Figura 1: Le start-up hanno molto lavoro all'inizio e devono pensare a molte cose. Cose come la stesura delle fatture o la tenuta della contabilità, il monitoraggio dei pagamenti in entrata o la presentazione delle dichiarazioni dei redditi in tempo, vengono presto dimenticate. Con gli strumenti giusti diventa tutto più facile.
Ogni anno le persone si mettono in proprio e affrontano le sfide che ne derivano. Un argomento importante è la contabilità. Per molti è obbligatoria e un male necessario. A seconda della loro forma giuridica, le giovani imprese sono soggette a determinate norme, che si trovano nel Codice commerciale tedesco, nella Legge sulle società tedesche, nella Legge sulle società per azioni e nel Codice civile tedesco. Le società soggette al Codice commerciale tedesco, ad esempio, sono tenute a tenere una contabilità. Alle imprese individuali si applicano spesso norme meno severe. Tuttavia, la contabilità non deve essere solo un lavoro di routine o un male necessario. Con l'aiuto dei dati ricavati dalla contabilità, è possibile gestire meglio l'azienda, ad esempio se i clienti non pagano le fatture o per evitare problemi di liquidità. Anche in una piccola impresa è importante tenere i libri contabili in ordine. Ma come funziona una corretta contabilità? Esistono strumenti elettronici per questo? Come possono i lavoratori autonomi e gli imprenditori tenere sotto controllo le proprie finanze?
Creare correttamente le fatture: è facile
Figura 2: La contabilità non è importante solo per la dichiarazione dei redditi o perché è richiesta dalla legge. Gli imprenditori e i lavoratori autonomi ne ricavano dati importanti, utili per la pianificazione futura.
La contabilità inizia nel momento in cui viene emessa la fattura al cliente. Le fatture devono avere determinati componenti. Una fatturazione automatizzata ed efficiente fa risparmiare al fondatore molto tempo e denaro. Anche un processo di sollecito conforme alla legge è importante per le aziende. Anche un sollecito di pagamento ben progettato può convincere i clienti a pagare le fatture in sospeso. Non deve essere sempre un sollecito o una lettera di un avvocato. Soprattutto all'inizio, però, i fondatori hanno di solito preoccupazioni completamente diverse. Creare correttamente le fatture o pianificare il processo di sollecito sono in fondo alla lista delle priorità. Ma le fatture corrette sono importanti, ed è per questo che esiste un software che toglie agli imprenditori questa parte del lavoro in modo conforme alla legge. Sui portali di comparazione, i lavoratori autonomi e gli imprenditori possono confrontare diversi programmi di fatturazione, con molti consigli e suggerimenti su ciò che è importante per la scelta del programma giusto. È importante che i clienti ricevano le fatture in tempo e che le paghino. I ritardatari possono causare enormi difficoltà di pagamento soprattutto alle piccole e medie imprese. Il flusso di cassa e la solvibilità ne risentono.
Strumenti per la contabilità
Oltre alle fatture, i fondatori hanno un altro problema che non viene affrontato. Anche gli strumenti di facile utilizzo e i software di contabilità non cambiano la situazione. Tuttavia, i programmi presentano alcuni vantaggi significativi: Il tempo impiegato e gli errori inutili possono essere ridotti in modo significativo. Anche in questo caso, i rapporti di prova possono essere molto utili per trovare il programma giusto per le esigenze di una start-up.
Dal 2017, le imprese ad alta intensità di contanti, ad esempio nel settore della ristorazione, sono tenute a lavorare con un registratore di cassa elettronico che deve soddisfare determinati requisiti, secondo quanto riportato da aachen.ihk.de.
Questo non facilita il lavoro. Tuttavia, un libro cassa elettronico presenta anche dei vantaggi per i fondatori. I processi possono essere accelerati e i dati contabili sono ancora più significativi perché supportati da dati aggiuntivi.
