Negli ultimi due anni, il campus viennese per start-up weXelerate è diventato il punto di riferimento della scena delle start-up dell'Europa centrale e orientale. In uno dei luoghi più cool di Vienna, è stato creato un ecosistema che supporta le start-up di tutto il mondo nel compiere i passi successivi. COMMITLY fa parte dell'ecosistema weXelerate come alumni e partner di servizi. Abbiamo parlato con Andreas Herrele, responsabile finanziario di weXelerate, di finanza e pianificazione della liquidità.

Signor Herrele, lei è il responsabile finanziario di weXelerate. "Casa dell'innovazione": così si legge sul vostro sito web e weXelerate ha davvero dato una scossa alla scena austriaca in un lasso di tempo relativamente breve. Di cosa si occupa esattamente weXelerate?

Facciamo incontrare start-up interessanti con le nostre grandi aziende e utilizziamo l'ecosistema per aiutare le start-up a svilupparsi più rapidamente. A tal fine, weXelerate supporta le aziende nel loro processo di innovazione. Le start-up adatte con modelli di business interessanti vengono individuate in base alle rispettive esigenze e poi sostenute per un periodo di tempo nel programma di accelerazione, noto come batch, al fine di promuovere il loro sviluppo.

Nel nostro edificio di Praterstrasse 1, proprio accanto a Schwedenplatz, nel cuore di Vienna, si è sviluppato un interessante ecosistema di investitori, dipartimenti di innovazione di aziende leader, partner di servizi, mentori e interessanti start-up, i cui sforzi congiunti hanno già prodotto alcune interessanti storie di successo.

Nel frattempo, weXelerate è diventata una realtà affermata e conosciuta nel panorama delle start-up. Sono rimasto piacevolmente sorpreso da quanto fosse conosciuta nella mia rete di contatti.

Ciò testimonia il suo successo sul mercato e sulla scena! 

weXelerate svolge quindi anche un compito molto importante come costruttore di comunità. Anche COMMITLY è un vostro partner di servizi. E se ho letto bene, avete anche appena aperto una nuova sede in Austria?

Sì, proprio così. Vogliamo portare l'idea dell'ecosistema in altre parti dell'Austria e il Vorarlberg, con il suo interessantissimo panorama imprenditoriale e tanti "campioni globali nascosti", è stata la nostra prima scelta. Il progetto è stato presentato al pubblico in una conferenza stampa il 29 maggio 2019. La Bank für Tirol und Vorarlberg (BTV) ha affittato un edificio adatto, attualmente in fase di adattamento, che diventerà la sede del nostro ecosistema nell'Austria occidentale a partire da settembre 2019.

Anche BTV svolgerà un ruolo in questo ecosistema, ed è già stato individuato un primo noto inquilino proveniente dalla scena delle start-up. Siamo quindi fiduciosi che l'ecosistema si rivitalizzerà rapidamente in modo simile a Vienna e produrrà successi visibili già nel 2020. Ci saranno anche alcune innovazioni nella nostra gamma di prodotti e servizi, che saranno annunciate al momento dell'apertura dell'ufficio.

Quali sono le sfide che questo modello di business pone a lei come responsabile delle finanze?

Il nostro programma è gratuito per le start-up. Il Programma di accelerazione è finanziato in gran parte dai contributi annuali versati dalle imprese. Ciò comporta un afflusso di liquidità molto ciclico, ma una distribuzione relativamente lineare delle spese. Di conseguenza, sono necessari una pianificazione a lungo termine e un monitoraggio regolare per evitare di incorrere in un collo di bottiglia. Per ridurre la complessità, abbiamo cercato di organizzare le attività di locazione in modo indipendente e di automatizzarle in larga misura. In questo settore, sia le entrate che le uscite sono quasi lineari, quindi è necessario gestire solo le deviazioni.

Siete un manager ad interim di weXelerate. Non è un compito facile, visto che devi iniziare a lavorare in modo rapido ed efficiente. Com'è andata?

In realtà ho iniziato in modo relativamente "soft". Il mio predecessore si è reso conto che diversi cantieri importanti dovevano ancora essere completati prima della sua partenza e mi ha immediatamente coinvolto per aiutarlo. I compiti sono stati concordati tra me e weXelerate in un contratto di lavoro. Il mio compito iniziale è stato quello di collaborare con la direzione per creare un business plan adeguato alla situazione attuale, che sarebbe servito anche come budget per il 2019. Questo mi ha permesso di familiarizzare molto bene con il modello aziendale e poi di prendere in mano la situazione in modo ordinato. Questo mi ha permesso di lavorare gradualmente sui punti negli ultimi mesi.

