Case study: pianificazione della liquidità nel settore immobiliare

Mitterndorferstrasse GmbH si concentra sull’individuare e realizzare le opportunità di sviluppo dei progetti. Compriamo terreni e li sviluppiamo fino a un elevato grado di valorizzazione. Il campo di attività comprende la progettazione, l’iter autorizzativo con gli enti pubblici, include la verifica dei presupposti economici e fiscali ed è responsabile della direzione lavori. Dalla realizzazione di complessi residenziali sostenibili all’edilizia residenziale agevolata, fino all’edilizia industriale e commerciale. Dalla nuova costruzione al risanamento di edifici storici.

Nell’ambito di queste attività il controlling, e con esso la pianificazione della liquidità, assume un ruolo particolare. Come punto di contatto tra i clienti e le banche garantiamo che i progetti edilizi vengano realizzati all’interno del preventivo concordato. Un elemento essenziale è riconoscere gli scostamenti rispetto al piano originario e informare per tempo tutte le parti coinvolte. Nei progetti edilizi questa comunicazione attiva ha un’importanza particolare, perché uno scostamento dal piano può nel peggiore dei casi portare a superare il fido del conto di costruzione messo a disposizione e quindi all’incapacità del progetto di pagare le fatture in scadenza. Le conseguenze in questo caso possono andare dalla perdita dello sconto per pagamento anticipato fino al blocco del cantiere.

Il vecchio metodo

Da noi tutti i preventivi vengono creati e concordati con l’aiuto di Excel. Il preventivo contiene sempre anche un piano di liquidità di massima, cioè la ripartizione di tutte le voci del preventivo sull’asse temporale, per determinare l’importo massimo del credito edilizio necessario.

Link per il download del preventivo più in basso

In passato avevamo collaboratori con conoscenze e capacità diverse in Excel. Uno di loro, Robert, ci ha sviluppato un geniale «Excel per la pianificazione della liquidità». Dalla banca tutte le registrazioni venivano esportate in csv, importate nel file e lì contrassegnate con dei tag. Questi tag corrispondono alle voci del preventivo. In questo modo è possibile l’attribuzione sull’asse temporale.

Sinceramente: quando ho sentito CERCA.VERT mi sono arreso.

Siamo una piccola azienda tirolese e il nostro problema è che non siamo riusciti a trattenere in azienda questo know-how, e chi è arrivato dopo non sapeva usare correttamente il file. Inoltre, col tempo, sono emersi piccoli errori nelle formule. Dato che il file è la base per il reporting periodico verso la banca, è naturalmente problematico.

L’uso di Commitly

Siamo tra i primi clienti di Commitly e abbiamo potuto testare in anteprima anche funzioni non ancora pubblicate. Con Commitly la pianificazione della liquidità e il controlling si sono notevolmente semplificati. All’inizio di un progetto continuiamo a fare il preventivo in Excel. Subito dopo la concessione del credito, però, ora ci colleghiamo al conto di costruzione. Già solo così abbiamo ottenuto i primi risparmi.

Mentre in passato ci serviva dal cliente una delega con solo accesso in lettura sul suo conto per poter vedere le transazioni, oggi il cliente può semplicemente aggiungerci in Commitly come amministratori, in due minuti! In passato di norma ci volevano 7-10 giorni per raccogliere tutte le firme e far arrivare i documenti alla banca. E per i nostri progetti possiamo aggiungere anche i nostri addetti. Dato che Commitly ha solo un accesso in lettura ai conti, non ci sono problemi di sicurezza.

Grazie al collegamento con la banca viene meno l’importazione ed esportazione delle registrazioni, faticosa, complicata e soggetta a errori. Tutte le transazioni si sincronizzano con un solo clic e sono quindi sempre aggiornate. Qui però abbiamo anche un problema. Non tutte le banche forniscono dati «puliti», elaborabili correttamente. La Volksbank, per esempio, fornisce tutti i dati della transazione (beneficiario, ordinante, IBAN, causale) in un unico campo. In questo caso le transazioni non possono essere elaborate automaticamente e l’attribuzione alle categorie deve avvenire a mano. Curiosamente la lavorazione manuale qui non ci disturba, perché così possiamo ricontrollare ancora una volta tutte le registrazioni.

