Teoria: il sistema di reporting in azienda

Per chi ha fretta

Il sistema di reporting comprende tutti gli aspetti orientati a migliorare il livello di informazione.
Deve raccogliere tutte le informazioni rilevanti ritenute necessarie per la pianificazione, il governo e il controllo.
Nei sistemi informativi impostati in modo formale si tiene poco conto del reale fabbisogno di informazioni dei dirigenti.
In realtà si può trattare solo di aumentare la trasparenza, con in primo piano il riconoscimento delle cause dei cambiamenti strutturali.
Il più importante fornitore di numeri in un’impresa è comunemente considerato la contabilità.
I dati della contabilità, però, di norma non sono disponibili nel momento necessario oppure lo sono con molto ritardo.

Migliorare il livello di informazione

Come già accennato nella prima parte, l’impresa si compone di tre sottosistemi: il sistema degli obiettivi, il sistema sociale e il sistema informativo. Ora guardiamo più da vicino il sistema informativo, cioè vogliamo mettere in evidenza l’importanza della fornitura di informazioni per la direzione aziendale. Ma che cosa si nasconde dietro questo termine così ingombrante?

«Al sistema di fornitura delle informazioni appartengono tutti gli aspetti orientati a migliorare il livello di informazione.» Questa definizione descrive, nel senso più ampio, un sistema di reporting aziendale.

Come tale sistema, la fornitura di informazioni si intende come fase preliminare alla vera e propria pianificazione e al controllo. Un sistema di pianificazione e controllo deve supportare le decisioni partendo da un dato livello di informazione. Ciò significa che la qualità del sistema informativo influisce in modo sostanziale sulla direzione aziendale vera e propria.

Lo stato desiderato e da perseguire di un sistema informativo è quindi la raccolta delle informazioni rilevanti ritenute necessarie per la pianificazione, il governo e il controllo.

La rilevanza delle informazioni, tuttavia, non può essere sempre determinata in modo univoco. Soprattutto perché la questione se un’informazione vada considerata rilevante o meno dipende fortemente

dalla persona di chi decide,
dalla persona che trasmette le informazioni e
dalla specifica situazione decisionale.

Un amico di COMMITLY, l’esperto di management Georg Jocham, dedica a questo aspetto affascinante il suo lavoro sulla comunicazione con chi decide, sotto il titolo «Der Entscheider-Code». Ma questo è un altro tema.

Le informazioni devono quindi essere calibrate sulla posizione del collaboratore nell’organizzazione e sulle sue capacità intellettuali. Una difficoltà ulteriore è data dalla separazione, sul piano dei contenuti, organizzativo e temporale, tra la nascita e l’acquisizione delle informazioni. Inoltre bisogna chiedersi a chi siano destinate le informazioni e a supporto di quali decisioni debbano essere utilizzate.

Un tentativo di chiarire la questione della rilevanza di un’informazione è stato compiuto da un commentatore non sconosciuto, di nome DELANEY:

«Le informazioni sono rilevanti ai fini della decisione se per chi decide fanno una differenza nella sua capacità di prevedere gli eventi o di confermare o correggere le aspettative.

Le informazioni rilevanti riducono la valutazione di chi decide circa l’incertezza sull’esito di una decisione, anche se non devono modificare la decisione stessa.

Le informazioni sono rilevanti se forniscono conoscenze su eventi passati (valore di feedback) o su eventi futuri (valore predittivo) e se sono tempestive.»

Nella progettazione del sistema informativo si presentano i seguenti problemi:

Il problema della quantità – tipica di questo problema è la «povertà di informazione nell’eccesso di informazione». Le informazioni significative vanno quindi create tramite filtraggio, condensazione e incanalamento.
Il problema del tempo – la dinamica dell’ambiente richiede cicli di pianificazione e controllo più brevi.
Il problema della qualità – qui si tocca la già nota rilevanza decisionale delle informazioni.
Il problema della comunicazione – pone la domanda su come le informazioni debbano essere trasmesse. Questo problema si pone perché di norma le informazioni non vengono generate là dove servono.

Il problema di fondo in questo caso è che nei sistemi informativi impostati in modo formale si tiene poco conto del reale fabbisogno di informazioni dei dirigenti.

Chi non le conosce, le dashboard sovraccariche con innumerevoli grafici e numeri?

A causa della molteplicità di questi problemi e della dipendenza tra il sistema informativo e la pianificazione e il controllo, lo sviluppo di un sistema del genere è un compito estremamente complesso e quindi dispendioso in termini di tempo.

Per queste ragioni a un sistema di fornitura delle informazioni vanno posti diversi requisiti:

Il criterio della rilevanza è già stato affrontato sopra.
Si aggiunge inoltre l’esigenza di una corrispondenza temporale, linguistica e personale.
Un sistema di questo tipo deve inoltre essere flessibile rispetto a fabbisogni informativi non prevedibili.
Allo stesso modo va tenuta presente l’economicità dei costi, cioè un sistema di fornitura delle informazioni va progettato secondo criteri economici. Il valore economico di un’informazione si determina in base alla sua utilità per i processi decisionali aziendali e ai costi per procurarsela. Ciò però si scontra con la scarsa quantificabilità dei costi e dell’utilità.

