5 motivi per cui dovresti automatizzare la tua contabilità

La contabilità è una parte imprescindibile della vita aziendale quotidiana. Ma non la più amata. Molti imprenditori si lamentano di processi lunghi e complicati che costano molto tempo e molto denaro. Un lavoratore autonomo su tre dedica almeno il 20 per cento del proprio tempo di lavoro alla contabilità. Tempo che sarebbe meglio investire in progetti, sviluppo o adeguamenti strategici. Vale quindi la pena dedicare una volta il tempo necessario ad automatizzare la propria contabilità.

Ti serve ancora qualche argomento in più? Abbiamo riassunto per te perché conviene automatizzare tutti i processi della tua contabilità.

Risparmiare tempo e stress

Il vantaggio più evidente: il risparmio di tempo. Meno tempo devi dedicare alla contabilità grazie all’automazione, più tempo puoi investire altrove: sviluppo della strategia, crescita dell’azienda, acquisizione clienti. Non solo il tuo management o tu stesso, ma anche i collaboratori dei vari reparti guadagnano più tempo per la pianificazione e l’analisi, perché vengono meno le fastidiose attività di routine della contabilità.

Oggi i contabili impiegano la maggior parte del tempo nella raccolta dei documenti contabili. Per questo dovresti cercare di ridurre il più possibile questo fattore. Ecco alcune soluzioni per te:

• App di scansione: scansiona i documenti semplicemente con il tuo smartphone e verranno caricati automaticamente in FastBill.
• Inoltro delle e-mail con un clic: i documenti che ricevi via e-mail possono essere inoltrati direttamente alla tua inbox FastBill.
• Collega i tuoi portali clienti: con l’add-on FastBill GetMyInvoices puoi collegare a FastBill oltre 1500 portali clienti come Amazon, Telekom o LinkedIn, così le tue fatture vengono trasferite direttamente.

Una contabilità automatizzata non fa risparmiare solo tempo, ma anche nervi. Con un sistema di solleciti automatizzato, per esempio, non devi più rincorrere le fatture scadute, perché i solleciti vengono inviati da soli.

Una visione d’insieme rapida e semplice

Molte aziende cercano di farsi un quadro della propria contabilità con una lista Excel. Che sia faticoso e soggetto a errori te lo confermeranno quasi tutti. Con un buon software di contabilità le seguenti panoramiche si creano automaticamente, così non perderai mai più il filo nel caos dei fogli di calcolo:

a. Entrate e uscite

Per avere una visione costante di entrate e uscite, la riconciliazione bancaria deve avvenire in automatico. Se ne occupa il tuo strumento di contabilità. Così tieni d’occhio tutti i tuoi conti, vedi automaticamente l’avanzo mensile e dove registri le spese maggiori. È importante per poter adeguare e ottimizzare continuamente le tue uscite.

b. Elenco delle partite aperte

Tenere a mano un elenco delle partite aperte in Excel è faticoso. Ma può essere creato automaticamente da qualsiasi buon strumento di contabilità. Se invii le tue fatture tramite uno strumento di questo tipo, vedrai sempre quali di queste fatture sono già state pagate e quali no. Anche di questo si occupa per te la riconciliazione bancaria automatica. Se necessario puoi poi automatizzare i solleciti, in modo che le partite aperte vengano saldate il più rapidamente possibile.

c. Documenti mancanti

Uno dei compiti più fastidiosi per i contabili è individuare i documenti mancanti e raccoglierli per tempo. Anche questo lavoro viene volentieri svolto in Excel. Ma anche qui lo strumento giusto può toglierti il lavoro dalle mani e mostrarti in automatico per quali uscite manca il relativo documento. Quando un documento viene caricato, viene collegato automaticamente alla transazione corrispondente in base a numero del documento, importo della fattura ecc. Così puoi essere certo che nessun documento mancante ti sfuggirà più.

Anche la comunicazione e il lavoro con il tuo consulente fiscale diventano più semplici, tanto più che mantieni in ogni momento e in automatico la visione della tua contabilità e puoi inoltrare rapidamente i report.

Ridurre i costi

Il tempo è denaro. Vale naturalmente anche per la tua contabilità. Anche un software di contabilità costa, ovviamente. Ma se automatizzi i processi il più possibile, risparmi in media dal 40 al 60 per cento degli attuali costi di contabilità. Questo aspetto viene spesso trascurato e molti non ne sono consapevoli.

Immagina di essere un imprenditore autonomo e di dedicare un giorno alla settimana alla contabilità. Fanno 32 ore al mese. Ipotizziamo una tariffa oraria di 80 €. 32 ore per 80 € fanno 2560 €.

A fronte di questo mettiamo ora uno strumento di contabilità come FastBill, che fa risparmiare tempo e costi. FastBill Premium parte da poco meno di 60 € al mese. Rispetto ai 2560 € al mese che un imprenditore autonomo spende per la contabilità, nel nostro esempio risparmi 2500 € al mese. Trovi ancora troppo caro un software di contabilità?

