Intervista ad Alex Naumann su lexoffice e COMMITLY

Alexander Naumann è un uomo d’affari molto attivo e fra l’altro amministratore delegato di Pro.Tec Solutions, una piattaforma LegalTec per far valere i diritti alla rendita da infortunio, con l’obiettivo di sostenere il cliente in modo professionale di fronte a personale assicurativo qualificato.

Alex usa COMMITLY per monitorare e pianificare la liquidità della sua azienda. Allo stesso tempo usa lexoffice per la contabilità e i processi collegati.

Oggi racconta nell’intervista con Chris la sua esperienza dopo aver collegato i due strumenti. Come funziona, che cosa porta, quanto impegno richiede nell’uso quotidiano, lo consiglierebbe?

Da quando usi COMMITLY?

Usiamo COMMITLY da marzo 2021.

Da quando hai collegato lexoffice a COMMITLY?

Abbiamo collegato lexoffice a COMMITLY subito all’inizio.

Qual è stata la tua motivazione per adottare COMMITLY?

Con ProTec Solutions abbiamo un business molto particolare, nel senso che offriamo ai nostri clienti la massima flessibilità nel pagamento delle fatture. Cioè offriamo, oltre al classico pagamento in un’unica soluzione, anche diversi modelli di pagamento rateale. Per il nostro modello di business questo significa che tutto ciò che investiamo oggi, in molti casi rende solo dopo diversi anni. Per mantenere il controllo su questo modello mi serve una pianificazione della liquidità flessibile ed efficiente.

Abbiamo capito presto che con i fogli Excel non si va lontano, perché sono complessi, soggetti a errori e dispendiosi in termini di tempo, oltre a essere difficili da usare insieme ad altre persone e a non offrire praticamente nessuna visualizzazione automatica degli scenari di liquidità.

È stato presto chiaro che ci serviva uno strumento professionale. Questa consapevolezza è stata il punto di partenza per guardarci intorno sul mercato e provare alcuni strumenti.

Alexander Naumann è un uomo d’affari molto attivo e fra l’altro amministratore delegato di Pro.Tec Solutions.

Che cosa alla fine ha fatto pendere la bilancia a favore di COMMITLY?

Sono stati soprattutto 3 motivi. Primo: l’usabilità. Per me era importante che uno strumento fosse utilizzabile in modo intuitivo, che riducesse la complessità e portasse al minimo il tempo richiesto. Tutti questi punti COMMITLY per me li soddisfa in modo eccellente.

Secondo: il prezzo. Ai miei occhi COMMITLY offre un rapporto qualità/prezzo imbattibile rispetto alla concorrenza, per di più con la bella user experience di cui parlavo prima. I pacchetti di prezzo si adattavano bene alle nostre esigenze, così abbiamo trovato in fretta la configurazione giusta.

Terzo: l’assistenza clienti. Il punto forse più importante nella decisione finale è stata la qualità dell’assistenza diretta ai clienti. Voglio dirlo chiaramente: questa assistenza è stata fuori dall’ordinario. Fin dall’inizio non abbiamo mai avuto la sensazione di essere liquidati come uno dei tanti. A ogni domanda abbiamo ricevuto subito la soluzione giusta. Con altri strumenti non l’abbiamo trovato, e così la scelta di COMMITLY è stata per me quasi un «no-brainer».

E perché lexoffice, che cosa lo rende per te lo strumento d’elezione per una contabilità online automatizzata?

Come per tutte le cose che faccio, guardo diverse soluzioni sul mercato e verifico in che misura corrispondano alle mie esigenze. In lexoffice è stata soprattutto l’intuitività dello strumento nell’uso. Trovo inoltre ineguagliabile il modo in cui lexoffice lavora con le categorie, per esempio la semplice attribuzione delle voci alle categorie, ma anche la visione d’insieme di tutte le categorie. Mi piace molto. Molto utile naturalmente anche la buona combinazione con l’app.

Tutte le funzioni sono risolte davvero bene. Nel mio caso sono state determinanti anche le condizioni di ingresso molto interessanti di lexoffice. All’epoca lexoffice mi offrì 12 mesi gratuiti. È stato un buon incentivo e quindi una decisione molto consapevole. Ed è stata una buona decisione, perché sono tuttora assolutamente soddisfatto di lexoffice.

Qual è stata la motivazione per collegare il tuo account lexoffice a COMMITLY?

Con lexoffice gestiamo fra l’altro tutta la nostra fatturazione. Lì vedo tutti i pagamenti unici e rateali dei nostri clienti. Grazie al collegamento e alla relativa funzione di esportazione/importazione posso riprendere in automatico tutte queste voci nella mia pianificazione della liquidità in COMMITLY e non devo controllare e inserire manualmente lo stato delle mie partite aperte. Mi fa risparmiare tantissimo tempo.

Grazie alla rappresentazione dei miei effettivi movimenti bancari in entrata e in uscita tramite l’interfaccia PSD2, ho così una visione aggiornata al giorno della mia liquidità reale, e le relative variazioni vengono inserite in automatico nel forecast. Funziona davvero bene.

Come ha funzionato il collegamento di lexoffice con COMMITLY, che cosa è servito e quanto impegno ha richiesto?