Sono giunto all'ultimo To Do: la formazione di un successore. Ciò significa che il mio coinvolgimento in weXelerate sta già volgendo al termine, almeno per il momento. Sono onorato di aver fatto parte di questo grande team con uno spirito così eccezionale, quindi è difficile dire addio in quello che è sempre un giorno ben definito.

In ogni caso, continuerò a far parte del network di weXelerate a lungo termine e non sono esclusi ulteriori progetti comuni!

Come avete organizzato il reparto finanziario e qual è il ruolo di COMMITLY?

In termini di dimensioni, siamo una tipica PMI austriaca con circa 20 dipendenti e in crescita. Logicamente, il team non può essere particolarmente grande e la divisione del lavoro non è ancora molto avanzata. Tuttavia, i necessari accordi di sostituzione significano che tutti devono essere in grado di sostituire gli altri. Il team principale per l'amministrazione è composto da tre persone. Un collega è responsabile della gestione della struttura e si occupa di tutti gli aspetti dell'edificio, dall'investimento al contratto di locazione. C'è anche un collega che si occupa delle fatture, delle fatture in entrata e dell'amministrazione del personale. La contabilità e le buste paga sono affidate al consulente fiscale.

Sono responsabile dei classici compiti di controllo, del finanziamento e delle questioni legali. COMMITLY è il mio strumento centrale per gestire il mio piano di liquidità e il controllo delle spese correnti. È quindi indispensabile controllarlo regolarmente. Lo utilizzo anche come principale fonte di informazioni sulle transazioni, in quanto è molto più facile da usare a fini informativi rispetto allo strumento online della nostra banca. Come ulteriore caratteristica, COMMITLY è disponibile anche come app sul mio smartphone, il che lo rende relativamente semplice da usare sempre e ovunque!

E quanto è importante la questione della liquidità in generale?

Noi stessi siamo ancora una start-up, quindi la domanda si risponde quasi da sola. Si tratta, ovviamente, di una sfida importante e continua. Poiché le nostre entrate sono altamente cicliche a causa del nostro modello di business, ma i nostri costi sono quasi costanti, una pianificazione lungimirante e un monitoraggio continuo sono essenziali. È qui che entra in gioco COMMITLY. Mi permette di monitorare costantemente le spese rispetto all'obiettivo di budget. Posso anche avere una buona percezione della situazione prima della chiusura del mese in contabilità.

Voi utilizzate la Team Edition. Come avete integrato COMMITLY a livello organizzativo? Solo nell'area finanziaria?

Io stesso sono il power user di COMMITLY grazie all'assegnazione del ruolo. Sincronizziamo regolarmente i dati dei conti e categorizziamo le spese, almeno una volta alla settimana. Grazie alla flessibilità dello strumento, abbiamo riorganizzato le categorie in modo tale da renderle molto simili al nostro piano contabile, consentendo così un'ottima riconciliazione.

Oltre al team finanziario, abbiamo integrato anche il management e offriamo loro un self-service con lo strumento. Grazie al cruscotto, possono vedere immediatamente a che punto siamo rispetto al piano e controllare anche quali pagamenti abbiamo ricevuto.

Non è privo di interesse poter verificare immediatamente la veridicità delle affermazioni fatte nelle discussioni con i clienti o i fornitori sul comportamento di pagamento...

Quali vantaggi vede per weXelerate grazie all'uso di COMMITLY? 

Grazie alla flessibilità della categorizzazione, siamo stati in grado di stimare approssimativamente il risultato anche prima dell'effettiva chiusura del mese in contabilità. A ciò si aggiunge la funzione di controllo delle spese grazie al piano di liquidità e alle variazioni documentate. Anche la funzionalità di informazione per il management è ovviamente un grande vantaggio, in quanto aiuta a gestire rapidamente alcune domande senza occupare le scarse risorse del team.

E il fatto che il tutto sia disponibile anche come applicazione per smartphone incorona questo effetto come una vera e propria caratteristica di punta.

In qualità di esperto e di interim manager, vi occupate o vi occuperete di diversi clienti. In futuro utilizzerete COMMITLY anche per altre aziende?

Ogni azienda ha bisogno di una buona panoramica della propria liquidità. Mentre le grandi aziende con sistemi ERP integrati e un ampio team interno hanno a disposizione opzioni completamente diverse, un software come COMMITLY può fornire un supporto concreto alle aziende più piccole.

Soprattutto in una costellazione come la nostra, dove la contabilità è esternalizzata al consulente fiscale, COMMITLY aiuta molto a mantenere una visione d'insieme e ad avere le informazioni più importanti a colpo d'occhio.

Grazie mille per il vostro tempo!

Crediti: Foto di weXelerate