Contabilità per fondatori: fatti e strumenti importanti

Figura 1: le start-up all’inizio hanno molto lavoro e devono pensare a tante cose. Così cose come emettere fatture, tenere la contabilità, controllare gli incassi o presentare puntualmente le dichiarazioni fiscali finiscono in fretta nel dimenticatoio. Con gli strumenti giusti diventa più semplice.

Ogni anno molte persone si mettono in proprio e affrontano le sfide che questo comporta. Un tema importante è la contabilità. È un obbligo e per molti un male necessario. A seconda della forma giuridica le giovani aziende sono soggette a determinate regole, che si ritrovano nel codice di commercio tedesco (HGB), nella legge sulle GmbH, nella legge sulle società per azioni e anche nel codice civile tedesco. Per le aziende soggette per esempio all’HGB vale l’obbligo di tenuta delle scritture contabili. Per le imprese individuali valgono spesso regole meno severe. La contabilità però non dovrebbe essere solo un fastidioso obbligo e un male necessario. Con i numeri della contabilità è possibile guidare meglio un’azienda, per esempio quando i clienti non pagano le loro fatture o per evitare strozzature di liquidità. Anche in una piccola impresa l’ordine nei libri è importante. Ma come funziona una contabilità in regola? Esistono strumenti elettronici? Come possono lavoratori autonomi e imprenditori mantenere la visione d’insieme delle proprie finanze?

Emettere fatture corrette – è semplicissimo

Figura 2: la contabilità non è importante solo per la dichiarazione dei redditi o perché il legislatore la impone. Imprenditori e lavoratori autonomi ne ricavano dati importanti, utili per la pianificazione successiva.

La contabilità comincia già con l’emissione delle fatture ai clienti. Le fatture devono contenere determinati elementi. Un invio automatizzato ed efficiente delle fatture fa risparmiare al fondatore molto tempo e molto denaro. Per le aziende è importante anche un sistema di solleciti ineccepibile sul piano giuridico. Qui già un sollecito di pagamento ben formulato può spingere i clienti a saldare le fatture in sospeso. Non serve arrivare subito alla messa in mora o alla lettera dell’avvocato. Proprio all’inizio, però, i fondatori hanno di solito tutt’altre preoccupazioni. Emettere fatture corrette o organizzare i solleciti sta in fondo alla lista delle priorità. Ma le fatture corrette sono importanti, e per questo esiste un software che toglie agli imprenditori questa parte del lavoro in modo conforme alla legge. Sui portali di confronto lavoratori autonomi e imprenditori trovano diversi programmi di fatturazione a confronto, con molti consigli e indicazioni su ciò che conta nella scelta del programma giusto. È importante che le fatture arrivino puntualmente al cliente e che i clienti poi le paghino davvero. I cattivi pagatori possono mettere proprio le piccole e medie imprese in gravi difficoltà finanziarie. Ne soffrono il flusso di cassa e la propria affidabilità creditizia.

Strumenti per la contabilità

Oltre alle fatture i fondatori hanno un altro tema molto poco amato. Nemmeno strumenti e software di contabilità semplici da usare cambiano le cose. I programmi hanno però alcuni vantaggi essenziali: permettono di ridurre nettamente il tempo impiegato e gli errori inutili. Anche qui le recensioni possono essere molto utili per trovare il programma adatto alle esigenze di una start-up.

Dal 2017 le aziende che lavorano molto con il contante, per esempio nella ristorazione, devono obbligatoriamente usare una cassa elettronica che soddisfi determinati requisiti, come si legge su aachen.ihk.de.

Questo non rende il lavoro più semplice. Un libro cassa elettronico ha però anche vantaggi per i fondatori. Permette di accelerare i processi e rende i dati della contabilità ancora più significativi, perché sono sostenuti da dati aggiuntivi.

Consiglio: Dai dati del libro cassa si possono ricavare informazioni aggiuntive:

• Frequenza dei clienti
• Utilizzo del punto vendita
• Orari di punta
• Quando e dove nascono quali ricavi?

