Case study: intervista ad Andreas Herrele, Head of Finance di weXelerate

Il campus per startup viennese weXelerate è diventato negli ultimi due anni il punto focale della scena startup dell’Europa centrale e orientale. In una delle location più belle di Vienna è nato un ecosistema che aiuta startup di tutto il mondo a compiere i passi successivi. COMMITLY fa parte dell’ecosistema di weXelerate come alumni e service partner. Abbiamo parlato con Andreas Herrele, Head of Finance di weXelerate, di finanza e pianificazione della liquidità.

Andreas, sei Head of Finance di weXelerate. «Home of Innovation» si legge sul vostro sito e in effetti weXelerate ha smosso parecchio la scena austriaca in tempi relativamente brevi. Che cosa fa esattamente weXelerate?

Mettiamo in contatto startup interessanti con le nostre grandi corporate e, grazie all’ecosistema, aiutiamo le startup a svilupparsi più in fretta. weXelerate accompagna inoltre le corporate nel loro processo di innovazione. In base ai bisogni che emergono, vengono individuate startup adatte con modelli di business interessanti, che poi vengono seguite per un certo periodo nel programma di accelerazione, i cosiddetti batch, per favorirne lo sviluppo.

Nel nostro edificio in Praterstraße 1, proprio accanto a Schwedenplatz nel cuore di Vienna, è nato un ecosistema interessante fatto di investitori, reparti innovazione di corporate di primo piano, service partner, mentori e startup interessanti, la cui azione comune ha già prodotto diverse storie di successo notevoli.

Andreas Herrele, Head of Finance weXelerate

Nel frattempo weXelerate è diventato un punto di riferimento affermato e conosciuto nella scena startup. Io stesso sono rimasto positivamente sorpreso da quanto fosse alto il livello di notorietà nella mia rete di contatti.

Questo parla a favore del successo sul mercato e nella scena!

weXelerate svolge quindi anche un compito molto importante come community builder. COMMITLY è a sua volta un vostro service partner. E se ho letto bene, è appena stata aperta una nuova sede in Austria?

Sì, è corretto. Vogliamo portare l’idea dell’ecosistema anche in altre zone dell’Austria e il Vorarlberg, con il suo panorama imprenditoriale molto interessante e con tanti «global hidden champion», è stato la nostra prima scelta. Il progetto è stato presentato al pubblico in una conferenza stampa il 29.5.2019. Dalla Bank für Tirol und Vorarlberg (BTV) è stato affittato un edificio adatto, che al momento viene adattato e che da settembre 2019 diventerà la casa del nostro ecosistema nell’Austria occidentale.

Anche la BTV avrà un ruolo in questo ecosistema e si è già trovato un primo inquilino noto della scena startup. Siamo quindi fiduciosi che l’ecosistema si animi rapidamente come a Vienna e produca già nel 2020 successi visibili. Ci saranno anche alcune novità nella nostra gamma di offerte, di più si saprà all’inaugurazione dell’ufficio.

Che sfide pone questo modello di business a te come Head of Finance?

La nostra offerta per le startup è gratuita. Il finanziamento del programma di accelerazione avviene in gran parte tramite i contributi annuali versati dalle corporate. Questo porta a entrate di liquidità fortemente cicliche, ma a una distribuzione delle uscite relativamente lineare. Di conseguenza servono una pianificazione di lungo periodo e controlli regolari per non finire in difficoltà. Per ridurre la complessità abbiamo cercato di organizzare le attività di locazione in modo indipendente e di automatizzarle il più possibile. In quest’area sia le entrate sia le uscite sono quasi lineari, quindi qui bisogna gestire solo gli scostamenti.

Sei in weXelerate come interim manager. Neanche questo è un compito semplice, perché soprattutto l’inserimento deve essere molto rapido ed efficiente. Come è andata?

In realtà sono entrato in modo relativamente «soft». La mia predecessora si è resa conto che prima della sua uscita restavano da chiudere diversi cantieri importanti e mi ha chiamato subito in aiuto. In un contratto d’opera sono stati concordati i compiti tra weXelerate e me. Il mio primo incarico è stato elaborare, insieme alla direzione, un business plan adeguato alla situazione attuale, che doveva servire anche come budget per il 2019. Questo mi ha permesso di entrare molto bene nel modello di business e poi di assumere la successione in modo ordinato. Così, mese dopo mese, negli ultimi tempi i punti sono stati chiusi.