Il report, che rappresenta per così dire l’output del sistema informativo, costituisce la base informativa per le decisioni da prendere in un’impresa. A questo proposito va osservato:

A un sistema informativo non vanno poste pretese troppo elevate, perché la complessità del mondo reale non è compensabile con dei metodi. Si può piuttosto trattare solo di aumentare la trasparenza, con in primo piano il riconoscimento delle cause dei cambiamenti strutturali.

Ma da dove arrivano ora le informazioni?

Il più importante fornitore di numeri in un’impresa è comunemente considerato la contabilità. Soprattutto il bilancio d’esercizio, cioè stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa (se necessaria), serve agli interessati come strumento importante. In proposito si possono individuare diversi compiti: funzione informativa, funzione documentale, funzione di determinazione dell’utile e disciplina della distribuzione, che derivano direttamente da disposizioni di legge.

In questo contesto va approfondita la funzione informativa, disciplinata in modo particolare nel § 190 dell’UGB austriaco e nel § 238 dell’HGB tedesco. Entrambe le leggi precisano infatti gli obblighi di tenuta della contabilità vigenti:

La contabilità deve essere tenuta in modo tale da consentire a un terzo esperto, entro un tempo ragionevole, di farsi un quadro delle operazioni aziendali e della situazione dell’impresa.

Il § 195 UGB si ricollega a questa norma e stabilisce, riguardo al contenuto del bilancio d’esercizio:

Esso deve fornire all’imprenditore un quadro il più possibile fedele della situazione patrimoniale ed economica dell’impresa.

Oltre alle norme sopra citate, l’UGB prevede disposizioni particolari per le società di capitali:

§ 222 (2) Il bilancio d’esercizio deve fornire un quadro il più possibile fedele della situazione patrimoniale, finanziaria ed economica dell’impresa. Se ciò non riesce per circostanze particolari, nella nota integrativa vanno fornite le indicazioni aggiuntive necessarie.

Il § 236 tratta espressamente della nota integrativa:

Nella nota integrativa lo stato patrimoniale e il conto economico, nonché i criteri di iscrizione e valutazione applicati, vanno illustrati in modo da fornire un quadro il più possibile fedele della situazione patrimoniale, finanziaria ed economica dell’impresa.

Informazioni dalla contabilità solo per l’esterno?

Rilevante è l’approfondimento dei compiti della funzione informativa:

tutela dei creditori,
tutela dei soci,
tutela dei lavoratori che partecipano agli utili,
tutela delle autorità fiscali,
tutela del pubblico interessato all’impresa nonché
tutela dell’impresa attraverso l’autoinformazione.

Le norme dell’UGB chiariscono che il legislatore mira in primo luogo alla tutela dei soggetti esterni all’impresa.

Solo con l’interpretazione, ovvero con l’estensione operata dai teorici del bilancio, si arriva a individuare scopi secondari del bilancio, cioè il compito della rendicontazione di predisporre per la direzione aziendale dati numerici rilevanti ai fini della pianificazione.

Con ciò viene subito messa in luce anche la debolezza fondamentale della contabilità come base per un sistema di reporting interno. Questo significa infatti niente altro che la contabilità serve in primo luogo a tracciare per i soggetti esterni un quadro il più possibile fedele dell’impresa.

Le norme statunitensi sono simili, ma più pragmatiche

Anche se i bilanci d’esercizio statunitensi trasmettono quasi le stesse informazioni dei loro corrispettivi europei, nelle norme, per il resto concordanti negli aspetti di fondo, si riconoscono finalità diverse.

«Negli ultimi anni la SEC ha collaborato con il Financial Accounting Standards Board (FASB). Poiché si confronta quotidianamente con le prassi contabili e di rendicontazione delle imprese statunitensi, la SEC segnala spesso al FASB i problemi che emergono, affinché li affronti. In cambio la SEC fornisce consulenza al Financial Accounting Standards Board (FASB) su richiesta.»

Il FASB dà un contributo importante anche riguardo alle finalità della rendicontazione, attraverso la pubblicazione degli «Statements of Financial Accounting Concepts (SFAC)» che, a differenza degli «Statements of Financial Accounting Standards (SFAS)», non costituiscono però GAAP. Lo SFAC 1 disciplina così gli «Objectives of Financial Reporting by Business Enterprises». In questa norma vengono definite in linea di principio tre finalità.

«La prima finalità della rendicontazione di un’impresa è mettere a disposizione informazioni utili per le decisioni commerciali ed economiche.»

«La seconda finalità della rendicontazione è mettere a disposizione informazioni comprensibili che aiutino investitori e creditori a prevedere i futuri flussi di cassa di un’impresa.»

«La terza finalità della rendicontazione è mettere a disposizione informazioni sulle risorse economiche (obbligazioni) di un’impresa e sugli effetti di operazioni, eventi e circostanze che modificano le risorse e i diritti sulle risorse.»

