La contabilità è una parte indispensabile della vita aziendale quotidiana. Ma non è la più popolare. Molti imprenditori si lamentano di processi lunghi e complicati che costano molto tempo e denaro. Un lavoratore autonomo su tre dedica almeno il 20% del proprio tempo lavorativo alla contabilità. Tempo che sarebbe meglio investire in progetti, ulteriori sviluppi o adeguamenti della strategia. Vale quindi la pena di dedicare un po' di tempo all'automazione della contabilità.

Avete bisogno di essere più convincenti? Abbiamo riassunto per voi i motivi per cui vale la pena automatizzare tutti i processi contabili.

Risparmiare tempo e nervi

Il vantaggio più evidente è il risparmio di tempo. Meno tempo dovrete dedicare alla contabilità grazie all'automazione, più tempo potrete investire in altre aree: Sviluppo della strategia, crescita dell'azienda, acquisizione di clienti. Non solo la direzione o voi stessi, ma anche i dipendenti dei vari reparti guadagnano più tempo per la pianificazione e l'analisi, perché le noiose attività contabili di routine non sono più necessarie.

Attualmente i contabili dedicano la maggior parte del loro tempo alla raccolta delle ricevute. Dovreste quindi cercare di ridurre il più possibile questo fattore di tempo. Qui abbiamo diverse soluzioni per voi:

• App di scansione: basta scansionare le ricevute con lo smartphone per caricarle automaticamente su FastBill.
• Inoltro della posta con un clic: Le ricevute ricevute via e-mail possono essere inoltrate direttamente alla vostra casella di posta FastBill.
• Collegate i vostri portali clienti: con il componente aggiuntivo GetMyInvoices di FastBill, potete collegare a FastBill oltre 1500 portali clienti come Amazon, Telekom o LinkedIn, in modo da trasferire direttamente le fatture.

La contabilità automatizzata non solo fa risparmiare tempo, ma anche nervi. Con un sistema di sollecito automatico, ad esempio, non dovrete più rincorrere le fatture scadute, perché i solleciti verranno inviati automaticamente.

Panoramica semplice e veloce

Molte aziende cercano di avere una visione d'insieme della propria contabilità utilizzando un elenco Excel. La maggior parte delle persone confermerà che si tratta di un'operazione noiosa e soggetta a errori. I seguenti riepiloghi possono essere creati automaticamente con un buon software di contabilità, in modo da non perdere mai più il controllo nel caos dei fogli di calcolo:

a. Entrate e uscite

Per avere una panoramica costante delle entrate e delle uscite, la riconciliazione bancaria dovrebbe avvenire automaticamente. Il vostro strumento contabile lo fa per voi. In questo modo è possibile tenere sotto controllo tutti i conti, vedere automaticamente l'eccedenza mensile e i punti di maggiore spesa. Questo è importante per poter regolare e ottimizzare costantemente le spese.

b. Elenco degli articoli aperti (OPOS)

Mantenere un elenco OPOS manualmente in Excel è noioso. Tuttavia, può essere creato automaticamente da un buon strumento di contabilità. Se inviate le vostre fatture tramite questo strumento, vi verrà sempre mostrato quali fatture sono già state pagate e quali no. Anche la riconciliazione bancaria automatica lo fa. Se necessario, è possibile automatizzare il processo di sollecito, in modo che queste partite in sospeso vengano saldate il più rapidamente possibile.

c. Buoni mancanti

Uno dei compiti più noiosi per i contabili è trovare le ricevute mancanti e raccoglierle in tempo utile. Spesso questo lavoro viene svolto in Excel. Lo strumento corrispondente può fare il lavoro per voi anche in questo caso e visualizzare automaticamente le spese per le quali manca la ricevuta corrispondente. Se viene caricata una ricevuta, questa viene automaticamente collegata alla transazione corrispondente in base al numero della ricevuta, all'importo della fattura, ecc. In questo modo potete essere certi che nessuna ricevuta mancante vi sfuggirà di nuovo.

Anche la comunicazione e il lavoro con il vostro consulente fiscale sono facilitati, soprattutto perché potete tenere sempre sotto controllo automaticamente la vostra contabilità e inoltrare rapidamente i rapporti.

Ridurre i costi

Il tempo è denaro. Naturalmente, questo vale anche per la contabilità. Anche il software di contabilità costa, ovviamente. Tuttavia, se automatizzate il più possibile i processi, potete risparmiare in media dal 40 al 60% dei costi contabili attuali. Questo aspetto è spesso trascurato e molti non se ne rendono conto.

Supponiamo che siate un imprenditore autonomo e che dedichiate un giorno alla settimana alla contabilità. Sono 32 ore al mese. Supponiamo che abbiate una retribuzione oraria di 80 €. 32 ore per 80 € equivalgono a 2560 €.

Al contrario, ora offriamo uno strumento di contabilità come FastBill, che vi fa risparmiare tempo e denaro. FastBill Premium parte da poco meno di 60 euro al mese. Sulla base dei costi di 2560 euro al mese che un imprenditore autonomo spende per la contabilità, con il nostro esempio si risparmiano 2500 euro al mese. Pensate ancora che il software di contabilità sia troppo costoso?

