Stai già guidando la tua azienda o sei ancora in Excel?

Un contributo del Dr. Christian Wurditsch – imprenditore, investitore, business angel

EXCEL – l’ascia di pietra nel cash management

Ovvero: COMMITLY – l’assistente intelligente per il cash flow di oggi

I compiti e le sfide si possono affrontare in modi diversi. Oggi abbiamo quasi sempre a disposizione anche una serie di opzioni. Questo vale anche per la gestione del cash flow. Ci sono approcci tradizionali come il foglio A4 in combinazione con estratti conto e liste delle partite aperte, oppure i fogli di lavoro con la selva di formule in Excel. Oppure scegli una soluzione moderna, supportata dall’IA, come Commitly.

Che cosa vale per te come imprenditore? Tradizionalista o pioniere – o magari tutt’altro: semplicemente una persona di azione che vuole guidare la propria azienda nel modo migliore possibile e che quindi usa la soluzione più efficiente per la gestione del cash flow. Visto che hai abbastanza esperienza con Excel, usarlo è comunque una buona opzione. Davvero?

Per poter sciogliere i punti ciechi bisogna prima di tutto riconoscerli. Attenzione, spoiler: Excel nasce negli anni Novanta ed è stato fino agli anni Duemila uno strumento al passo con i tempi per la gestione della liquidità. Quel tempo è finito. Perché?

Excel come antiquato mangiatempo

Primo: Excel è un programma incentrato sui calcoli tabellari generici e non un programma specializzato per il budgeting, la pianificazione del cash flow ecc.

Secondo, e questo punto è ancora molto più importante: Excel significa lavoro inutile. È chiaro fin dalla partenza. Perché Excel non è intuitivo. Al primo utilizzo non si capisce come funzioni Excel né che cosa se ne possa fare subito. Devo prima imparare il software per capirlo nelle sue linee di fondo. Le funzioni di base di Excel vanno prima riconosciute, comprese e messe in pratica. Scrivere in una cella, inserire formule, collegare le celle richiede formazione, allenamento e un uso continuo, altrimenti quelle conoscenze vanno perse. In altre parole, chiunque usi Excel deve imparare a interagire con il software per farci qualcosa di sensato. Queste conoscenze vanno trasmesse anche ad altri collaboratori, se devono dare una mano nel lavoro.

In sintesi è chiaro: lavorare con Excel richiede moltissimo lavoro da parte tua. Perché Excel è innanzitutto un foglio di lavoro vuoto con tante celle bianche disposte in righe e colonne, e porta con sé un numero sterminato di funzioni di calcolo che nel 98% dei casi la maggior parte degli utenti non usa. Vale a dire: devi orientarti tra fogli pieni di celle vuote e una selva confusa di innumerevoli funzioni di calcolo per raggiungere il tuo obiettivo, cioè guidare la tua azienda in modo ottimale sul piano della liquidità. Molti oggi lo dimenticano, perché non ricordano più i primi passi con Excel. Ne sono testimoni i numerosi siti web con consigli su Excel per principianti o i corsi e le formazioni su Excel.

La tecnologia intelligente di oggi

Oggi vediamo che si può fare anche diversamente. Le tecnologie attuali sono così intuitive e di supporto che puoi accedere subito alle possibilità e ai vantaggi del servizio, senza dover investire prima alcune ore o cicli di formazione.

Gli smart service portano già con sé le soluzioni. Invece di confrontarti con domande come «come posso fare questo o quello con Excel per arrivare alla mia pianificazione del cash flow?» e con la relativa formattazione in Excel, con strumenti moderni di gestione della liquidità come Commitly puoi concentrarti sul «CHE COSA». Quali sono i fattori della liquidità che tu come imprenditore o amministratore puoi gestire meglio con Commitly?

Commitly lo rende possibile da subito….

Primo import automatico dei dati e aggiornamento dei dati

Il primo import automatico dei dati non crea soltanto rapidamente la tua base di dati di partenza. No, l’import automatico dei dati ti aiuta anche giorno per giorno a mantenere la visione d’insieme sulla situazione di cassa. Tutti i tuoi movimenti di cassa vengono aggiunti e i calcoli automatici fanno sì che tu sia sempre aggiornato per guidare la tua azienda. Con l’aggiornamento a un clic Commitly può fare veri miracoli.

