Mitterndorferstrasse GmbH si concentra sul riconoscimento e sulla realizzazione delle opportunità di sviluppo dei progetti. Acquistiamo immobili e li sviluppiamo fino a raggiungere un elevato grado di realizzazione. Il campo di attività comprende la pianificazione, l'iter ufficiale, la verifica del contesto commerciale e fiscale ed è responsabile della gestione della costruzione. Dalla costruzione di complessi residenziali sostenibili e di alloggi sovvenzionati all'edilizia industriale e commerciale. Dalle nuove costruzioni alle ristrutturazioni.

Il controlling e quindi la pianificazione della liquidità svolgono un ruolo particolare in queste attività. In qualità di interfaccia tra i clienti e le banche, garantiamo che i progetti di costruzione siano realizzati nel rispetto dei costi di progetto concordati. Una parte essenziale di questo processo consiste nel riconoscere le deviazioni dal piano originale e nell'informare tempestivamente tutte le parti coinvolte. Questa comunicazione attiva è particolarmente importante per i progetti di costruzione, poiché una deviazione dal piano può, nel peggiore dei casi, portare a uno scoperto del conto quadro di costruzione fornito e quindi all'impossibilità del progetto di pagare le fatture dovute. Le conseguenze in questo caso possono andare dalla perdita dello sconto di cassa all'annullamento della costruzione.

Il vecchio metodo

Tutti i nostri calcoli sono creati e armonizzati con Excel. Il calcolo comprende sempre un piano di liquidità approssimativo, ossia l'assegnazione di tutte le voci del calcolo all'asse temporale per determinare l'importo massimo del prestito edilizio necessario.

Il link per il download del calcolo è riportato di seguito

In passato avevamo dipendenti con diversi livelli di conoscenza e abilità con Excel. Uno di loro, Robert, ha sviluppato per noi un ingegnoso "Excel per la pianificazione dei liquidi". Tutte le prenotazioni venivano esportate dalla banca tramite csv, importate nel file e lì etichettate. Questi tag corrispondono alle voci del calcolo. In questo modo è possibile assegnarle all'asse temporale.

Sinceramente. Quando ho sentito SVERWEIS, sono sceso dall'auto.

Siamo una piccola azienda tirolese, il nostro problema è che non siamo riusciti a mantenere questa competenza all'interno dell'azienda e i nostri successori non hanno potuto utilizzare il file in modo corretto. Inoltre, nel corso del tempo sono comparsi piccoli errori di formula. Poiché il file è la base per le relazioni periodiche alla banca, questo è naturalmente problematico.

L'uso di Commitly

Siamo uno dei primi clienti di Commitly e abbiamo potuto testare anche funzioni non ancora rilasciate. Commitly ha semplificato notevolmente la pianificazione e il controllo della liquidità. All'inizio di un progetto, creiamo ancora il calcolo in Excel. Tuttavia, ora ci colleghiamo al conto di costruzione subito dopo la concessione del prestito. Solo così abbiamo già realizzato i primi risparmi.

Mentre in passato era necessario che il cliente avesse un'autorizzazione di firma con accesso in sola lettura al proprio conto per poter accedere alle transazioni, ora il cliente può semplicemente aggiungerci come amministratore in Commitly, in soli 2 minuti! In passato, di solito impiegavamo 7-10 giorni per raccogliere tutte le firme e inviare i documenti alla banca. E per i nostri progetti, possiamo anche aggiungere i nostri amministratori. Poiché Commitly ha accesso agli account in sola lettura, non ci sono problemi di sicurezza.

Il collegamento con la banca elimina la noiosa, complicata e soggetta a errori importazione/esportazione delle prenotazioni. Tutte le transazioni vengono sincronizzate con un solo clic e sono quindi sempre aggiornate. Ma anche qui c'è un problema. Non tutte le banche forniscono dati "puliti" che possono essere elaborati correttamente. La Volksbank, ad esempio, fornisce tutti i dati delle transazioni (destinatario, mittente, IBAN, scopo) in un unico campo. Ciò significa che in questo caso le transazioni non possono essere elaborate automaticamente, ma devono essere categorizzate manualmente. È interessante notare, tuttavia, che l'elaborazione manuale non ci preoccupa in questo caso, in quanto possiamo utilizzarla per ricontrollare tutte le prenotazioni.

