asse temporale. A mio avviso i limiti di Excel si raggiungono in fretta anche nell’ambito del calcolo previsionale.

Collegando i dati consuntivi (grandezze di stock come punto di partenza) con i valori attesi del calcolo di pianificazione (grandezze di flusso) si ottengono i fabbisogni di mezzi lungo l’asse temporale e con essi la base decisionale per una gestione della liquidità orientata al futuro.

Resta la responsabilità del management

In sintesi si può constatare che una gestione efficiente ed efficace della liquidità riesce solo se viene condotta in modo continuativo e previsionale, sulla base di dati adeguati. Per costruire le basi decisionali sono consigliabili applicazioni software che consentano di collegare i dati di stock (saldi bancari) con i dati di piano (afflussi e deflussi). Come sempre, va data la preferenza a soluzioni tecniche integrate o integrabili, perché in questo modo si mantiene la visione d’insieme e si evitano errori e ridondanze.

In ultima analisi resta – come sempre – nella responsabilità del management mettere a disposizione le risorse per il governo della liquidità, utilizzarle in modo efficace e prendere tempestivamente le decisioni giuste.

Chi è Jörg Krbetz

Jörg Krbetz è consulente aziendale con una lunga esperienza in diverse posizioni dirigenziali nell’area finanza. Tra l’altro ha ristrutturato l’area finanza e il controlling di un’azienda immobiliare quotata in borsa e ha introdotto diversi strumenti IT, da SAP fino ai programmi per l’amministrazione immobiliare. Con il team COMMITLY lo lega una lunga amicizia.

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