Suggerimento:
I dati aggiuntivi possono essere letti dai dati del libro cassa:
- Frequenza dei clienti
- Utilizzo del negozio
- Orari di punta
- Quando e dove avvengono le vendite?
L'ordine è metà della battaglia
Figura 3: È molto importante presentare sempre la dichiarazione dei redditi in tempo. Se tutti i documenti sono già ordinati, è facile trovare le ricevute necessarie e completare la dichiarazione dei redditi.
Questo vale non solo per la casa, ma soprattutto per le aziende. Molti lavoratori autonomi lavorano ancora con metodi tradizionali, anche se la digitalizzazione potrebbe rendere le cose molto più semplici. La posta commerciale e le fatture vengono messe su una pila di carta dopo l'apertura. Non appena arrivano scadenze importanti, come la relazione annuale dei dipendenti o la dichiarazione dei redditi, inizia la frenetica ricerca. Quale pila contiene le ricevute dei pagamenti degli stipendi? Dove sono tutte le fatture importanti per la dichiarazione annuale dell'IVA? Questo metodo costa molto tempo e può essere costoso se l'ufficio delle imposte impone multe perché le dichiarazioni dei redditi non vengono presentate in tempo (vedi vlh.de).
Suggerimento:organizzare i documenti di
non appena vengono ricevuti - i documenti in entrata e in uscita possono essere raccolti su base mensile o trimestrale in modo da poterli archiviare correttamente nel periodo successivo. Sono utili, ad esempio, i seguenti vassoi di archiviazione:
- Pagamenti in uscita (ad esempio, fatture o avvisi di pagamento in entrata)
- Pagamenti in entrata (fatture ai clienti)
- I dipendenti
- Altro (ad es. lettere ufficiali, autorizzazioni o simili)
Il sistema organizzativo riduce i tempi di ricerca
Tutti i commercianti sono tenuti per legge a tenere una contabilità corretta. Lo scopo è quello di presentare tutte le transazioni commerciali in modo chiaro e verificabile. Tuttavia, anche gli imprenditori che non sono soggetti a questo obbligo dovrebbero attenersi ad alcune regole di base. L'obiettivo è sempre quello di registrare tutte le transazioni. Ciò richiede un sistema adeguato. L'organizzazione dei documenti in entrata è solo il primo passo. Un buon sistema organizzativo è molto individuale e deve essere adattato alle esigenze dell'azienda. Esistono alcune differenziazioni di base:
- Ricavi
- Spese
- Fatture dei fornitori
- Attrezzature operative
- Affitto/leasing
- Assicurazioni
- Comunicazione/IT
- Pubblicità e marketing
- Ufficio delle imposte
- Dichiarazioni fiscali anticipate
- Avvisi di accertamento fiscale
- Consulente fiscale
- Corrispondenza ufficio imposte
- I dipendenti
- Varie
Importante:
È importante archiviare tutto ciò che riguarda l'anno finanziario in corso o che è ancora in fase di elaborazione ai fini fiscali. Tuttavia, è altrettanto importante avere un sistema organizzativo per tutti i documenti che gli imprenditori devono conservare per anni. I fondatori dovrebbero pensare anche a questo aspetto fin dall'inizio.
Conclusione
Contabilità e pensiero imprenditoriale sono strettamente legati. Solo gli imprenditori che hanno obiettivi aziendali chiari, a breve, medio e lungo termine, alla fine avranno successo. I dati contabili sono la base per la pianificazione e le decisioni aziendali. Con una buona pianificazione della liquidità e una previsione di redditività, è possibile pianificare meglio il futuro dell'azienda. Con un piano finanziario solido, è più facile ottenere un prestito da una banca, ad esempio. All'inizio non è necessario che sia così ampio. Le aziende che non sono obbligate a tenere una contabilità possono iniziare con un semplice conto economico, in cui le entrate vengono confrontate con le uscite per calcolare il successo dell'azienda.
Crediti:
Figura 1: Pixabay © alexas_fotos (CC0 Public Domain)
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