L’ordine è mezzo lavoro

Figura 3: è molto importante presentare sempre puntualmente le dichiarazioni fiscali. Se tutti i documenti sono già ordinati in anticipo, è semplice trovare i giustificativi necessari e compilare la dichiarazione.

Vale non solo a casa, ma soprattutto in azienda. Molti lavoratori autonomi lavorano ancora oggi con metodi tradizionali, anche se con la digitalizzazione potrebbe essere molto più semplice. La posta aziendale e le fatture, una volta aperte, finiscono su una pila di carte. Non appena arrivano scadenze importanti, come la comunicazione annuale dei dipendenti o la dichiarazione dei redditi, comincia la ricerca affannosa. In quale pila sono i giustificativi dei pagamenti degli stipendi? Dove sono tutte le fatture importanti per la dichiarazione IVA annuale? Questo metodo costa molto tempo e può diventare caro, se l’amministrazione finanziaria commina sanzioni perché le dichiarazioni non vengono presentate puntualmente (cfr. vlh.de).

Consiglio: Organizza i documenti già all’arrivo: entrate e uscite possono essere raccolte per mese o per trimestre, per poi archiviarle ordinatamente nel periodo successivo. Sono utili per esempio i seguenti scomparti:

• Pagamenti in uscita (per esempio fatture ricevute o avvisi di pagamento)
• Pagamenti in entrata (fatture ai clienti)
• Personale
• Varie (per esempio lettere di enti pubblici, autorizzazioni o simili)

Un sistema di archiviazione riduce i tempi di ricerca

Tutti gli imprenditori commerciali hanno per legge l’obbligo di una tenuta regolare delle scritture contabili. L’obiettivo è rappresentare in modo chiaro e verificabile tutte le operazioni aziendali. Ma anche gli imprenditori non soggetti a questo obbligo dovrebbero rispettare alcune regole di base. La registrazione di tutte le operazioni resta sempre l’obiettivo. Per questo serve un sistema adeguato. L’ordine nella posta in arrivo è solo un primo passo. Un buon sistema di archiviazione è molto personale e deve adattarsi alle esigenze dell’azienda. Ci sono comunque alcune distinzioni di base:

• Entrate
• Uscite
  • Fatture dei fornitori
  • Dotazioni aziendali
  • Affitto/locazione
  • Assicurazioni
  • Comunicazione/IT
  • Pubblicità e marketing
• Amministrazione finanziaria
  • Dichiarazioni periodiche
  • Avvisi di accertamento
  • Consulente fiscale
  • Corrispondenza con l’amministrazione finanziaria
• Personale
• Varie

Importante: L’archiviazione di tutto ciò che riguarda l’esercizio in corso o che è ancora in lavorazione sul piano fiscale è importante. Ma altrettanto importante è un sistema di archiviazione per tutti i documenti che gli imprenditori devono conservare per anni. Anche a questo i fondatori dovrebbero pensare presto.

Conclusione

Contabilità, amministrazione e mentalità imprenditoriale sono strettamente collegate. Solo gli imprenditori che hanno obiettivi aziendali chiari a breve, medio e lungo termine alla fine hanno successo. I dati della contabilità sono la base per la pianificazione e per le decisioni imprenditoriali. Con una buona pianificazione della liquidità e una previsione di redditività si può pianificare meglio il futuro dell’azienda. Con un piano finanziario ben fondato è per esempio più semplice ottenere un finanziamento in banca. All’inizio non serve che sia già così esteso. Le aziende non soggette all’obbligo di tenuta delle scritture contabili possono cominciare con un semplice conto entrate-uscite, in cui le entrate vengono messe a confronto con le uscite per calcolare il risultato imprenditoriale.

Credits: Figura 1: Pixabay © alexas_fotos (CC0 Public Domain) Figura 2: Pixabay © stevepb (CC0 Public Domain) Figura 3: Pixabay © webandi (CC0 Public Domain)