Le categorie standard fornite da Commitly non sono applicabili al 100% alla nostra area. Abbiamo quindi adattato le categorie al calcolo del progetto. Questo ha anche il vantaggio di garantire una chiara assegnazione e tracciabilità rispetto al calcolo originale. E per la banca, la rendicontazione di Commitly è facile da leggere e controllare.

Ciò che ci ha davvero sorpreso e che ora è diventato parte della nostra routine quotidiana è la ricerca delle prenotazioni in Commitly. Continuano ad arrivare domande come "Questa fattura è già stata pagata?" o "Quante fatture abbiamo già pagato a X?". In passato, si trattava sempre di una semplice interrogazione nell'online banking.

Grazie al login più rapido in Commitly e alla semplice funzione di ricerca nelle transazioni, l'accesso dal conto bancario non è più efficiente per noi. Inoltre, ora possiamo delegare il compito a un impiegato. Sono curioso di vedere quali vantaggi porterà in seguito la funzione di ricerca globale di Commitly.

Per mappare la pianificazione, abbiamo creato un piano e inserito in Commitly la pianificazione approssimativa della liquidità dal primo Excel. Ci sono voluti circa 30 minuti. Buona parte del tempo è stata dedicata al riesame delle ipotesi. Commitly semplifica la creazione, il nome e la correzione dei piani, o come si dice in Commitly, il commit. Questo è particolarmente importante in quanto esiste un piano concordato con la banca.

Impegnarsi in un piano apre la funzione forse più importante per noi: la previsione. In parole povere, la previsione è costituita dai dati effettivi fino al momento attuale più il piano impegnato per i periodi futuri. Questo ci permette di vedere cosa accadrebbe se tutto andasse secondo i piani da ora in poi. Sembra semplice, ma è importantissimo che questa analisi includa lo scostamento che abbiamo attualmente, in modo da capire subito, ad esempio, se avremo un problema con il quadro contabile.

La previsione consente anche la funzione di controllo. Alla fine del mese, le cifre effettive vengono confrontate con il piano. Commitly visualizza gli scostamenti mediante notifiche. Negli ultimi mesi questa funzione è diventata la base delle nostre discussioni mensili. Esaminiamo le singole voci e analizziamo gli scostamenti. Commitly ci offre diverse opzioni per gestire lo scostamento. Possiamo confermarlo e quindi affermare che siamo al di sopra o al di sotto del piano e che questo avrà un impatto sul risultato complessivo. Oppure possiamo riportare lo scostamento ai mesi successivi. Questa funzione è particolarmente importante per noi, poiché nel settore delle costruzioni si verificano spesso ritardi che causano scostamenti.

La nostra preoccupazione iniziale era che avremmo perso la flessibilità di Excel a causa della metodologia di pianificazione di Commitly. Soprattutto nel caso di nuove circostanze che richiedono modifiche al piano. Tuttavia, Commitly ha sviluppato una procedura interessante. È possibile creare un nuovo piano basato su una previsione. Questo può essere fatto in pochissimo tempo. Le decisioni prese in fase di controlling vengono trasferite in un nuovo piano, che può poi essere riconciliato con la banca. Il vantaggio di questa procedura è che siamo praticamente "a prova di audit". Tutte le modifiche sono tracciabili. Le discussioni basate sui diversi stati dei piani appartengono quindi al passato.

Ciò che abbiamo guadagnato di più nella presentazione esterna è la funzione di reporting. I nostri vecchi report in Excel andavano bene, ma noi non siamo progettisti, siamo costruttori. Grazie ai report creati da Commitly, ora possiamo presentare la professionalità con cui gestiamo i nostri progetti anche nelle relazioni ai clienti e alle banche.