Info Box:

Questo sviluppo si spiega con le diverse filosofie economiche dell’Europa e degli Stati Uniti. A seguito del grande crollo di borsa del 1929, negli USA nel 1934 fu fondata la Securities and Exchange Commission (S.E.C.), un’autorità federale che stabiliva in modo vincolante la forma e il contenuto dei bilanci d’esercizio. In seguito si rinunciò però a ulteriori interventi statali e il problema della regolamentazione e dell’interpretazione fu affidato a organizzazioni private. Oggi in America esiste un sistema complesso di organizzazioni private che collaborano con la SEC. Così la Financial Accounting Foundation (FAF) è composta dal Financial Accounting Standards Advisory Council (FASAC) e dal Financial Accounting Standards Board (FASB). Al FASB si deve l’affermazione dei «Generally Accepted Accounting Principles» (GAAP), la controparte americana dei «principi di ordinata tenuta della contabilità» (GoB).

Nelle finalità si fa riferimento a destinatari interni ed esterni, ma si constata anche che il management di un’impresa dispone di un vantaggio informativo rispetto a chi sta all’esterno.

Per informazioni sulle risorse economiche si intendono indicatori sui punti di forza, sulle debolezze e sulla liquidità di un’impresa.

Ulteriori componenti della terza finalità sono le informazioni sugli sviluppi economici e sui proventi, sulla solvibilità e sui flussi di pagamento, sulle prestazioni del management (nel senso del conseguimento di utili) nonché le informazioni sulla direzione aziendale e sui suoi effetti sullo sviluppo futuro dell’impresa (nel senso dell’assunzione di responsabilità manageriale).

Mentre dunque lo SFAC 1 si concentra in particolare sulle informazioni da mettere a disposizione, lo SFAC 2 cerca di individuare quelle caratteristiche che rendono le informazioni idonee al processo decisionale perseguito dal management.

Figura: gestione del processo decisionale sulla base dello SFAC 2 (Hierarchy of Accounting Qualities)

Le informazioni devono quindi soddisfare i seguenti criteri:

Qualità per l’utilizzatore: le informazioni devono essere utili e comprensibili e, di conseguenza, confrontabili e coerenti
Qualità delle informazioni: le informazioni devono essere rilevanti e affidabili
Sono considerate rilevanti le informazioni disponibili in tempo utile e dotate di un valore di feedback e predittivo.
Sono considerate affidabili le informazioni verificabili, rappresentative della fattispecie e al tempo stesso neutrali.

Andrebbero pertanto valutate soltanto le fattispecie materiali. Nella valutazione va tenuto presente il rapporto costi-benefici. Alla fine dei conti è nell’interesse più autentico dell’imprenditore elaborare solo le fattispecie che ne valgono la pena. Da queste considerazioni si riconosce chiaramente che nel sistema contabile americano è in primo piano l’adeguata acquisizione di informazioni a supporto delle decisioni, in particolare per la direzione aziendale ma anche per i soggetti esterni.

Essenziale in questo caso è anche il fatto che il concetto di liquidità viene approfondito molto di più.

Non vanno però trascurate le carenze di fondo della contabilità. I limiti della contabilità «classica» sono

la rappresentazione dei soli effetti e non delle cause,
la riduzione di ciò che accade nell’impresa in n dimensioni alla sola dimensione dei valori, nonché
la messa a disposizione ritardata delle elaborazioni provenienti dalla contabilità, dovuta alla necessaria conformità alle prescrizioni di legge e alla conseguente, necessaria diligenza.

Ciononostante, secondo la dottrina, il sistema di reporting interno dovrebbe essere costruito sui dati della contabilità:

Budgeting, stato patrimoniale e conto economico forniscono, grazie al principio della partita doppia, un modello eccellente e collaudato per classificare le informazioni.
Gli obiettivi formali più importanti della pianificazione vengono formulati nel linguaggio della «classica» contabilità di costi e ricavi (fatturato, utile, patrimonio).
Le informazioni comunque rilevate e classificate dalla contabilità dovrebbero, già per ragioni di economicità (rilevazione unica e valutazione multipla), essere usate se possibile come base dati anche per le elaborazioni a uso interno.
Le informazioni fornite dallo stato patrimoniale portano a conseguenze finanziarie (distribuzione degli utili, pagamento delle imposte) di importanza fondamentale per la pianificazione e il controllo.
Le informazioni fornite dallo stato patrimoniale influenzano le decisioni di chi decide all’esterno, il che a sua volta può essere molto importante per la pianificazione aziendale.

Anche qui però viene trascurato il punto di critica più importante: i dati della contabilità di norma non sono disponibili nel momento necessario oppure lo sono con molto ritardo.

Temi trattati nell’ambito della teoria:

Parte 1: impresa, obiettivi e liquidità

Parte 2: direzione aziendale e gestione della liquidità

Parte 3: decisioni e gestione della liquidità

Parte 4: il sistema di reporting in azienda

Credits: Photo by Patryk Grądys on Unsplash