Ora sono arrivato all’ultimo to-do: la formazione di un successore. Quindi anche il mio impegno in weXelerate si avvicina alla fine, almeno per ora. Mi onora poter far parte di questo bel team con uno spirito così eccezionale, tanto che il giorno del commiato, per quanto sempre chiaramente definito, resta difficile.

Alla rete di weXelerate resterò comunque legato anche a lungo termine, altri progetti comuni espressamente non esclusi!

Come hai organizzato l’area finanza e che ruolo ha COMMITLY?

Per dimensioni siamo una tipica PMI austriaca con circa 20 collaboratori, in crescita. È ovvio che il team non possa essere particolarmente grande e che la divisione del lavoro non sia ancora molto spinta. Con le necessarie regole di sostituzione, comunque, ognuno deve poter subentrare all’altro. Il team centrale per l’amministrazione è composto da tre persone. Un collega si occupa del facility management, cioè di tutte le questioni dell’edificio, dall’investimento al contratto di locazione. C’è poi una collega responsabile delle fatture attive, delle fatture fornitori e dell’amministrazione del personale. Contabilità e buste paga sono esternalizzate al consulente fiscale.

I compiti classici di controlling, la finanza e le questioni legali sono in capo a me. COMMITLY mi serve come strumento centrale per gestire il mio piano di liquidità e per il controllo continuo delle uscite. Dare regolarmente un’occhiata allo strumento è quindi d’obbligo. Lo uso anche come fonte principale di informazioni sulle transazioni, perché a scopo informativo è nettamente più comodo dello strumento online della nostra banca. Come funzione aggiuntiva ho COMMITLY anche come app sullo smartphone e quindi, in modo relativamente semplice, sempre e ovunque!

E quanto è importante in generale il tema della liquidità?

Siamo noi stessi ancora una startup, quindi la domanda si risponde quasi da sola. È chiaramente una sfida grande e costante. Poiché le nostre entrate, per via del modello di business, sono fortemente cicliche mentre i costi sono quasi costanti, una pianificazione previsionale e un controllo continuo sono indispensabili. Ed è qui che entra in gioco COMMITLY. Con questo controllo continuamente le uscite rispetto all’obiettivo di budget. Inoltre, già prima della chiusura mensile in contabilità, riesco a farmi un’idea precisa di dove siamo.

Usi la Team Edition. Come hai integrato COMMITLY a livello organizzativo? Solo nell’area finanza?

Il power user di COMMITLY sono io stesso, per come sono distribuiti i ruoli. Regolarmente, almeno una volta a settimana, sincronizziamo i dati dei conti e categorizziamo le uscite. Grazie alla flessibilità dello strumento abbiamo riorganizzato le categorie in modo che somiglino molto al nostro piano dei conti, il che consente una riconciliazione molto buona.

Oltre al team finance abbiamo però coinvolto anche la direzione, offrendole con lo strumento un self service. Grazie alla dashboard può vedere subito dove siamo rispetto al piano e verificare immediatamente quali pagamenti abbiamo ricevuto.

Non è male poter verificare subito la fondatezza delle affermazioni sul comportamento di pagamento fatte durante un colloquio con clienti o fornitori…

Quali vantaggi vedi per weXelerate nell’uso di COMMITLY?

Grazie alla flessibilità nella categorizzazione siamo riusciti a stimare approssimativamente il risultato già prima della vera chiusura mensile in contabilità. A questo si aggiunge la funzione di controllo delle uscite grazie al piano di liquidità e agli scostamenti documentati. Anche la funzione informativa per la direzione è naturalmente un grande vantaggio, perché aiuta a evadere rapidamente alcune richieste senza impegnare le poche risorse del team.

E il fatto che il tutto esista anche come app per lo smartphone corona questo effetto rendendolo una vera funzione di punta.

Come esperto e interim manager segui, e seguirai, più mandanti. Userai COMMITLY in futuro anche in altre aziende?

Una buona visione d’insieme sulla propria liquidità serve semplicemente a ogni azienda. Mentre nelle grandi aziende, con sistemi ERP integrati e un’ampia squadra interna, sono disponibili possibilità del tutto diverse, nelle realtà più piccole un software come COMMITLY può essere un vero supporto.

Proprio in una situazione come la nostra, dove la contabilità è esternalizzata al consulente fiscale, COMMITLY aiuta molto a mantenere la visione d’insieme e ad avere sotto controllo in tempi rapidi le informazioni più importanti.

Grazie mille per il tuo tempo!

Credits: Photos by weXelerate