Calcoli out-of-the-box

Tutti i calcoli essenziali per la gestione della liquidità vengono eseguiti automaticamente. I calcoli avvengono secondo regole riconosciute a livello internazionale e sono supportati da decenni di sperimentazione nella pratica.

Sistema di proposte assistito dall’IA per la categorizzazione

Tutte le entrate e le uscite vengono assegnate a categorie liberamente definibili, per una migliore visione d’insieme e quindi una migliore base di governo. Qui Commitly ti dà una mano con il sistema di proposte assistito dall’IA per la categorizzazione.

Diagrammi e grafici subito orientati alla decisione

Trasformare visivamente i dati essenziali in diagrammi e grafici serve (a) a consentire di ricavare informazioni rapidamente e (b) a fornire supporto nel momento della decisione. Diagrammi e grafici sono utili soprattutto anche quando devi presentare la situazione attuale o i piani ad altri, come investitori, banche, co-amministratori. Così nelle discussioni si può arrivare molto più in fretta a un quadro comune e quindi a una comprensione condivisa.

Forecast automatico permanente

Grazie al forecast automatico diventano visibili gli effetti delle tue decisioni quotidiane rispetto ai tuoi obiettivi. Ogni decisione si riflette nei tuoi numeri e dell’aggiornamento, cioè dell’adeguamento dei numeri, non ti devi occupare. Commitly lo fa per te in modo standard.

Governo dell’azienda con rilevazione continua degli obiettivi

Sapere come si fa un’interruzione di riga in Excel o come si mostrano in rosso i valori negativi non dovrebbe avere alcuna influenza sulla qualità e soprattutto non dovrebbe essere un ostacolo al governo della tua azienda sul piano della cassa. Per questo Commitly non mette a disposizione consigli su Excel, trucchi per Excel o istruzioni per Excel.

I consigli degli esperti di Commitly sono consigli diretti sulla gestione del cash flow, perché tu possa guidare più facilmente la tua azienda sull’onda del successo. Il nostro consiglio più importante in proposito è: gestisci attivamente il tuo cash flow. Buone previsioni e la costruzione di una consapevolezza sul cash flow nella tua azienda rafforzeranno i processi decisionali in tutti gli aspetti della tua impresa. Perché guidare un’azienda significa prendere decisioni: devo assumere un altro venditore? È possibile investire in una seconda sede? Come posso tenere d’occhio l’andamento delle mie spese?

Il denaro è il sangue della tua azienda, e per questo è importante sapere dove metti la tua energia. Prendi decisioni fondate, indipendentemente dal fatto che la tua azienda sia sull’asse in salita o stia vacillando. Per poter prendere decisioni fondate servono informazioni aggiornate, in particolare sulla tua situazione finanziaria. La gestione della liquidità ha un ruolo importante nel guidare la tua azienda attraverso le diverse decisioni che devi prendere. Qui Commitly ti supporta come misuratore di polso e pressione della tua azienda fin dal primo minuto.

Il confronto Excel vs. Commitly toglie ogni dubbio

Come programma generico di calcolo tabellare Excel ha reso molti servizi e può essere usato per molte cose. Allo stesso tempo si vede chiaramente che, nelle funzioni decisive, Excel è inferiore a un software specializzato di pianificazione della liquidità o a servizi di gestione del cash flow come Commitly. Va detto che, in senso stretto, il confronto zoppica come quello tra un’ascia di pietra e una macchina da taglio laser.

Il risparmio di tempo con Commitly rispetto a Excel

Commitly fa risparmiare a una PMI media più di 60 ore all’anno rispetto alla pianificazione della liquidità o alla gestione del cash flow con Excel. Inoltre Commitly crea una base informativa migliore per le decisioni e quindi una gestione del tempo più efficiente nella conduzione dell’azienda.

Provare cose nuove o lasciar andare quelle vecchie richiede a qualcuno più tempo e a qualcun altro meno. Con diversi decenni di esperienza nell’uso di Excel, questo ostacolo ci è familiare.

Credits: Photo by COMMITLY