Le categorie messe a disposizione di serie da Commitly non sono applicabili al 100% al nostro settore. Per questo abbiamo adattato le categorie al preventivo di progetto. Per noi questo ha anche il vantaggio di ottenere un’attribuzione chiara e tracciabile rispetto al preventivo originario. E per la banca il reporting da Commitly è così facile da leggere e da verificare.

Ciò che ci ha molto sorpresi e che nel frattempo fa parte della routine quotidiana è la ricerca delle registrazioni in Commitly. Arrivano di continuo domande come «questa fattura è già stata pagata?» o «quante fatture abbiamo già pagato a X?». In passato era sempre una semplice interrogazione nell’online banking.

Grazie al login più rapido in Commitly e alla semplice funzione di ricerca nelle transazioni, per noi l’accesso al conto bancario non è più efficiente. Inoltre ora possiamo delegare il compito anche a un addetto. Sono già curioso di vedere quali vantaggi porterà più avanti la funzione di ricerca globale di Commitly.

Per rappresentare la pianificazione abbiamo creato un piano e inserito in Commitly la pianificazione della liquidità di massima del primo Excel. Ci sono voluti circa 30 minuti, di cui una buona parte dovuta al fatto di rimettere in discussione le ipotesi. Commitly rende semplice creare piani, dare loro un nome e anche fissarli, o come si dice in Commitly, committarli. Questo è particolarmente importante perché esiste un piano concordato con la banca.

Committare un piano apre quella che forse è per noi la funzione più importante: il forecast. In parole semplici il forecast è composto dai dati consuntivi fino al momento attuale più il piano committato per i periodi futuri. Così vediamo che cosa succederebbe se da adesso tutto andasse secondo il piano. Sembra semplice, ma è importantissimo, perché questa lettura tiene conto dello scostamento che abbiamo in questo momento e quindi vediamo subito, per esempio, se avremo un problema con il fido di conto.

Inoltre il forecast rende possibile la funzione di controlling. A fine mese i dati consuntivi vengono confrontati con il piano. Commitly segnala gli scostamenti con delle notifiche. Negli ultimi mesi questa funzione è diventata la base delle nostre revisioni mensili. Passiamo in rassegna le singole voci e analizziamo lo scostamento. Commitly ci dà diverse possibilità di trattarlo. Possiamo confermarlo e stabilire così che siamo sopra o sotto il piano e che questo si ripercuoterà anche sul risultato complessivo. Oppure possiamo riportare lo scostamento sui mesi successivi. Soprattutto questa funzione per noi è importantissima, perché nell’edilizia capitano spesso ritardi da cui derivano scostamenti.

All’inizio temevamo di perdere, con la metodologia di pianificazione di Commitly, la flessibilità di Excel. Soprattutto di fronte a situazioni nuove che richiedono una modifica del piano. Commitly però ha sviluppato un approccio interessante. Si può creare un nuovo piano sulla base di un forecast. È rapidissimo. Così le decisioni prese nel controlling confluiscono in un nuovo piano, che poi può essere di nuovo concordato con la banca. Il vantaggio di questo approccio è che siamo praticamente «a prova di revisione». Tutte le modifiche sono tracciabili. Le discussioni basate su versioni diverse del piano appartengono così al passato.

Dove abbiamo guadagnato di più nella rappresentazione verso l’esterno è la funzione di reporting. I nostri vecchi report in Excel per noi andavano bene, ma non siamo designer, siamo gente dell’edilizia. Con i report creati da Commitly possiamo mostrare ora anche nel reporting verso clienti e banche la professionalità con cui gestiamo i nostri progetti.

Modello di preventivo per costruttori

Il costruttore è così gentile da mettere a disposizione di tutti gli interessati il file Excel per un preventivo edilizio. Iscrivendoti alla nostra newsletter ricevi il link per il download.