Perché non calcolate voi stessi quante ore voi e i vostri dipendenti impiegate attualmente per creare fatture, raccogliere e registrare le ricevute e creare rapporti finanziari mensili?

Come accennato all'inizio: un lavoratore autonomo su tre dedica almeno il 20% del proprio tempo lavorativo a queste "pratiche". Siete tra questi?

Evitare gli errori e aumentare la sicurezza

Oltre al risparmio di tempo e denaro, un altro vantaggio dell'automazione della contabilità è quello di evitare i tipici errori di inserimento e trasferimento dei dati. Di solito le correzioni non sono più necessarie.

Per quanto riguarda la sola fatturazione, un processo automatizzato e gli strumenti corrispondenti vi mettono in una zona sicura. FastBill, ad esempio, assicura che ...

... che le fatture contengano automaticamente numeri di fattura consecutivi,

... che tutte le vostre fatture siano conformi alla GoBD,

... che l'obbligo di ritenzione sia rispettato,

... che tutte le informazioni obbligatorie siano complete.

Anche le scadenze non sono più un problema con la contabilità automatizzata e lo strumento corrispondente. Tutti i documenti per la dichiarazione IVA anticipata e per la dichiarazione dei redditi sono raccolti in modo centralizzato e pronti per essere consegnati ogni volta che se ne ha bisogno.

Controllo delle finanze

Per continuare a far crescere la vostra azienda, è essenziale avere sempre una visione d'insieme delle vostre finanze.

Questi includono...

... le vostre entrate e uscite,

... il vostro fatturato,

... gli elementi aperti (elenco OPOS),

... una panoramica totale e individuale di tutti i conti aziendali.

Con un buon strumento di contabilità (come FastBill), la riconciliazione dei conti dovrebbe avvenire automaticamente, in modo da non dover collegare i voucher e i trasferimenti/postazioni per ottenere una panoramica. Da questa riconciliazione dei conti viene generato automaticamente un elenco OPOS, che contiene una panoramica dei voucher mancanti. In questo modo si ha sempre una panoramica dei pagamenti in entrata e in uscita o dei pagamenti mancanti.

Una panoramica di tutte le funzioni di FastBill è disponibile anche su fastbill.com. Ulteriori suggerimenti sulla contabilità e sull'automazione sono disponibili sul Blog di FastBill.

Con FastBill avete sempre una panoramica giornaliera e automatica delle vostre finanze. Questi dati vengono poi utilizzati per la pianificazione della liquidità. Ed è qui che entra in gioco COMMITLY.

IMPEGNO - semplicemente una migliore gestione del flusso di cassa

La liquidità è al centro di ogni attività economica. Soprattutto in tempi economicamente incerti come questi, conoscere la propria liquidità è talvolta l'elemento più importante per il successo imprenditoriale. Non si tratta solo di conoscere lo stato attuale della liquidità aziendale (quanta liquidità ho?), ma piuttosto di pianificare in anticipo lo sviluppo della liquidità (quanta liquidità avrò tra 3, 6 o 12 mesi?). Solo in questo modo è possibile prendere decisioni aziendali sensate, reagire alle strozzature della liquidità o avviare tempestivamente il finanziamento delle lacune a medio termine.  

Sembra complicato? Lo è se si cerca di pianificare la liquidità utilizzando esclusivamente fogli di calcolo Excel, come fa la maggior parte degli imprenditori. Per le grandi aziende esistono strumenti complessi e costosi come SAP, Tipco ecc. Per le piccole e medie imprese (PMI), che rappresentano il 99,2% di tutte le aziende dell'UE, questi strumenti sono troppo costosi e richiedono molto tempo per essere implementati.

Tuttavia, COMMITLY, lo strumento di pianificazione della liquidità più popolare nei paesi di lingua tedesca, esiste dal 2020. COMMITLY consente di pianificare e monitorare i flussi di cassa e la liquidità dell'azienda in modo facile e semplice, economico ed efficiente.

• Pianificazione semplificata: basta creare un piano di liquidità, previsioni automatiche e controlling, report con la semplice pressione di un tasto.
• Addio a Excel: Niente più errori di formula, sempre aggiornati e sincronizzati con i vostri conti bancari, pronti all'uso in qualsiasi momento
• Risparmiare tempo: Modello semplice, facile da usare, orientato al team, best practice garantita.

Grazie alla collaborazione con FastBill, è possibile combinare facilmente i due strumenti e, ad esempio, includere automaticamente le partite aperte nella pianificazione della liquidità.

Volete implementare questo processo?

Poi testate FastBill e IMPEGNATEVI gratuitamente per 14 giorni.

Con il codice COMMITLY15 risparmiate anche il 15% su tutti i contratti annuali FastBill.

Potete inserire il codice nel processo di prenotazione del vostro account di prova FastBill.

Divertitevi ad automatizzare!

Foto di Brooke Cagle su Unsplash