Sinceramente me lo ricordo solo vagamente. Basta andare nelle impostazioni di COMMITLY su Integrazioni, cliccare lì un pulsante «Collega lexoffice» e accedere a lexoffice come al solito. Tutto qui. E come dicevo, proprio perché non me lo ricordo quasi più, deve aver funzionato alla perfezione (ride).

Come ci si può immaginare nella pratica il flusso di lavoro fra i due strumenti?

Anche nella gestione corrente la cosa più importante per me è avere a disposizione le partite aperte aggiornate e in modo sintetico. Per questo mi basta cliccare in COMMITLY su «Carica fatture lexoffice», poi la sincronizzazione parte in automatico e va a buon fine senza problemi.

Da noi è particolarmente importante quando arrivano domande dai clienti o quando ci sono decisioni di investimento da prendere. In quei casi è decisivo avere numeri aggiornati al giorno. Cioè, in questo caso, che i dati bancari e l’elenco delle partite aperte siano sincronizzati. Questo flusso di lavoro funziona davvero bene e richiede pochissimo tempo.

C’è qualcosa che ti piace particolarmente in COMMITLY?

Per esempio la categorizzazione. Quello che mi piace in modo particolare in COMMITLY è il template standard che l’accompagna. È servita pochissima configurazione manuale, perché COMMITLY offre una base molto buona. Trovo inoltre ottima la resa grafica, su quello sono molto soddisfatto.

Mi piacciono molto anche gli scenari di liquidità, la semplicità con cui si creano e la possibilità di far girare scenari diversi e vederli visualizzati nella dashboard. Trovo che sia davvero ben realizzato.

Per me è molto utile poter creare più aziende separate e allo stesso tempo consolidarle in automatico tramite COMMITLY con la relativa contabilità lexoffice e le partite aperte, così da avere sempre una visione aggiornata al giorno. Mi aiuta a governare le varie aziende e allo stesso tempo mi mostra dove siamo nel complesso. Per me è molto importante.

Molto utile per le mie esigenze in Pro.Tec Solutions è inoltre il controllo degli accessi, risolto molto bene in COMMITLY. Posso così assegnare individualmente a collaboratori diversi diritti e accesso a determinate aziende o ai conti collegati. Mi permette di rendere disponibile la trasparenza delle informazioni sulla liquidità in modo specifico per gruppi diversi e con diversa profondità di dettaglio. Non è detto che tutti debbano sempre vedere tutto. È davvero una funzionalità ottima e nel mio caso d’uso mi aiuta moltissimo. Altrimenti dovrei lavorare in modo laborioso con più account, il che sarebbe faticoso.

Dove, secondo la tua esperienza, COMMITLY ha margini di miglioramento?

Quello che a volte vorrei è poter creare scenari di liquidità più lunghi di 12 mesi, ci aiuterebbe molto.

Chris di COMMITLY: … nelle impostazioni puoi estendere tu stesso il forecast fino a 5 anni

Alex: ah, non lo sapevo proprio, evidentemente finora me l’ero perso, questo è naturalmente molto positivo (ride).

Sarebbe bello poter semplicemente spostare le voci della mia pianificazione quando per esempio slittano, senza doverle cancellare e reinserire.

Chris: … in COMMITLY si può fare in modo semplicissimo, assegnando con un clic il relativo budget o la relativa voce a una nuova data. L’adeguamento della pianificazione avviene poi in automatico.

Alex: questo non l’ho ancora provato, ma mi fa piacere, perché mi farà risparmiare di nuovo molto lavoro e molto tempo (ride di nuovo).

Beh, allora resta in pratica un solo desiderio, sui pagamenti rateali delle fatture aperte. Esempio: un cliente decide di acquistare uno dei nostri servizi da 10.000 euro. In più negozia un acconto di 3.000 euro e il pagamento rateale del saldo distribuito su 3 anni. Se collego lexoffice a COMMITLY, vedo l’importo della fattura. Fin qui tutto bene. Se ora voglio usare questo importo nella mia pianificazione per scenari, finora devo distribuire ancora manualmente il saldo (cioè al netto dell’acconto) sul periodo restante. Non è comunque laborioso, perché devo inserire l’importo parziale una sola volta e poi scegliere la frequenza di ripetizione (per esempio mensile).

Ma sarebbe naturalmente ancora più bello se l’informazione sul pagamento rateale potesse essere trasferita in automatico ed elaborata di conseguenza nella pianificazione della liquidità. Per me non è un must-have, ma di sicuro un nice-to-have. (Nota del team di supporto COMMITLY: questa funzione è già stata richiesta più volte dai clienti, è già nella roadmap e sarà presto disponibile per tutti i clienti.)

E forse ancora l’IVA: sarebbe bello poter inserire per le singole voci la relativa aliquota IVA. Al momento in COMMITLY lo risolvo con una regola che assegna le percentuali alle voci e che poi, per esempio, considera il 19% di IVA con un mese di ritardo.

Consiglieresti i due strumenti COMMITLY e lexoffice?

Sì, assolutamente. Entrambi gli strumenti sono essenziali per la mia gestione aziendale e fanno parte del mio processo decisionale economico. Soprattutto quando si collegano fra loro. Bisogna provarli di persona e costruirsi una routine. Poi non si riesce più a immaginare la quotidianità imprenditoriale senza. E vorrei sottolinearlo ancora una volta: l’assistenza personale di COMMITLY è stata ed è davvero eccezionale.

Grazie mille per il tuo tempo!

Credits: foto di Pro.Tec Solutions