Calcola una volta per te quante ore i tuoi collaboratori e tu dedicate attualmente all’emissione delle fatture, alla raccolta e registrazione dei documenti e alla creazione dei report finanziari mensili.

Come già detto all’inizio: un lavoratore autonomo su tre dedica almeno il 20 per cento del proprio tempo di lavoro a queste «scartoffie». Sei uno di loro?

Evitare errori e aumentare la sicurezza

Un altro vantaggio che l’automazione della contabilità porta con sé, oltre al risparmio di tempo e denaro, è evitare i tipici errori di registrazione e di trasferimento. Le correzioni di norma non servono più.

Già solo nella fatturazione, con un processo automatizzato e gli strumenti giusti ci si muove su un terreno sicuro. FastBill fa in modo, per esempio, …

… che le tue fatture contengano automaticamente numeri progressivi,

… che tutte le tue fatture siano conformi alle norme GoBD,

… che l’obbligo di conservazione sia rispettato,

… che tutte le indicazioni obbligatorie siano complete.

Anche le scadenze non sono più un problema con una contabilità automatizzata e lo strumento giusto. Sia per la dichiarazione IVA periodica sia per la dichiarazione dei redditi hai tutti i documenti raccolti in un unico posto e a portata di mano quando ti servono.

Controllare le finanze

Per continuare a spingere la crescita della tua azienda è indispensabile avere in ogni momento una visione d’insieme delle tue finanze.

Ne fanno parte…

… le tue entrate e uscite,

… il tuo fatturato,

… le tue partite aperte,

… una panoramica complessiva e per singolo conto di tutti i conti aziendali.

Con ogni buon strumento di contabilità (come FastBill) la riconciliazione dei conti dovrebbe avvenire in automatico, così da non dover collegare prima documenti e bonifici/addebiti per avere una panoramica. Da questa riconciliazione viene poi generato automaticamente un elenco delle partite aperte, che contiene anche una panoramica dei documenti mancanti. Così tieni sempre d’occhio quali pagamenti entrano, escono o mancano.

Una panoramica di tutte le funzioni di FastBill è disponibile anche su fastbill.com. Altri consigli su contabilità e automazione si trovano sul blog di FastBill.

Con FastBill mantieni sempre, in automatico e aggiornata al giorno, la visione delle tue finanze. Con questi numeri si passa poi alla pianificazione della liquidità. Ed è qui che entra in gioco COMMITLY.

COMMITLY – semplicemente una migliore gestione del cash flow

La liquidità è al centro di ogni azione economica. Proprio in tempi economicamente incerti come questi, conoscere la propria liquidità è forse l’elemento più importante per il successo imprenditoriale. Non si tratta solo di conoscere lo stato attuale della liquidità della propria azienda (quanta cassa ho?), ma soprattutto di pianificare in anticipo l’andamento della liquidità (quanta cassa avrò fra 3, 6 o 12 mesi?). Solo così si possono prendere decisioni imprenditoriali sensate, reagire alle strozzature di liquidità o avviare per tempo il finanziamento delle carenze di mezzi.

Sembra complicato? Lo è anche, se si cerca di fare pianificazione della liquidità esclusivamente con fogli Excel, come fa la maggior parte degli imprenditori. Per le grandi aziende esistono strumenti complessi e costosi come SAP, Tipco ecc. Per le piccole e medie imprese (PMI), che rappresentano pur sempre il 99,2% di tutte le aziende nell’UE, questi strumenti sono troppo cari e troppo onerosi da implementare.

Dal 2020 esiste però COMMITLY, lo strumento di pianificazione della liquidità più apprezzato nell’area di lingua tedesca. Con COMMITLY pianifichi e monitori i flussi di cassa e la liquidità della tua azienda in modo semplice e senza fatica, a costi contenuti e con efficienza.

• Pianificazione resa semplice: crea il piano di liquidità in modo intuitivo, forecast e controlling automatici, report con un clic
• Excel bye-bye: basta errori di formula, sempre aggiornato e sincronizzato con i tuoi conti bancari, pronto all’uso in ogni momento
• Risparmiare tempo: template semplice, facile da usare, adatto al lavoro di squadra, best practice garantita.

Grazie alla collaborazione con FastBill puoi collegare facilmente i due strumenti e, per esempio, considerare in automatico le partite aperte nella tua pianificazione della liquidità.

Vuoi mettere in pratica questo processo?

Allora prova FastBill e COMMITLY gratuitamente per 14 giorni.

Con il codice COMMITLY15 risparmi inoltre il 15% su tutti i contratti annuali FastBill.

Puoi inserire il codice durante la procedura di acquisto del tuo account di prova FastBill.

Buon divertimento con l’automazione!

Foto di Brooke Cagle su Unsplash